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Est-ce une bonne alternative auto-hébergée à Gmail ?

Vous connaissez probablement les différentes solutions de messagerie Web gratuites disponibles aujourd’hui. Des services tels que Yahoo Mail, Outlook.com et Gmail sont utilisés par des millions de personnes dans le monde entier. De tels services sont parfaits pour les e-mails personnels, mais qu’en est-il des e-mails professionnels ? De nombreuses entreprises ont leur propre nom de domaine, site Web et peut-être même une solution de commerce électronique. Les adresses e-mail professionnelles ont tendance à utiliser le nom de domaine de l’entreprise plutôt que @outlook.com ou @gmail.com, etc. Ainsi, Bob Smith, le comptable chez Sporty Shoe Warehouse, aurait probablement l’adresse e-mail « [email protected] » ou une certaine variation de cela.

C’est très bien, mais le Sporty Shoe Warehouse doit disposer d’un serveur de messagerie interne ainsi que du logiciel client pour lire les e-mails. Ensuite, il y a la question des sauvegardes et ainsi de suite. Pour supprimer ce fardeau des administrateurs système, des entreprises comme Google proposent des services de messagerie Web qui fonctionnent avec le propre nom de domaine de l’entreprise et avec leur propre image de marque. Cela signifie que pour accéder au service de messagerie, chaque employé a juste besoin d’un appareil (PC, ordinateur portable, tablette, etc.) avec un navigateur Web.

La solution de Google présente clairement de nombreux avantages, mais pour les petites entreprises ou organisations, il y a un problème, cela coûte de l’argent. Roundcube est un projet de messagerie Web open source qui permet aux petites organisations d’offrir une messagerie Web à leurs employés/membres.

Roundcube est conçu pour fonctionner sur un serveur LAMP standard (Linux, Apache, MySQL, PHP) et peut s’installer confortablement sur la solution d’hébergement d’une entreprise. Il prend en charge une gamme de serveurs Web et de bases de données différents et n’est pas nécessairement lié à Apache ou MySQL, cependant PHP est un must. L’idée est que le serveur exécutant le site Web d’une entreprise puisse également offrir un accès à la messagerie Web. Tous les e-mails envoyés aux destinataires du domaine de l’entreprise sont stockés sur ce serveur et accessibles via l’interface de messagerie Web Roundcube.

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En tant que solution de messagerie Web, Roundcube possède toutes les fonctionnalités de base que vous attendez, notamment l’envoi, la réception, la réponse, le transfert, la réponse à tous et la suppression. Il prend également en charge les dossiers et sous-dossiers. Les messages peuvent être signalés ainsi que marqués comme lus ou non lus. Les messages actuellement affichés peuvent être sélectionnés via une liste déroulante. Vous avez le choix entre Tous, Non lu, Marqué, Sans réponse, etc. Cela peut être très utile si votre boîte de réception commence à être encombrée !

La fenêtre « Composer » vous permet d’écrire des e-mails en texte brut ou en HTML. Ce dernier vous permet d’ajouter une mise en forme comme le gras, l’italique, etc. Les pièces jointes sont ajoutées en les faisant glisser vers la fenêtre de rédaction, ou vous pouvez utiliser le bouton « Joindre un fichier » et utiliser une boîte de dialogue d’ouverture de fichier pour trouver le fichier que vous souhaitez ajouter au message. Vous pouvez également sélectionner laquelle de vos identités sera utilisée pour envoyer un e-mail. Ceci est très utile si vous souhaitez qu’un e-mail provienne de votre adresse e-mail personnelle ou si vous souhaitez utiliser une boîte aux lettres d’entreprise générique comme « support » ou « ventes ». Lors de la définition des identités, vous pouvez également définir une signature personnalisée.

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Roundcube dispose également d’un carnet d’adresses assez sophistiqué. En plus d’une adresse e-mail, vous pouvez stocker des numéros de téléphone, des adresses, des URL et même une photo pour chaque contact. Le carnet d’adresses prend également en charge les groupes. Les contacts peuvent être ajoutés à un ou plusieurs groupes et toutes les personnes de ce groupe peuvent être envoyées par e-mail ensemble en adressant simplement un message au nom du groupe. Il existe également une fonction d’importation pour que vous puissiez importer vos adresses d’autres clients de messagerie. Roundcube peut importer des vCards ou des fichiers CSV (séparés par des virgules).

roundcube-adressemodifier

L’une des puissantes fonctionnalités de Gmail est sa capacité à rechercher rapidement des messages. Roundcube fournit également une fonction de recherche qui peut rechercher non seulement dans le champ « À : » ou « De : », mais également dans d’autres champs comme « Objet : » ou même dans l’ensemble du message. La fonction de recherche n’est pas aussi avancée que Gmail et sa vitesse dépendra du serveur de messagerie sous-jacent et de la taille de votre boîte aux lettres.

En comparaison directe avec Gmail, Roundcube manque plusieurs fonctionnalités de collaboration/productivité, notamment la messagerie instantanée (Hangouts), les tâches et un calendrier. Ce dernier est sur la liste TODO de Roundcube, mais il ne semble pas y avoir de plans pour ajouter les deux autres. Cependant, Roundcube permet à des tiers d’écrire des plugins, et des plugins pour les tâches et le calendrier existent déjà.

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Les fonctions de messagerie telles que le filtrage anti-spam, le transfert automatique et les alias de boîte aux lettres ne sont pas gérées par Roundcube car ce sont des fonctions de serveur de messagerie. Étant donné que Roundcube est indépendant du serveur de messagerie, il n’est pas en mesure de modifier la configuration au niveau du serveur. Il peut y avoir des plugins pour certains d’entre eux, mais un avantage de Gmail est que toutes ces fonctions sont intégrées directement dans l’interface Web.

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Gmail est également intégré aux autres services de Google comme Google Drive et G+. Celles-ci dépassent la portée de Roundcube, mais elles font de Gmail une partie d’un ensemble plus vaste, quelque chose que Roundcube seul ne peut pas fournir. Bien que Google Apps (ou tout autre service similaire) soit un excellent service de messagerie et de productivité pour les entreprises, son coût peut facilement augmenter avec le nombre d’utilisateurs. Du côté positif, Roundcube est gratuit (en termes de licence et de coût), ce qui signifie qu’il pourrait être une solution idéale pour les petites organisations qui souhaitent offrir la messagerie Web à ses membres en tant que service principal ou secondaire.

Avez-vous essayé Roundcube ? Est-ce assez bon pour votre entreprise ?

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