Réponse automatique en cas d’absence du bureau dans Outlook pour Mac

Faites savoir aux personnes qui vous envoient un courriel que vous n’êtes pas disponible en leur envoyant un message automatique « hors du bureau ». Outlook pour Mac en propose deux types : l’un pour les comptes Exchange dont les réponses automatiques proviennent du serveur et l’autre qu’il fait lui-même pour tout type de compte de courrier électronique.

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook pour Microsoft 365 pour Mac, Outlook 2016 pour Mac et Outlook pour Mac 2011.

Configurer une réponse automatique en cas d’absence du bureau dans Outlook pour Mac utilisant Exchange

Pour que votre compte Exchange réponde automatiquement aux nouveaux messages (même lorsque Outlook pour Mac n’est pas en cours d’exécution) :

1. Sélectionnez Outils > Hors du bureau.

2. Sélectionnez le Envoyer des messages hors du bureau cochez la case.

3. Dans le Répondre aux messages avec entrez le message souhaité ainsi qu’une date à laquelle les destinataires peuvent s’attendre à recevoir une réponse personnelle.

4. Dans le Date de début dans la zone de texte, entrez la date et l’heure auxquelles vous prévoyez de ne pas pouvoir consulter votre courrier électronique.

5. Dans le Date de fin dans la zone de texte, entrez la date et l’heure de votre retour.

6. Sélectionnez le Envoyez les réponses en dehors de mon entreprise à cochez la case.

7. Choisissez soit Contacts du carnet d’adresses uniquement ou Toute personne extérieure à mon entreprise.

8. Dans le Répondez une fois à chaque expéditeur en dehors de mon entreprise avec dans la zone de texte, entrez un message pour la réponse hors bureau pour les expéditeurs extérieurs à votre organisation.

9. Sélectionnez OK.

Configurer une réponse automatique pour les vacances hors du bureau dans Outlook pour Mac en utilisant d’autres comptes de messagerie

Pour qu’Outlook pour Mac réponde automatiquement aux messages tant qu’il est en cours d’exécution et qu’il reçoit du courrier pour des comptes autres qu’Exchange :

1. Sélectionnez Outils > Règles.

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2. Allez à la page IMAP ou POP en fonction du compte pour lequel vous créez la réponse automatique d’absence de bureau.

3. Cliquez sur .

4. Dans le Nom de la règle zone de texte, entrez Réponse automatique en cas d’absence du bureau.

5. Pour envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes figurant dans votre carnet d’adresses, faites lire le critère De Est un contact.

6. Dans le Envoyé à dans la zone de texte, entrez votre adresse électronique.

7. Sélectionnez le Faites ce qui suit et choisissez Réponse comme première action.

8. Sélectionnez Texte de réponse et tapez la réponse souhaitée pour votre répondeur automatique hors bureau.

9. Sélectionnez OK.

   Si vous avez d’autres règles, utilisez les boutons bleus haut et bas pour modifier l’ordre de la règle de réponse automatique en cas d’absence du bureau. Par exemple, lorsque vous souhaitez classer ou supprimer des messages avant d’envoyer la réponse automatique, mais que vous voulez que la réponse automatique passe avant les règles qui catégorisent le courrier et arrêtent le traitement ultérieur de ces messages.

10. Fermez la fenêtre Règles.