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11 fonctionnalités Gmail cachées qui vous permettront d’augmenter votre productivité

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Bien que Gmail soit un excellent service de courrier électronique, il y a de fortes chances que vous n’en tiriez pas le meilleur parti. Bien qu’il soit parfaitement simple de se connecter et d’envoyer ses e-mails, Gmail est doté de nombreuses fonctionnalités cachées qui peuvent vous faire gagner du temps et améliorer votre productivité.

Si vous passez beaucoup de temps enfoui dans votre boîte de réception, vous voudrez consulter nos 9 conseils principaux sur Gmail.

Contenu

1. Organisez votre courrier électronique à votre façon

Onglets de la boîte de réception Gmail

L’une des meilleures caractéristiques de Gmail est la facilité avec laquelle vous pouvez vous organiser, même si les nombreuses options peuvent vous laisser perplexe quant au point de départ. La boîte de réception par défaut vous permet de trier les e-mails selon qu’ils sont importants (selon Google), non lus ou marqués d’une étoile. La boîte de réception prioritaire vous donne un peu plus de contrôle, en vous permettant de choisir exactement ce que vous voulez mettre en évidence. La boîte de réception à onglets bouleverse la donne, en divisant votre courrier électronique en onglets en fonction du sujet, en filtrant les messages sociaux, les messages promotionnels, et bien d’autres choses encore, dans leurs propres onglets.

Nous vous conseillons d’essayer chacun d’entre eux pour voir lequel correspond le mieux à vos préférences. Google dispose d’un guide qui détaille les différences entre chaque boîte de réception et la manière de les configurer.

Malheureusement, vous ne constaterez ces améliorations organisationnelles que lorsque vous accéderez à Gmail sur le web – soit sur votre ordinateur, soit en utilisant le site mobile sur le navigateur web de votre smartphone. Si vous utilisez les applications Gmail ou Boîte de réception, chacune d’entre elles organisera votre courrier différemment. Comme pour les différents styles de boîtes de réception dont nous avons parlé ici, vous pouvez essayer les deux pour voir lequel répond le mieux à vos besoins.

2. Étiqueter absolument tout

Au lieu de dossiers, Gmail utilise des étiquettes. Chaque e-mail peut avoir autant d’étiquettes que vous le souhaitez, ce qui peut décider de ce qui apparaît dans votre boîte de réception ou vous aider à trouver des choses plus tard. Sur le web, vous pouvez définir des étiquettes dans Paramètres >> Étiquettes ou le faire directement à partir d’un e-mail en cliquant sur le bouton d’étiquette au-dessus de l’e-mail et en tapant un nouveau nom d’étiquette. Dans l’application Gmail, cliquez sur le bouton « Plus » en haut à droite, puis sélectionnez « Modifier les étiquettes ».

Mais il est bien plus pratique d’étiqueter automatiquement vos e-mails au lieu d’appliquer des étiquettes une à une. Toute recherche peut devenir un filtre – il suffit de taper une recherche et de cliquer sur la flèche à droite de la boîte de recherche pour créer un filtre basé sur votre recherche. Ce filtre peut faire à peu près tout, de l’application d’un libellé à la suppression immédiate du message.

Voici un aperçu du système d’étiquetage de Gmail pour vous aider à démarrer.

3. Trouvez exactement ce que vous voulez grâce à la recherche

Conseils pour la recherche dans Gmail : Sujet:Dîner

La recherche dans Gmail est aussi simple que la recherche avec Google. Il vous suffit de cliquer sur la case de recherche en haut de l’écran et de taper ce que vous cherchez.

Mais tout comme avec Google, il existe des moyens d’améliorer vos recherches pour obtenir plus rapidement le courrier électronique que vous souhaitez. Une pression sur la flèche située à droite du champ de recherche fait apparaître des options de recherche avancée, vous permettant de rechercher le destinataire ou l’expéditeur du courrier électronique, ainsi que les mots qu’il contient ou non. Vous pouvez même réduire la plage de dates, en sélectionnant des dates particulières à rechercher. (C’est également là que vous créez des filtres qui peuvent automatiquement appliquer des étiquettes à votre courrier électronique entrant).

Si vous préférez taper, ces options de recherche (et bien d’autres) peuvent également être effectuées en quelques frappes – de plus, comme nous l’avons déjà mentionné, la frappe peut être plus rapide que le clic. En cherchant « from:jack », vous obtiendrez les courriels de Jack. En cherchant « subject:dinner », vous obtiendrez les courriels dont le sujet contient « dinner ». Consultez cette liste d’opérateurs de recherche qui fonctionnent dans Gmail pour tirer le meilleur parti de vos recherches.

4. Prévisualiser et répondre à un courriel sans l’ouvrir

Volet de prévisualisation de Gmail

La vue standard de Gmail n’est pas vraiment adaptée au multitâche. Après tout, lorsque vous cliquez sur un e-mail, il vous conduit au message, mais vous ne pouvez voir aucun des autres messages dans votre boîte de réception. La vue du volet d’aperçu vous permet de passer à un tout autre niveau de jeu. Pour l’activer, allez dans l’engrenage, puis dans les paramètres, puis sélectionnez l’onglet Labs. Ensuite, allez dans le volet d’aperçu et activez la fonction. Cela ressemble beaucoup à Gmail sur une tablette, et permet de digérer plus facilement toutes les informations contenues dans votre boîte de réception.

5. Accélérer les choses grâce à des raccourcis clavier

Lorsque vous êtes devant votre ordinateur, la navigation dans les applications en pointant et en cliquant prend du temps, mais parfois une simple pression sur une touche peut faire la même chose. On pourrait penser que cela ne vous fait pas gagner beaucoup de temps sur vos échanges quotidiens de courriels, mais ces secondes s’additionnent.

Tout d’abord, vous devez activer les raccourcis clavier en cliquant sur « Paramètres » en haut à droite de la fenêtre Gmail, en faisant défiler l’écran jusqu’à la section « Raccourcis clavier », en cliquant sur « Raccourcis clavier », puis en cliquant sur « Enregistrer les modifications » en bas de l’écran. Passez ensuite en revue les raccourcis clavier de Gmail et commencez à taper plutôt qu’à cliquer.

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6. Transformez vos courriels en éléments de calendrier ou en listes de choses à faire

Entrée dans le calendrier Gmail

Gmail est plus qu’un simple courrier électronique. Votre compte Gmail est connecté à Google Agenda et Google Tâches, ce qui vous donne un ensemble complet d’outils de productivité qui fonctionnent tous ensemble.

Bien que cette fonction ne fonctionne que sur le client web du bureau, elle reste un moyen pratique de rester organisé. Si vous recevez un courrier électronique concernant un événement à venir ou une échéance imminente, vous pouvez rapidement les ajouter à votre calendrier ou à votre liste de tâches. Il suffit d’ouvrir le courriel, de cliquer sur Plus au-dessus du courriel et de sélectionner « créer un événement » pour créer un nouvel événement dans le calendrier ou « ajouter aux tâches » pour créer un élément de la liste des tâches. (Pour la plupart des événements, Gmail devrait l’ajouter automatiquement à votre calendrier, mais vous pouvez mettre à jour ou supprimer les événements que vous ne souhaitez pas – ou désactiver complètement la fonction. Voici les instructions).

Si vous n’utilisez pas encore Google Agenda ou Google Tâches, cette intégration facile est une bonne raison d’essayer ces applications gratuites. Voici tout ce que vous devez savoir pour commencer à utiliser Google Agenda et Google Tâches.

7. Faire fonctionner Gmail avec Evernote, Dropbox, et plus

Il n’est pas surprenant que Gmail fonctionne parfaitement avec d’autres applications Google, mais vous trouverez un certain nombre d’autres applications qui fonctionnent – ou peuvent être conçues pour fonctionner – avec Gmail également. Grâce à un service appelé IFTTT (If This Then That), vous pouvez envoyer certains e-mails à Evernote ou créer des tâches dans Todoist ou dans l’application Rappels d’Apple. Voici quelques trucs pratiques que vous pouvez faire avec IFTTT

Il y a beaucoup plus, et si vous ne pouvez pas trouver une applet IFTTT existante pour faire ce que vous devez faire, il est facile de créer la vôtre.

8. Ne perdez plus de temps avec le spam

Conversation muette sur Gmail

Être bombardé de spam peut être une énorme nuisance, et Gmail dispose de nombreux outils pour vous aider à vous débarrasser du spam pour de bon. Les filtres automatiques de Google constituent la principale aide. Ils classent les messages suspects sous une étiquette « spam » afin qu’ils n’apparaissent jamais dans votre boîte de réception. (Si vous pensez que des messages électroniques sont considérés comme des spams, cliquez sur « plus » en bas à gauche de votre boîte de réception et sur l’étiquette « spam ». Si vous voyez quelque chose qui n’est pas du spam, ouvrez le courriel et cliquez sur « pas du spam » au-dessus du courriel). Si des messages de spam parviennent à passer, cliquez sur le bouton « point d’exclamation » au-dessus du courriel pour le signaler comme spam – les courriels de ce type ne devraient plus apparaître dans votre boîte de réception.

Si une personne spécifique vous dérange, vous pouvez aussi simplement la bloquer. Il vous suffit d’ouvrir un courriel de la personne dont vous ne voulez pas entendre parler, de cliquer sur la flèche à gauche du bouton de réponse et de sélectionner « bloquer ». Vous ne verrez plus jamais un courriel de cette personne.

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Et pour les tout aussi ennuyeux fils de discussion de réponse à tous les courriels qui semblent ne jamais se terminer, Gmail vous permet de les mettre en sourdine. Il vous suffit de cliquer sur la case pour sélectionner l’e-mail et de choisir Plus >> Muet. La conversation disparaîtra de votre boîte de réception et ne réapparaîtra pas, quel que soit le nombre de réponses reçues. Cependant, vous pouvez toujours la retrouver en effectuant une recherche ou, si vous l’avez étiquetée, sous une étiquette si nécessaire.

9. Débarrassez-vous des courriers électroniques promotionnels ennuyeux

Gmail se désabonne du courrier électronique promotionnel

Que vous créiez intentionnellement un nouveau compte ou que vous donniez simplement votre adresse électronique à un détaillant lorsque vous achetez quelque chose, il y a de fortes chances que vous soyez bloqué sur une liste de diffusion. Et ces listes de diffusion peuvent remplir rapidement votre boîte aux lettres.

Alors que la plupart des listes de diffusion ont une option de désabonnement cachée quelque part en bas – qui nécessite généralement que vous remplissiez un formulaire – Gmail peut rendre cela plus rapide. Pour la plupart des messages des listes de diffusion, vous trouverez une option de « désabonnement » à droite de l’adresse électronique de l’expéditeur, en haut du message. Un clic et le tour est joué.

10. Envoyer une réponse en boîte

Réponse en boîte Gmail

Si vous devez fréquemment envoyer le même courriel encore et encore, une réponse en boîte peut vous éviter de vous casser les poignets à force de copier-coller. Allez dans l’onglet Matériel, Paramètres, puis dans l’onglet Laboratoires. Activez ensuite « Réponse en boîte ». Pour créer votre propre réponse, composez un nouveau courriel, puis cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur droit de la boîte de message. Cliquez sur « Canned Responses » et entrez son nom. Rédigez le courriel et envoyez-le. Ensuite, chaque fois que vous créez un nouveau courriel, cette réponse particulière sera prête à être envoyée.

11. Corriger vos erreurs de courrier électronique

Avez-vous déjà cliqué sur « envoyer » dans un courriel pour vous rappeler immédiatement que vous avez oublié quelque chose ou fait une terrible faute de frappe ? Gmail dispose d’une fonction d’annulation d’envoi qui vous donne une courte fenêtre pour changer d’avis après avoir envoyé un message afin d’annuler l’action. Pour l’activer, cliquez sur l’icône représentant une roue dentée en haut à droite et sélectionnez les paramètres. Trouvez l’option permettant d’annuler l’envoi, choisissez une période d’annulation, puis cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page. Maintenant, vous ne vous tromperez plus jamais en envoyant un message.

[Gmail on Macbook via Shutterstock]

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