Le transfert d’un e-mail est assez simple dans Microsoft Outlook. Mais si vous vous retrouvez à transférer régulièrement les mêmes types d’e-mails, pourquoi ne pas automatiser la tâche ? Vous pouvez transférer automatiquement certains e-mails ou même tous.
Que vous utilisiez Outlook sur votre bureau ou sur le Web, nous vous montrerons comment configurer le transfert d’e-mails. En ne prenant que quelques minutes maintenant, vous pouvez gagner du temps plus tard et passer à des tâches plus importantes.
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Configurer le transfert automatique dans Outlook sur votre bureau
Semblable aux e-mails en BCC automatique, le transfert automatique des e-mails à l’aide d’Outlook sur votre bureau implique la configuration d’une règle. Cela s’applique au transfert de messages spécifiques ainsi qu’à tous les e-mails.
Transférer certains e-mails
Sélectionnez la boîte aux lettres avec laquelle vous souhaitez travailler dans Outlook, si vous en avez plusieurs.
Conseil: S’il vous arrive d’avoir un e-mail dans votre boîte de réception qui est l’un de ceux que vous souhaitez transférer, sélectionnez-le. Cela vous donnera un bon départ pour créer la règle, car Outlook utilisera certains des détails de l’assistant de règle.
Accédez à l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche déroulante Règles dans la section Déplacer du ruban et sélectionnez « Créer une règle ».
Lorsque la fenêtre Créer une règle s’affiche, cliquez sur « Options avancées » pour ouvrir l’assistant de règle.
La première étape de la configuration de votre règle de transfert consiste à sélectionner la condition. Cochez la case à côté de chaque condition que vous souhaitez utiliser pour la sélection des e-mails. Comme vous le faites, vous les verrez s’afficher dans la description en bas. Cliquez sur Suivant. »
Maintenant, vous allez sélectionner l’action. Vous pouvez choisir Transférer à des personnes ou à un groupe public ou Transférer à des personnes ou à un groupe public en tant que pièce jointe. Cochez la case selon votre préférence.
Dans la description en bas, cliquez sur « Personnes ou groupe public ».
Ensuite, sélectionnez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer les messages et cliquez sur « À » en bas. Si nécessaire, vous pouvez utiliser la liste déroulante sous Carnet d’adresses pour sélectionner une certaine liste de contacts. Cliquez sur OK. »
De retour dans la fenêtre de l’assistant de règles, cliquez sur « Suivant » et cochez les cases des exceptions que vous souhaitez ajouter, le cas échéant. Cliquez sur Suivant. »
Donnez un nom à votre règle, puis cochez la case Activer cette règle. Vous pouvez éventuellement cocher la case pour exécuter la règle immédiatement. Cliquez sur « Terminer » pour enregistrer et activer votre règle.
Transférer tous les e-mails
Si vous préférez transférer tous les e-mails que vous recevez vers une autre adresse e-mail, vous suivrez les mêmes étapes que ci-dessus à une exception près.
Dans l’étape de condition de l’assistant de règle (étape 1), cochez la case Envoyé à [your email address]. Cela appliquera la règle à tous les e-mails envoyés à cette adresse. Ensuite, continuez avec le reste du processus de configuration de la règle pour transférer les e-mails.
EN RELATION: Comment Cci automatiquement les e-mails à l’aide de règles dans Outlook
Configurer le transfert automatique dans Outlook sur le Web
Si vous utilisez Outlook pour le Web, vous pouvez créer une règle de transfert tout comme la version de bureau. Mais vous configurerez le transfert de tous les e-mails entrants en dehors de l’utilisation d’une règle.
Pour l’une ou l’autre option, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite pour ouvrir la barre latérale Paramètres. En bas, cliquez sur « Afficher tous les paramètres Outlook ».
Transférer certains e-mails
Pour ne transférer que des e-mails spécifiques, vous allez définir une règle. Sélectionnez « Mail » à l’extrême gauche, puis « Règles » à droite. Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle ».
Il n’y a que trois étapes pour configurer une règle dans Outlook pour le web. Commencez par nommer votre règle.
Ensuite, cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner une condition. Vous pouvez utiliser des critères tels que la provenance de l’e-mail, la façon dont votre nom apparaît ou ce que la ligne d’objet ou le corps comprend.
Faites votre sélection, puis incluez tous les détails supplémentaires nécessaires dans la case à droite, le cas échéant. Pour inclure plus de critères, cliquez sur « Ajouter une autre condition » et faites la même chose.
Enfin, vous ajouterez l’action. Cliquez sur la liste déroulante pour Sélectionner une action et choisissez soit « Transférer vers » ou « Transférer en tant que pièce jointe » selon votre préférence.
Entrez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer les e-mails dans la case qui apparaît. Pour inclure une autre action ou ajouter une exception, cliquez sur le lien correspondant.
Si vous avez configuré d’autres règles utilisant des conditions similaires, vous pouvez cocher la case Arrêter le traitement d’autres règles si vous le souhaitez. Cela ignorera les règles suivantes qui s’appliquent aux mêmes e-mails.
Lorsque vous avez terminé, vérifiez votre règle et cliquez sur « Enregistrer ».
Transférer tous les e-mails
Au lieu de transférer des e-mails spécifiques, vous pouvez choisir de les transférer tous.
Sélectionnez « Mail » à l’extrême gauche, puis « Transfert » à droite.
Cochez la case pour activer le transfert. Ensuite, entrez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer les messages dans la zone. En option, vous pouvez cocher la case Conserver une copie des messages transférés. Ensuite, cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.
Le transfert de certains e-mails vers une autre adresse e-mail est un moyen pratique de réduire le travail supplémentaire que représente le fait de le faire manuellement.
