Comment archiver des messages électroniques dans Outlook

La plupart des personnes qui utilisent des clients de messagerie ont tendance à laisser les courriels s’accumuler dans leur boîte de réception, mais une fois que ces courriels totalisent des dizaines de milliers, les performances d’Outlook peuvent en souffrir.

Heureusement, vous pouvez apprendre à archiver les courriels dans Outlook et enfin à gérer ces anciens courriels, manuellement ou automatiquement.

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook pour Microsoft 365 et Outlook 2019, 2016, 2013 et 2010.

Comment archiver manuellement des e-mails dans Outlook

Si vous préférez contrôler quand et où vos anciens e-mails sont archivés, vous pouvez suivre une procédure manuelle pour ce faire. Vous pouvez archiver manuellement les messages électroniques dans n’importe quel dossier.

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez Dossier > Info > Outils > Nettoyer les vieux objets.

2. Dans la fenêtre contextuelle des archives, sélectionnez Archivez ce dossier et tous les sous-dossiers puis sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez archiver les éléments.

3. Sélectionnez le Les éléments d’archives plus anciens que puis fixez la date au-delà de laquelle vous souhaitez archiver les messages.

   Vous pouvez également sélectionner Naviguer sur pour identifier un fichier PST individuel que vous aimeriez utiliser pour cette archive. Vous pouvez également le conserver comme nom de fichier par défaut.

4. Sélectionnez OK. Outlook va maintenant archiver les messages dans ce dossier selon les paramètres que vous avez configurés.

5. Si vous préférez archiver les messages dans tous les dossiers plutôt que dans des dossiers individuels, sélectionnez Archiver tous les dossiers selon leurs paramètres AutoArchive. Si vous choisissez cette option, vous devrez retourner à l’onglet Accueil, cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’un des dossiers pour lesquels vous souhaitez définir les paramètres d’AutoArchive, puis sélectionner Propriétés.

6. Dans la fenêtre Propriétés, sélectionnez le AutoArchive onglet.

7. Sélectionnez Archivez ce dossier en utilisant les paramètres suivantsVous devez ensuite configurer les paramètres pour savoir combien de mois de messages vous souhaitez conserver et où déplacer les anciens éléments.

   En utilisant les paramètres d’AutoArchive, configurez à la fois la manière dont les messages sont archivés lorsque vous avez activé AutoArchive, ainsi que la manière dont les courriels sont archivés lorsque vous les archivez manuellement en utilisant les paramètres d’AutoArchive.

Comment déclencher manuellement AutoArchive

Vous pouvez déclencher AutoArchive manuellement ou automatiquement. Si vous avez déjà configuré les paramètres d’AutoArchive pour tous vos dossiers comme décrit ci-dessus, vous pouvez déclencher la procédure d’archivage instantanément.

Sélectionnez Dossier > Info > Outils > Nettoyage des boîtes aux lettrespuis sélectionnez AutoArchive pour déclencher le processus d’archivage. Cela utilisera les paramètres AutoArchive que vous avez configurés pour chaque dossier de courrier.

Comment déclencher automatiquement AutoArchive

En plus de déclencher manuellement la procédure d’archivage, vous pouvez également configurer AutoArchive pour qu’il fonctionne régulièrement.

1. Sélectionnez Dossier > Options > Avancé > Paramètres d’AutoArchive.

2. Dans la fenêtre des paramètres d’AutoArchive, sélectionnez Lancer AutoArchive tous les et entrez la fréquence à laquelle vous souhaitez lancer AutoArchive.

   Vous pouvez configurer les paramètres pour demander le lancement d’AutoArchive, et le paramétrer pour qu’il supprime les anciens messages électroniques ou les déplace vers un fichier PST d’archive sur votre ordinateur.

3. Sélectionnez D’ACCORD, et AutoArchive fonctionnera à l’intervalle que vous aurez défini, de sorte que vous n’aurez jamais à vous soucier de l’encombrement de votre boîte de réception.

Utiliser Outlook Sweep pour l’archivage automatique dans Outlook Web

Sur Outlook Online, l’archivage des messages est un processus manuel. Une fonction appelée Outlook Sweep vous aide à garder votre boîte de réception propre.

Il est impossible de changer l’âge des messages que vous archivez, mais au moins la fonction de balayage vous permet d’archiver tous vos messages de boîte de réception de plus de 10 jours. Cela vous aidera à garder votre boîte de réception propre automatiquement.

1. Ouvrez la boîte de réception du compte où vous souhaitez archiver les messages électroniques. Sélectionnez le courrier électronique que vous souhaitez archiver, puis sélectionnez Balayage dans le menu.

2. Dans l’écran pop-up, sélectionnez Déplacez toujours les messages de plus de 10 jours du dossier INBOX.

3. Sélectionnez le Aller à menu déroulant et sélectionnez Archives.