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Ms Excel

Comment partager un fichier Excel

Grâce aux classeurs Microsoft Excel partagés, vous pouvez collaborer avec d’autres personnes en ajoutant ou en modifiant des données, des formules et des mises en forme à la volée à partir de plusieurs emplacements et appareils. Dans cet article, nous vous expliquerons comment partager un fichier Excel dans toutes les versions de Microsoft Excel.

Les instructions de cet article sont divisées en sections qui couvrent Excel dans Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 et Excel Online.

Contenu

Partager un fichier Excel sous Microsoft 365 ou Excel 2019

Les nouvelles versions d’Excel ont remplacé la fonction « classeur partagé » par un service appelé co-auteur. Il permet une collaboration similaire mais offre également certains outils avancés non disponibles dans les anciennes versions d’Excel.

Si vous utilisez Microsoft Office, il y a de fortes chances que vous ayez déjà un compte OneDrive actif. Sinon, ou si vous n’êtes pas sûr, vous voudrez vous inscrire à OneDrive avant de continuer. La seule exception serait si vous avez l’intention de partager un fichier Excel hébergé sur une bibliothèque SharePoint Online ou un réseau interne, auquel cas, il n’est pas nécessaire d’avoir un compte OneDrive.

Pour pouvoir partager une feuille de calcul à des fins de co-création, elle doit être sauvegardée dans l’un des formats suivants XLSX, XLSM ou XLSB.

  • Pour commencer, ouvrez le classeur Excel que vous souhaitez partager.
  • Sélectionnez Partager situé dans le coin supérieur droit de l’écran, directement sous la barre de la feuille de recherche.
  • Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, sélectionnez Se connecter.

Si vous êtes déjà connecté à votre compte Microsoft, passez à l’étape 5.

  • Une nouvelle fenêtre apparaîtra pour vous demander les informations d’identification de votre compte Microsoft. Suivez les instructions à l’écran pour terminer le processus d’authentification.
  • Une fois connecté, retournez à la fenêtre principale d’Excel et sélectionnez Partager une fois de plus.
  • Une fenêtre contextuelle réapparaîtra, invitant à partager les détails. Utilisez le Nom pour entrer un titre pour le cahier de travail partagé.
  • Sélectionnez le Lieu pour choisir l’endroit où vous souhaitez partager le fichier, par exemple votre dépôt OneDrive. Dans la plupart des cas, ce sera votre choix, à moins que vous n’utilisiez une bibliothèque SharePoint ou un emplacement de réseau interne.
  • Sélectionnez Sauvegarder.
  • Le fichier sera téléchargé dans le dépôt choisi à l’étape 7. Sélectionnez Partager une fois de plus.
  • Une nouvelle série d’options de partage s’affichera dans la fenêtre contextuelle. Sélectionnez Inviter des personnes.
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  • Si vous ne souhaitez pas partager le manuel à des fins de collaboration, mais que vous souhaitez plutôt partager une version en lecture seule, sélectionnez Envoyer une copie.

  • Le dialogue Inviter les gens devrait maintenant être visible. Saisissez l’adresse ou les adresses électroniques des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager ce classeur, en les séparant par une virgule.
  • Vous pouvez choisir de taper les noms de vos contacts à la place des adresses électroniques, mais vous serez invité à accorder un accès Excel à l’application correspondante pour ce faire.
  • Si vous le souhaitez, entrez un message pour les destinataires dans le champ facultatif.
  • Le Impossible à éditer accompagnée d’une case à cocher, est activée par défaut par mesure de précaution et indique que les destinataires ne peuvent apporter aucune modification à votre fichier Excel. Pour supprimer cette restriction en lecture seule, cochez une fois la case afin que la coche soit retirée et que le paramètre soit désactivé.
  • Sélectionnez Partager. Vos destinataires seront désormais informés qu’un cahier de travail leur a été communiqué.

 

Comment partager un classeur en Excel en ligne

Tout comme Excel pour Microsoft 365 et Excel 2019, la version web d’Excel utilise les fonctions de co-auteur au lieu de ce qui était connu sous le nom de classeurs partagés.

  • Pour commencer, naviguez sur Excel Online dans votre navigateur web et ouvrez le classeur que vous souhaitez partager.
  • Sélectionnez Partager situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre de votre navigateur.

  • Le dialogue Inviter des personnes devrait maintenant être visible, en superposition avec l’interface principale d’Excel. Saisissez l’adresse électronique de la ou des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager ce classeur dans le champ À l’adresse suivante : séparés par une virgule.

  • Dans le Ajouter une note rapide entrez un message pertinent pour votre (vos) destinataire(s).

  • Sélectionnez Les bénéficiaires peuvent éditer.
  • Deux menus déroulants apparaissent, le premier contenant les options suivantes : Les bénéficiaires peuvent éditer (par défaut) et Les bénéficiaires ne peuvent que visualiser. Si vous choisissez cette dernière solution, vos destinataires recevront le cahier de travail avec les restrictions en lecture seule.

  • Le deuxième menu déroulant vous indique si vos destinataires ont besoin ou non d’un compte Microsoft pour accéder à votre document. Sélectionnez l’option qui correspond à vos besoins.
  • Sélectionnez Partager. Vos destinataires seront désormais informés qu’un cahier de travail leur a été communiqué.

 

Comment partager un classeur en Excel 2016

Vous pouvez suivre les instructions Microsoft 365 ci-dessus pour Excel 2016, car la fonction de coauteur a été introduite pour la première fois dans cette version et les étapes sont très similaires.

La principale différence est la Partager qui apparaît toujours dans le coin supérieur droit, mais est représenté par une tête et un torse à côté du mot « Share », contrairement à la flèche tournée vers la droite que l’on trouve dans les versions ultérieures.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également utiliser la fonction quelque peu désuète de cahier de travail partagé. Pour ce faire, vous devez ajouter les options appropriées à la barre d’outils d’accès rapide en suivant les étapes ci-dessous.

À moins que vous n’ayez un besoin spécifique d’activer la fonctionnalité originale du classeur partagé, comme le partage sur un réseau restreint avec des exigences particulières, nous recommandons d’utiliser plutôt la co-création.

Ajouter des boutons de classeurs partagés dans macOS

  • Sélectionnez Excel > Préférences.
  • La boîte de dialogue des préférences d’Excel apparaîtra. Sélectionnez Ruban et barre d’outilssitué dans la section « Authoring ».
  • Sélectionnez Barre d’outils d’accès rapide.
  • Dans le Choisissez les commandes parmi réglage, sélectionnez Onglet Révision.
  • Une liste d’options sera fournie. Sélectionnez Partager le cahier d’exercices (héritage) pour qu’il soit mis en évidence.
  • Sélectionnez la bonne tranche (>) qui se trouve à côté de la Partager le cahier d’exercices (héritage) afin qu’il passe à la liste intitulée Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide.
  • Sélectionnez Sauvegarder pour mener à bien le processus. Vous pouvez maintenant commencer le processus de partage à partir de la barre d’outils principale d’Excel.

 

Ajouter des boutons de classeurs partagés dans Windows

Suivez ces étapes pour ajouter la fonctionnalité de classeur partagé dans Excel 2016 pour Windows :

  • Sélectionnez Dossier > Options > Barre d’outils d’accès rapide.
  • Sélectionnez Choisissez les commandes parmi pour le développer, puis sélectionnez Tous les commandements.
  • Faites défiler vers le bas et sélectionnez Partager le cahier d’exercices (héritage) pour qu’il soit mis en évidence.
  • Sélectionnez Ajouter.
  • Répétez les étapes 5 et 6 pour chacune des options suivantes, une à la fois : Suivre les changements (héritage), Protéger le partage (héritage), Comparer et fusionner les cahiers d’exercices.
  • Une fois que chacun de ces éléments a été ajouté, sélectionnez OK pour revenir à la fenêtre principale d’Excel. Vous pouvez maintenant commencer le processus de partage à partir de la barre d’outils principale d’Excel.

 

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