Lier les données dans Excel, Word et PowerPoint avec un lien de type « Coller

Bien qu’il soit possible de copier et de coller des données d’un fichier Excel à un autre, vous pouvez également créer un lien entre deux fichiers ou classeurs. Lorsque vous créez un lien entre des fichiers, les données copiées sont mises à jour lorsque les données d’origine changent. Il est également possible de créer un lien entre un graphique situé dans un classeur Excel et un fichier Microsoft Word ou une diapositive PowerPoint.

Coller des liens entre les fichiers Excel et Word

Lorsque les données d’un fichier Excel sont liées à un document Word, les données sont collées dans le document sous forme de tableau. Le tableau peut ensuite être formaté à l’aide des fonctions de formatage de Word.

Ce lien est créé à l’aide de l’option Coller le lien. Pour les opérations de collage de liens, le fichier contenant les données originales est connu comme le fichier source et le second fichier ou classeur contenant la formule de lien est le fichier de destination.

Relier des cellules individuelles dans Excel avec une formule

Il est également possible de créer des liens entre les différentes cellules dans des classeurs Excel séparés en utilisant une formule. Utilisez cette méthode pour créer un lien actif pour les formules ou les données, mais elle ne fonctionne que pour les cellules individuelles.

• Sélectionnez la cellule du classeur de destination dans laquelle vous souhaitez que les données s’affichent.
• Appuyez sur le signe égal ( = ) sur le clavier pour lancer la formule.
• Passez au classeur source et sélectionnez la cellule contenant les données à relier.
• Presse Saisissez. Excel retourne au fichier de destination. Les données liées s’affichent dans la cellule sélectionnée.

• Sélectionnez les données liées pour afficher la formule du lien dans la barre de formule au-dessus de la feuille de calcul.

Coller les options de lien dans Word et Excel

Lorsque vous collez un lien pour des données, Word vous permet de choisir de formater les données liées en utilisant les paramètres actuels des fichiers source ou de destination. Excel n’offre pas ces options. Excel applique automatiquement les paramètres de formatage actuels dans le fichier de destination.

Relier les données entre Word et Excel

Pour relier les données entre Word et Excel :

• Ouvrez le classeur Excel contenant les données à relier (le fichier source).
• Ouvrez le fichier de destination. Il peut s’agir d’un classeur Excel ou d’un document Word.
• Dans le fichier source, mettez en évidence les données à copier.
• Dans le fichier source, sélectionnez Accueil > Copie. Les données sélectionnées sont entourées d’une ligne pointillée.

• Dans le fichier de destination, sélectionnez l’emplacement où les données liées seront affichées. Dans Excel, sélectionnez la cellule qui se trouvera dans le coin supérieur gauche des données collées.
• Aller à Accueil et sélectionnez le Coller flèche déroulante pour afficher une liste de Options de collage.

• Choisissez un Lien option. Les données liées apparaissent dans le fichier de destination.

Si les deux fichiers sont ouverts lorsque les données sont mises à jour dans le fichier source, le fichier de destination se met à jour immédiatement.

Si le fichier de destination est fermé lorsque les données sources sont modifiées, les données dans les cellules de destination sont mises à jour lors de la prochaine ouverture de ce fichier.

Si le fichier source est fermé lors de l’ouverture du fichier de destination, une boîte d’alerte peut s’ouvrir pour indiquer que le document contient des liens vers des fichiers externes. Il vous sera demandé de Mise à jour ou Ne pas mettre à jour les liens.

Voir la formule du lien en Excel

La formule de lien s’affiche différemment dans les anciennes versions d’Excel :

• Si vous sélectionnez les données liées dans le fichier de destination, une formule telle que =[Book1]Feuille1!A1 apparaît dans la barre de formule au-dessus de la feuille de calcul.
• Dans Excel 2007, la formule de liaison s’affiche comme suit {=Excel.Sheet.12|Book1!’!Sheet1!R1C1′} dans la barre de formule.

Dans la formule de 2007, la référence absolue de la cellule est écrite dans le style R1C1, qui signifie ligne 1 colonne 1 et qui est équivalent au style de référence de la cellule SAS1, plus courant.

Dans les deux formules, Livre1 indique le nom du fichier source.

Voir les informations sur les liens dans Microsoft Word

Pour consulter les informations sur les données liées (telles que le fichier source, les données liées et la méthode de mise à jour) dans Word :

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les données liées pour ouvrir le menu contextuel.
• Sélectionnez Objet de la fiche de travail liée > Liens pour ouvrir le Liens boîte de dialogue.

• S’il y a plus d’un lien dans le document en cours, tous les liens sont répertoriés dans la fenêtre en haut de la boîte de dialogue. Sélectionnez un lien pour afficher des informations sur ce lien en dessous de la fenêtre.

Coller un lien entre un graphique Excel et PowerPoint ou Word

En plus de créer un lien pour les données textuelles ou les formules, il est également possible d’utiliser le lien « Coller » pour relier un graphique situé dans un classeur Excel à une copie dans un second classeur. Vous pouvez également utiliser cette méthode pour lier un graphique Excel à un fichier PowerPoint ou Word.

Une fois liées, les modifications apportées aux données du fichier source sont reflétées à la fois dans le tableau original et dans la copie située dans le fichier de destination.

Choisissez le formatage de la source ou de la destination

Lorsque vous collez un lien entre des graphiques, PowerPoint, Word et Excel vous permettent de choisir de formater le graphique lié en utilisant le thème de formatage actuel pour les fichiers source ou de destination.

Graphiques de liens en Excel et PowerPoint

L’exemple suivant montre comment établir un lien entre un graphique dans un classeur Excel (le fichier source) et une diapositive dans une présentation PowerPoint (le fichier de destination).

• Ouvrez le classeur contenant le tableau à copier.
• Ouvrez le fichier de présentation de la destination.
• Dans le classeur Excel, sélectionnez le graphique.
• Dans Excel, sélectionnez Accueil > Copie.

• Dans PowerPoint, sélectionnez la diapositive où le graphique lié sera affiché.
• Dans PowerPoint, sélectionnez le Coller flèche déroulante pour afficher une liste de choix.
• Choisissez soit Utiliser le thème de la destination ou Conserver le formatage des sources pour coller le graphique lié dans PowerPoint.

Si les deux fichiers contenant les cartes liées sont tous deux ouverts, les modifications des données sources s’actualisent immédiatement dans les deux cartes.

Lorsqu’on ouvre une présentation PowerPoint contenant des données liées, une boîte d’alerte peut s’ouvrir pour indiquer un problème de sécurité potentiel. Il vous sera demandé si vous souhaitez mettre à jour les données liées.