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Comment utiliser Outlook : 23 conseils pour gagner du temps

Gagner du temps dans Outlook tous les jours

Mise à jour le 31 janvier 2020

Si vous passez une grande partie de votre journée à traiter des courriels, il existe de nombreuses façons d’utiliser Outlook plus efficacement. Modifiez les paramètres par défaut pour qu’ils correspondent à votre façon de travailler. Utilisez un ou deux raccourcis clavier. Configurez des filtres pour automatiser les tâches. Et assurez-vous qu’Outlook fonctionne à la vitesse maximale. Consultez les conseils et secrets suivants, et vous gagnerez un peu de temps.

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook pour Microsoft 365.

Faites plus vite ce que vous faites si souvent. Configurez des actions en un clic pour gérer facilement vos courriels.

N’encombrez pas vos dossiers de courrier électronique avec des messages qui sont cités ailleurs. Découvrez comment utiliser Outlook pour nettoyer automatiquement les courriels. Outlook déplacera ou supprimera ces courriels redondants pour vous.

Renvoyez un courriel dans Outlook pour réutiliser son contenu, son objet ou ses destinataires au lieu de commencer par un message vide.

Si vous voulez qu’Outlook soit rapide, veillez à ce que la taille de votre fichier PST principal soit réduite. Le fichier PST est l’endroit où Outlook stocke les courriels, les contacts, les calendriers, et plus encore. Une façon de réduire la taille du fichier PST est de déplacer l’ancien courrier vers un fichier d’archive séparé, par exemple.

Demandez à Outlook de répondre en votre nom lorsque vous êtes absent et que vous ne pouvez pas répondre à votre courrier électronique. Cela vous permet de gagner du temps non seulement lorsque vous rattrapez votre retard après les vacances, mais aussi chaque jour ouvrable.

Si vous n’avez pas configuré le classement en un clic pour un dossier, Outlook a un autre moyen de déplacer rapidement les e-mails vers les dossiers. Vous pouvez transférer des messages en utilisant le clavier, par exemple, ou un bouton pratique sur le ruban.

Lorsque vous composez des messages similaires à l’intention de différents destinataires, enregistrez l’un de ces courriels comme modèle dans Outlook pour une utilisation ultérieure. Vous enverrez le même courriel, ou un courriel similaire, à plusieurs reprises avec une rapidité enviable.

Si vous pensez que la police utilisée par Outlook lorsque vous composez un message ou lisez un courriel est trop large, trop grande, trop petite, trop petite, trop grande ou trop bleue, changez-la. Découvrez comment définir avec précision la police, le style de police et la couleur à utiliser par défaut pour les courriels dans Outlook.

Lorsque vous vous retrouvez à patauger dans des courriels et des conversations qui ne sont absolument pas pertinents, Outlook peut vous aider. Découvrez comment utiliser Outlook pour supprimer une conversation entière et demander à Outlook de supprimer automatiquement les futurs courriels dans le même fil de discussion.

Commencez par n’importe quel courriel pour mettre en place un filtre Outlook qui déplace automatiquement tous les futurs messages d’un même expéditeur vers un dossier spécifique.

Dans Outlook, il est facile de trouver tous les messages liés. Il suffit de rechercher un nom de contact ou des mots dans l’objet du message. Outlook répertorie tous les messages qui correspondent aux termes de votre recherche.

Assurez-vous que les nouveaux messages que vous composez commencent par l’adresse électronique la plus probable « De » sélectionnée dans Outlook.

Vous voulez trouver quelque chose dans un long courrier électronique ? Découvrez comment utiliser Outlook pour rechercher le texte à l’intérieur d’un message électronique.

Vous pouvez demander à Outlook de n’envoyer un message qu’à partir d’une certaine date. C’est pratique pour les événements qui se produisent régulièrement, comme l’annonce d’une réunion hebdomadaire.

Vous venez de supprimer un e-mail dans Outlook qui n’était pas prêt à se diriger vers le dossier Éléments supprimés ? Voici un moyen simple de récupérer cet e-mail en un instant.

Créez vos propres listes de diffusion dans Outlook et envoyez facilement des messages à des groupes de personnes sans avoir à taper toutes les adresses électroniques.

Gardez le message ; perdez sa grande taille. Découvrez comment utiliser Outlook pour supprimer les fichiers joints (après les avoir sauvegardés ailleurs) des messages électroniques. Vous pouvez réduire considérablement la taille de votre boîte aux lettres.

Outlook localise tous les messages d’un expéditeur particulier et vous les montre rapidement grâce à cette astuce.

Voir tous les e-mails envoyés, reçus, archivés et classés pour un compte en un seul endroit dans Outlook.

Lorsque vous êtes le seul destinataire du courrier électronique, le message est généralement plus important que si vous faites partie d’une douzaine de personnes. Découvrez comment Outlook peut mettre en évidence les messages qui n’ont que vous dans la ligne « À ».

Au lieu de vous transférer des courriels ou de prendre des notes ailleurs dans Outlook ou éventuellement en dehors de celui-ci, vous pouvez modifier tout courriel reçu et ajouter votre propre texte.

Outlook peut envoyer une copie de chaque message que vous composez à une autre adresse électronique.

Des modules complémentaires tels que ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen et Auto-Mate peuvent améliorer votre flux de travail Outlook en mettant les bonnes informations au bout de vos doigts, en filtrant intelligemment et en automatisant les tâches répétitives.

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