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Ms Excel

Tutoriel de base Microsoft Excel pour les débutants

Excel est un tableur électronique qui sert à stocker, organiser et manipuler des données. Les données sont stockées dans des cellules individuelles qui sont généralement organisées en une série de colonnes et de lignes dans une feuille de calcul ; cette collection de colonnes et de lignes est appelée tableau.

Les programmes de tableurs peuvent également effectuer des calculs sur les données à l’aide de formules. Pour faciliter la recherche et la lecture des informations dans une feuille de calcul, Excel dispose d’un certain nombre de fonctions de formatage qui peuvent être appliquées à des cellules, lignes, colonnes et tableaux entiers de données.

Comme chaque feuille de calcul des versions récentes d’Excel contient des milliards de cellules par feuille de calcul, chaque cellule a une adresse connue sous le nom de référence de cellule afin qu’elle puisse être référencée dans les formules, les graphiques et autres caractéristiques du programme.

Les sujets abordés dans ce tutoriel sont les suivants :

  • Saisie des données dans le tableau
  • Élargissement des colonnes des fiches de travail individuelles
  • Ajout de la date du jour et d’une plage nommée à la feuille de travail
  • Ajout de la formule de déduction
  • Ajout de la formule du salaire net
  • Copier des formules avec la poignée de remplissage
  • Ajout du formatage des numéros aux données
  • Ajout de la mise en forme des cellules

Contenu

Saisie de données dans votre feuille de travail

La saisie des données dans les cellules de la feuille de calcul est toujours un processus en trois étapes ; ces étapes sont les suivantes :

  1. Cliquez sur le cellule où vous voulez que les données aillent.
  2. Tapez les données dans la cellule.
  3. Appuyez sur la Saisissez sur le clavier ou cliquez sur une autre cellule avec la souris.

Comme mentionné, chaque cellule d’une feuille de calcul est identifiée par une adresse ou une référence de cellule, qui se compose de la lettre de la colonne et du numéro de la ligne qui se croisent à l’emplacement d’une cellule. Lors de l’écriture d’une référence de cellule, la lettre de la colonne est toujours écrite en premier, suivie du numéro de la ligne – comme A5, C3ou D9.

Lors de la saisie des données pour ce tutoriel, il est important d’entrer les données dans les bonnes cellules de la feuille de calcul. Les formules saisies dans les étapes suivantes utilisent les références des cellules des données saisies maintenant.

Pour suivre ce tutoriel, utilisez les références des cellules des données vues dans l’image ci-dessus pour saisir toutes les données dans une feuille de calcul Excel vierge.

Élargissement des colonnes dans Excel

Par défaut, la largeur d’une cellule ne permet d’afficher que huit caractères de toute saisie de données avant que celles-ci ne débordent dans la cellule suivante à droite. Si la ou les cellules de droite sont vides, les données saisies sont affichées dans la feuille de calcul, comme le montre le titre de la feuille de calcul Calculs des déductions pour les employés conclu cellule A1.

Cependant, si la cellule de droite contient des données, le contenu de la première cellule est tronqué aux huit premiers caractères. Plusieurs cellules de données saisies à l’étape précédente, telles que l’étiquette Taux de déduction : conclu cellule B3 et Thompson A. conclu cellule A8 sont tronquées car les cellules à droite contiennent des données.

Pour corriger ce problème afin que les données soient pleinement visibles, les colonnes contenant ces données doivent être élargies. Comme pour tous les programmes Microsoft, il existe de multiples façons d’élargir les colonnes. Les étapes ci-dessous décrivent comment élargir les colonnes à l’aide de la souris.

Élargissement des colonnes des fiches de travail individuelles

  1. Placez le pointeur de la souris sur la ligne entre colonnes A et B dans l’en-tête de la colonne.
  2. Le pointeur se transforme en flèche à double tête.
  3. Cliquer et maintenir cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites glisser la flèche à double tête vers la droite pour élargir colonne A jusqu’à la totalité de l’entrée Thompson A. est visible.
  4. Élargissez les autres colonnes pour afficher les données selon les besoins.

Largeurs des colonnes et titres des feuilles de travail

Comme le titre de la feuille de calcul est si long par rapport aux autres étiquettes de colonne Asi cette colonne a été élargie pour afficher le titre complet en cellule A1Si l’on utilise la feuille de calcul, non seulement elle aura l’air bizarre, mais elle sera difficile à utiliser en raison des écarts entre les étiquettes à gauche et les autres colonnes de données.

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Comme il n’y a pas d’autres entrées dans ligne 1Il n’est pas incorrect de laisser le titre tel quel, c’est-à-dire déborder dans les cellules à droite. Une autre solution consiste à utiliser la fonction « fusion et centrage » d’Excel, qui sera utilisée ultérieurement pour centrer rapidement le titre sur le tableau de données.

Ajout de la date et d’une fourchette de valeurs

Il est normal d’ajouter la date à une feuille de calcul – assez souvent pour indiquer la date de la dernière mise à jour de la feuille. Excel comporte un certain nombre de fonctions de date qui permettent de saisir facilement la date dans une feuille de travail. Les fonctions ne sont que des formules intégrées dans Excel pour faciliter l’exécution de tâches courantes – comme l’ajout de la date dans une feuille de calcul.

Le AUJOURD’HUI est facile à utiliser parce qu’elle n’a pas d’arguments – c’est-à-dire des données qui doivent être fournies à la fonction pour qu’elle fonctionne. Le site AUJOURD’HUI est également l’une des fonctions volatiles d’Excel, ce qui signifie qu’elle se met à jour à chaque nouveau calcul – ce qui est généralement le cas à chaque fois que la feuille de calcul est ouverte.

Ajout de la date avec la fonction TODAY

Les étapes ci-dessous permettront d’ajouter le AUJOURD’HUI fonction de cellule C2 de la fiche de travail.

  1. Cliquez sur cellule C2 pour en faire la cellule active.
  2. Cliquez sur le Formules de l’onglet ruban.
  3. Cliquez sur le Date et heure sur l’option ruban pour ouvrir la liste des fonctions de date.
  4. Cliquez sur le Aujourd’hui pour évoquer la Créateur de formules.
  5. Cliquez sur Fait dans la case pour entrer la fonction et revenir à la feuille de calcul.
  6. La date actuelle doit être ajoutée à cellule C2.

Voir ###### Symboles au lieu de la date

Si une rangée de symboles hashtag apparaît dans cellule C2 au lieu de la date après avoir ajouté le AUJOURD’HUI à cette cellule, c’est parce que la cellule n’est pas assez large pour afficher les données formatées.

Comme mentionné précédemment, les chiffres non formatés ou les données textuelles débordent dans les cellules vides à droite si elles sont trop larges pour la cellule. Les données qui ont été formatées comme un type spécifique de nombre – comme la monnaie, les dates ou l’heure – ne débordent cependant pas sur la cellule suivante si elles sont plus larges que la cellule où elles se trouvent. Au lieu de cela, elles affichent le ###### erreur.

Pour corriger le problème, élargir colonne C en utilisant la méthode décrite dans l’étape précédente du tutoriel.

Ajout d’une gamme nominative

A plage nommée est créé lorsqu’une ou plusieurs cellules reçoivent un nom pour faciliter l’identification de la gamme. Les plages nommées peuvent être utilisées comme substitut à la référence de la cellule lorsqu’elles sont utilisées dans des fonctions, des formules et des graphiques. La façon la plus simple de créer des plages nommées est d’utiliser la fonction boîte de nom situé dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul, au-dessus des numéros de ligne.

Dans ce tutoriel, le nom taux sera donné à cellule C6 pour identifier le taux de déduction appliqué aux salaires des employés. La fourchette désignée sera utilisée dans le formule de déduction qui sera ajouté à cellules C6 à C9 de la fiche de travail.

  1. Sélectionnez cellule C6 dans la fiche de travail.
  2. Tapez taux dans la Boîte de nom et appuyez sur la Saisissez sur le clavier
  3. Cellule C6 porte désormais le nom de taux.

Ce nom sera utilisé pour simplifier la création de la Formules de déductions dans la prochaine étape du tutoriel.

Saisie de la formule de déduction des employés

Les formules Excel vous permettent d’effectuer des calculs sur des données numériques saisies dans une feuille de calcul. Les formules Excel peuvent être utilisées pour des calculs de base, tels que l’addition ou la soustraction, ainsi que pour des calculs plus complexes, comme la détermination de la moyenne d’un étudiant sur les résultats d’un test et le calcul des remboursements de prêts hypothécaires.

  • Les formules dans Excel commencent toujours par un signe égal ( = ).
  • Le signe égal est toujours tapé dans la cellule où vous voulez que la réponse apparaisse.
  • La formule est complétée en appuyant sur la touche « Entrée » du clavier.

Utilisation des références de cellules dans les formules

Une façon courante de créer des formules dans Excel consiste à saisir les données de la formule dans des cellules de la feuille de calcul, puis à utiliser les références des cellules pour les données de la formule, au lieu des données elles-mêmes.

Le principal avantage de cette approche est que si, par la suite, il s’avère nécessaire de modifier les données, il suffit de remplacer les données dans les cellules plutôt que de réécrire la formule. Les résultats de la formule s’actualisent automatiquement dès que les données changent.

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Utilisation de fourchettes nominatives dans les formules

Une alternative aux références de cellules est l’utilisation de plages nommées – telles que la plage nommée taux créé à l’étape précédente.

Dans une formule, une plage nommée a la même fonction qu’une référence de cellule, mais elle est normalement utilisée pour des valeurs qui sont utilisées plusieurs fois dans différentes formules – comme un taux de déduction pour les pensions ou les prestations de santé, un taux d’imposition ou une constante scientifique – alors que les références de cellule sont plus pratiques dans les formules qui ne font référence à des données spécifiques qu’une seule fois.

Saisie de la formule de déduction des employés

La première formule créée en cellule C6 multipliera les Salaire brut de l’employé B. Smith par le taux de déduction en cellule C3.

La formule finale en cellule C6 sera :

= B6 * rate

Utiliser le pointage pour entrer la formule

Bien qu’il soit possible de taper simplement la formule ci-dessus dans la cellule C6 et de faire apparaître la bonne réponse, il est préférable d’utiliser le pointage pour ajouter les références de cellule aux formules afin de minimiser la possibilité d’erreurs créées par la saisie d’une mauvaise référence de cellule.

Le pointage consiste à cliquer sur la cellule contenant les données avec le pointeur de la souris pour ajouter la référence de la cellule ou la plage nommée à la formule.

  1. Cliquez sur cellule C6 pour en faire la cellule active.
  2. Tapez le signe égal ( = ) en cellule C6 pour commencer la formule.
  3. Cliquez sur cellule B6 avec le pointeur de la souris pour ajouter cette référence de cellule à la formule après le signe égal.
  4. Tapez le symbole de multiplication (*) en cellule C6 après la référence de la cellule.
  5. Cliquez sur cellule C3 avec le pointeur de la souris pour ajouter la plage nommée taux à la formule.
  6. Appuyez sur la Saisissez sur le clavier pour compléter la formule.
  7. La réponse 2747.34 devrait être présent dans cellule C6.
  8. Même si la réponse à la formule est indiquée dans cellule C6En cliquant sur cette cellule, la formule s’affiche, = taux B6 *, dans la barre de formule au-dessus de la feuille de travail

Saisie de la formule du salaire net

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Cette formule est créée en cellule D6 et calcule le salaire net d’un employé en soustrayant le montant de la retenue calculé dans la première formule du Salaire brut. La formule finale en cellule D6 sera :

= B6 - C6

  1. Cliquez sur cellule D6 pour en faire la cellule active.
  2. Tapez le signe égal ( = ) en cellule D6.
  3. Cliquez sur cellule B6 avec le pointeur de la souris pour ajouter cette référence de cellule à la formule après le signe égal.
  4. Tapez un signe moins( ) en cellule D6 après la référence de la cellule.
  5. Cliquez sur cellule C6 avec le pointeur de la souris sur cette cellule, référence à la formule.
  6. Appuyez sur la Saisissez sur le clavier pour compléter la formule.
  7. La réponse 43,041.66 devrait être présent dans cellule D6.

Références cellulaires relatives et copies de formules

Jusqu’à présent, la Déductions et Salaire net les formules ont été ajoutées à une seule cellule de la feuille de calcul – C6 et D6 respectivement. Par conséquent, la feuille de calcul n’est actuellement remplie que pour un seul employé – B. Smith.

Plutôt que de passer par la tâche fastidieuse de recréer chaque formule pour les autres employés, Excel permet, dans certaines circonstances, de copier les formules dans d’autres cellules. Ces circonstances impliquent le plus souvent l’utilisation d’un type spécifique de référence de cellule – appelé référence de cellule relative – dans les formules.

Les références de cellules qui ont été saisies dans les formules au cours des étapes précédentes sont des références de cellules relatives, et elles constituent le type de référence de cellule par défaut dans Excel, afin de rendre la copie des formules aussi simple que possible.

L’étape suivante du tutoriel utilise le Remplir la poignée de copier les deux formules dans les lignes ci-dessous afin de compléter le tableau des données pour tous les salariés.

Copie de formules avec la poignée de remplissage

Le remplir la poignée est un petit point noir ou un carré dans le coin inférieur droit de la cellule active. La poignée de remplissage a plusieurs usages, notamment la copie du contenu d’une cellule dans des cellules adjacentes. Elle permet de remplir les cellules avec une série de chiffres ou d’étiquettes de texte, et de copier des formules.

Dans cette étape du tutoriel, le remplir la poignée sera utilisé pour copier à la fois le Déduction et Salaire net formules de cellules C6 et D6 jusqu’à cellules C9 et D9.

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Copie de formules avec la poignée de remplissage

  1. Souligner cellules B6 et C6 dans la fiche de travail.
  2. Placez le pointeur de la souris sur le carré noir dans le coin inférieur droit de cellule D6 – le pointeur se transforme en signe plus ().
  3. Cliquez et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, puis faites glisser la poignée de remplissage vers le bas jusqu’à cellule C9.
  4. Relâchez le bouton de la souris – cellules C7 à C9 devrait contenir les résultats de l’enquête de l Déduction formule et cellules D7 à D9 le Salaire net formule.

Appliquer le formatage des numéros dans Excel

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Le formatage des nombres fait référence à l’ajout de symboles monétaires, de séparateurs décimaux, de signes de pourcentage et d’autres symboles qui aident à identifier le type de données présentes dans une cellule et à en faciliter la lecture.

Ajouter le symbole du pourcentage

  1. Sélectionnez cellule C3 pour la mettre en valeur.
  2. Cliquez sur le Accueil de l’onglet ruban.
  3. Cliquez sur le Généralités l’option d’ouvrir le Format des numéros menu déroulant.
  4. Dans le menu, cliquez sur l’icône Pourcentage possibilité de modifier le format de la valeur en cellule C3 de 0,06 à 6%.

Ajout du symbole de la monnaie

  1. Sélectionnez cellules D6 à D9 pour les mettre en valeur.
  2. Sur la Onglet Accueil de la rubanPour plus d’informations, cliquez sur le bouton Généralités l’option d’ouvrir le Format des numéros menu déroulant.
  3. Cliquez sur le Monnaie dans le menu pour modifier le formatage des valeurs dans cellules D6 à D9 à la monnaie avec deux décimales.

Appliquer le formatage des cellules dans Excel

Le formatage des cellules fait référence aux options de formatage – telles que l’application du formatage en gras au texte ou aux chiffres, la modification de l’alignement des données, l’ajout de bordures aux cellules, ou l’utilisation de la fonction de fusion et de centrage pour modifier l’apparence des données dans une cellule.

Dans ce tutoriel, les formats de cellules mentionnés ci-dessus seront appliqués à des cellules spécifiques de la feuille de calcul afin qu’elle corresponde à la feuille de calcul finie.

Ajout du formatage en gras

  1. Sélectionnez cellule A1 pour la mettre en valeur.
  2. Cliquez sur le Accueil de l’onglet ruban.
  3. Cliquez sur le En gras comme indiqué dans l’image ci-dessus pour mettre en gras les données dans cellule A1.
  4. Répétez la séquence d’étapes ci-dessus pour mettre en gras les données dans cellules A5 à D5.

Modification de l’alignement des données

Cette étape modifiera l’alignement par défaut à gauche de plusieurs cellules pour un alignement au centre.

  1. Sélectionnez cellule C3 pour la mettre en valeur.
  2. Cliquez sur le Accueil onglet de la ruban.
  3. Cliquez sur le Centre comme indiqué dans l’image ci-dessus pour centrer les données dans cellule C3.
  4. Répétez la séquence d’étapes ci-dessus pour centrer les données dans cellules A5 à D5.

Fusionner et centrer les cellules

Le Fusionner et centrer combine un certain nombre de cellules sélectionnées en une seule et centre la saisie de données dans la cellule la plus à gauche sur la nouvelle cellule fusionnée. Cette étape permet de fusionner et de centrer le titre de la feuille de calcul – Calculs des déductions pour les employés.

  1. Sélectionnez cellules A1 à D1 pour les mettre en valeur.
  2. Cliquez sur le Accueil onglet de la ruban.
  3. Cliquez sur le Fusionner et centrer option de fusion telle qu’identifiée dans l’image ci-dessus cellules A1 à D1 et centrer le titre sur ces cellules.

Ajouter des frontières inférieures aux cellules

Cette étape permettra d’ajouter des bordures inférieures aux cellules contenant des données dans lignes 1, 5 et 9

  1. Sélectionnez la fusion cellule A1 à D1 pour la mettre en valeur.
  2. Cliquez sur le Onglet Accueil de la ruban.
  3. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l’icône Frontière comme identifié dans l’image ci-dessus pour ouvrir le menu déroulant des frontières.
  4. Cliquez sur le Frontière inférieure dans le menu pour ajouter une bordure au bas de la cellule fusionnée.
  5. Répétez la séquence d’étapes ci-dessus pour ajouter une bordure inférieure à cellules A5 à D5 et à cellules A9 à D9.

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