Comment programmer une réunion dans Outlook

Lorsque vous planifiez une réunion dans Outlook avec une autre personne ou un groupe de personnes, celles-ci reçoivent un e-mail d’invitation contenant les détails de la réunion. À partir de ce courrier électronique, ils peuvent accepter ou refuser l’invitation à la réunion. Outlook ajoute la réunion à votre calendrier Outlook, assure le suivi des réponses de vos participants et envoie un rappel avant le début de la réunion.

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook 2013.

Comment envoyer une invitation de calendrier dans Outlook

Voici comment programmer une réunion dans Outlook :

1. Sélectionnez le Accueil tab.

2. Sélectionnez Nouveaux articles > Réunion.

   Sinon, appuyez sur Ctrl+Shift+Q.

3. Dans l’invitation à la réunion, entrez une description de la réunion dans le Titre zone de texte.

4. Dans le Obligatoire dans la zone de texte, entrez les adresses électroniques de chaque participant qui doit assister à la réunion. Dans Outlook 2016 et 2013, entrez les adresses électroniques dans la zone de texte À l’adresse suivante : zone de texte.

   Pour sélectionner des contacts dans votre carnet d’adresses, sélectionnez soit Obligatoire, Facultatifou À l’adresse suivante :.

5. Dans le Facultatif dans la zone de texte, entrez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez voir participer à la réunion, mais que vous ne leur demandez pas de le faire.

6. Choisissez une heure de début et une heure de fin pour la réunion.

7. Pour bloquer une journée entière de votre calendrier pour la réunion, sélectionnez Toute la journée.

8. Dans le Lieu dans la zone de texte, entrez le lieu de la réunion.

9. Dans le Message saisissez les autres informations que vos participants devront connaître avant la réunion et joignez les fichiers que vous souhaitez qu’ils examinent.

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   Pour joindre un fichier à l’invitation à la réunion, sélectionnez le Insérer puis sélectionnez Joindre un fichier. Pour ajouter un lien vers un document sur votre OneDrive, sélectionnez le Lien flèche déroulante.

10. Par défaut, lorsque vous envoyez une invitation à une réunion dans Outlook, l’invitation comprend une demande de réponse et donne au destinataire la possibilité de suggérer une nouvelle heure pour la réunion. Pour modifier ces options, sélectionnez l’option Réunion puis sélectionnez Options de réponse.

11. Sélectionnez Envoyer.

    Si votre programme change ou si vos participants doivent faire d’autres plans, annulez la réunion ou reprogrammez-la.

Comment organiser une réunion récurrente

Outlook vous permet également de mettre en place des réunions récurrentes. Utilisez cette option pour les réunions que vous prévoyez de répéter chaque semaine, mois ou autre période. Dans le cas d’une réunion récurrente, vous n’avez à entrer les détails qu’une seule fois, et tous les événements futurs seront ajoutés à votre calendrier en fonction de l’intervalle que vous aurez défini.

1. Sélectionnez le Accueil puis sélectionnez Nouveaux articles > Réunion.

2. Dans l’invitation à la réunion, saisissez le titre, les participants obligatoires, les participants facultatifs, le lieu et un message décrivant l’objet de la réunion.

3. Sélectionnez Rendre récurrent.

   Dans Perspectives 2016 et 2013, sélectionnez Réunion > Récurrence.

4. Le Renouvellement des nominations s’ouvrira. Saisissez l’heure de début, l’heure de fin et la durée de la réunion.

5. Dans le Modèle de récurrence choisissez le moment où la réunion se reproduira. Par exemple, une réunion hebdomadaire régulière qui a lieu chaque lundi.

6. Dans le Gamme de récurrence choisissez une durée pour la poursuite des réunions récurrentes. Vous pouvez demander l’annulation d’une réunion récurrente à une certaine date ou après un certain nombre d’événements. Choisissez Pas de date de fin si vous ne voulez pas que la réunion expire.

7. Sélectionnez OK.

8. Dans l’invitation à la réunion, sélectionnez Envoyer.

Comment utiliser l’assistant de planification pour créer une réunion

Si vous utilisez Microsoft 365 au travail et que vous êtes un utilisateur d’Exchange, utilisez l’assistant de planification pour trouver le meilleur moment pour planifier une réunion avec d’autres personnes. Lorsque vous ouvrez l’assistant de planification, vous verrez les calendriers des personnes que vous avez invitées à la réunion.

Pour utiliser l’assistant de planification, créez une invitation à une réunion, puis sélectionnez le bouton Réunion onglet > Assistant d’ordonnancement.

Comment consulter la réunion sur votre calendrier Outlook

Une fois que vous avez créé ou accepté une réunion, elle apparaîtra sur votre calendrier Outlook en fonction des informations relatives à la date et à l’heure. Voici comment trouver les événements à venir.

1. Sélectionnez le Voir le commutateurpuis sélectionnez Calendrier.

2. Pour trouver la réunion, faites défiler le calendrier ou utilisez la boîte de recherche et entrez le titre de la réunion.

3. Pour consulter les détails de la réunion, double-cliquez sur le point du calendrier.

4. Pour consulter les réponses, sélectionnez le Suivi onglet. L’onglet Réponse La colonne indique quels participants ont accepté l’invitation à la réunion et ceux qui n’ont pas répondu.

5. Si vous avez reçu une acceptation verbale de la part d’un participant, sélectionnez Aucunepuis sélectionnez Accepté, Refuséou a donné une Tentative réponse.

6. Fermez l’invitation à la réunion lorsque vous avez terminé.

Comment ajouter des personnes à une invitation à une réunion existante

Vous pouvez organiser une réunion et inviter d’autres participants plus tard (par exemple, si vous engagez un autre employé et souhaitez l’ajouter aux réunions régulières du personnel). Voici comment inviter de nouveaux participants à une réunion que vous avez déjà organisée.

1. Trouvez la réunion sur votre calendrier.

2. Double-cliquez sur le point de la réunion.

3. Sélectionnez le Assistant d’ordonnancement onglet > Ajouter des participants.

4. Dans le Sélectionner les participants et les ressources boîte de dialogue, choisissez le nom du participant.

5. Sélectionnez soit Obligatoire ou Facultatif pour indiquer si le participant est tenu d’être présent à la réunion ou si sa présence est facultative.

6. Sélectionnez OK.

7. Le participant apparaît désormais dans la liste « All Attendees » de l’assistant de programmation.

8. Sélectionnez Envoyer une mise à jour.