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5 conseils pour tirer le meilleur parti de Gmail

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Gmail est un programme de messagerie électronique complet et puissant, mais il peut être déroutant, même pour ceux qui, comme moi, l’utilisent depuis son lancement en version bêta en 2004. C’est parce que Google aime ajouter de nouvelles fonctionnalités pour améliorer son fonctionnement. Certains changements sont les bienvenus, comme la fonction d’onglets qui permet de trier le courrier entrant en différents types de courrier. D’autres simplifient l’apparence, mais masquent des options de base, comme la modification de l’objet d’un e-mail de réponse. J’ai donc rassemblé les cinq fonctionnalités que je trouve les plus utiles dans l’itération actuelle de Gmail.

Contenu

Ajout d’une entrée de calendrier à partir de Gmail

Si vous recevez beaucoup d’invitations dans vos e-mails, qu’elles soient destinées à des événements sociaux ou à de simples réunions de travail, il est maintenant plus facile que jamais de les ajouter directement à votre calendrier Google à partir d’un e-mail ouvert. Recherchez les dates ou les heures figurant dans l’e-mail et vous verrez des tirets apparaître sous ces mots. Cliquez sur la date et vous recevrez un message vous demandant si vous souhaitez « Ajouter au calendrier ». Si vous cliquez sur « oui », vous verrez votre calendrier pour cette date avec l’événement rempli. Vous pouvez modifier la date, l’heure et le nom de l’événement avant de l’ajouter à votre calendrier. Google inclut également un lien vers l’e-mail d’origine directement dans votre entrée de calendrier.

Entrée dans le calendrier Gmail

Si Google n’a pas identifié une date ou une heure dans un e-mail, vous pouvez toujours ajouter l’entrée sans laisser votre e-mail. Une fois le message ouvert, cliquez sur le menu déroulant « Plus » en haut de l’e-mail. Sélectionnez « Créer un événement » et votre message électronique apparaîtra dans la section « Description ». Vous pouvez alors modifier et entrer les détails et cliquer sur « enregistrer ».

Ajouter les informations d’une personne à vos contacts

L’une des choses que j’aime dans Gmail est la possibilité de mettre à jour facilement les coordonnées d’une personne à partir d’un e-mail. C’est juste un peu délicat de trouver cette option. Dans un e-mail ouvert, balayez vers la droite, juste au-dessus des annonces. C’est là que vous voyez la possibilité de discuter avec cette personne, de lui envoyer un courriel ou de lancer un appel vidéo.

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Ajouter un contact à partir de gmail

À côté de ces icônes se trouve une petite flèche pointant vers le bas qui vous donne plus d’options si vous cliquez dessus. L’option du haut est « Ajouter aux contacts » ou « Modifier les coordonnées », si la personne figure déjà dans votre carnet d’adresses. Avant de cliquer sur cette option, copiez toutes les informations de la signature de cette personne que vous souhaitez coller dans son entrée de contact. Cliquez ensuite sur « Modifier les coordonnées » et vous verrez le nom et l’adresse électronique de cette personne s’inscrire automatiquement dans les champs appropriés. Collez les informations supplémentaires, comme le numéro de téléphone et l’adresse, dans le champ des notes pour y accéder facilement pendant que vous modifiez les informations de contact. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.

Une fois que vous avez terminé, il vous suffit d’appuyer sur le bouton « Retour » de votre navigateur pour retourner à votre messagerie électronique.

Tri et étiquetage du courrier électronique entrant

L’une des récentes « améliorations » apportées par Google à Gmail est la possibilité de personnaliser les onglets qui séparent les e-mails entrants en catégories : primaire, social et promotions. La catégorie primaire est celle des e-mails qui vous sont envoyés spécifiquement ou que vous avez marqués comme étant importants. Le terme « social » désigne le courrier électronique provenant de sites de réseaux sociaux tels que LinkedIn, Pinterest et Facebook. Promotions est l’endroit où je trouve mes courriels Groupon et les autres bulletins d’information auxquels je suis abonné. J’aime ce système parce qu’il me permet de scanner ma boîte de réception et de voir ce qui doit être traité en premier. Ensuite, je peux consulter les mises à jour de LinkedIn et, en fin de compte, voir s’il y a un bon restaurant de quartier sur Groupon.

Le problème est que certains e-mails envoyés à plusieurs utilisateurs peuvent se retrouver dans l’onglet « Promotions », ce qui vous fait croire qu’ils sont sans importance – ou pire, qu’il s’agit de spam. Par exemple, la lettre d’information Lojiciels.com apparaît sous mon onglet Promotions, ce qui fait que je ne la vois pas lorsque je consulte mon courrier électronique pour la première fois le matin.

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Il est assez facile de former Gmail pour qu’il puisse envoyer des articles à l’onglet approprié. Pour déplacer les lettres d’information et les e-mails qui sont importants pour vous, il suffit de les faire glisser vers l’onglet dans lequel vous souhaitez qu’ils apparaissent. Par exemple, j’ai fait glisser la newsletter Lojiciels.com depuis l’onglet Promotions et je l’ai déplacée vers mon onglet Principal. Google m’a demandé de « faire cela pour les futurs messages ». En cliquant sur « oui », Google a appris à l’envoyer dans mon onglet Primaire la prochaine fois. Une autre option consiste à faire un clic droit sur le message dans votre boîte de réception. Vous aurez alors la possibilité de le déplacer vers l’un des deux autres dossiers, de l’archiver ou de le supprimer.

Vous pouvez personnaliser ces onglets à votre convenance. Cliquez sur le signe + tout à droite des onglets et vous aurez la possibilité d’ajouter les mises à jour et les forums comme dossiers. Vous obtiendrez un aperçu des expéditeurs de courrier électronique de votre propre boîte de réception qui seront envoyés à chaque onglet. Jouez avec cette fonctionnalité et choisissez ce qui vous convient le mieux. Si vous ne supportez pas l’idée que les courriels soient triés en dossiers, utilisez cette fonction pour désélectionner tout sauf le primaire et tous vos courriels apparaîtront dans un seul dossier.

activation des onglets dans gmail

Création et utilisation de filtres

Puisque nous parlons de tri des e-mails, il est vraiment important de savoir comment créer des filtres pour certains types d’e-mails. Vous pouvez utiliser un filtre pour étiqueter, archiver ou même supprimer des courriels sans qu’ils ne voient jamais la lumière du jour dans votre boîte de réception.

Pour envoyer des mises à jour non prioritaires, comme les offres d’un détaillant favori, dans un dossier où vous pouvez les trouver si vous le souhaitez, ouvrez le courriel et cliquez sur le bouton plus en haut de l’écran.

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Plus de bouton dans le message électronique Gmail

Cliquez maintenant sur « Filtrer les messages de ce type ». Vous verrez une fenêtre pop-up avec l’adresse e-mail de l’expéditeur déjà remplie. Sélectionnez ensuite « Créer un filtre » et vous verrez apparaître une boîte avec différentes options. Je sélectionne généralement « Skip the Inbox (archive it) » et j’applique ensuite un label, comme LinkedIn ou Facebook.

Options de filtre Gmail

Désormais, lorsque ces messages arrivent, ils sont automatiquement archivés et envoyés dans des dossiers spécifiques que je peux consulter quand j’ai le temps. Vous pouvez également utiliser des filtres pour marquer les éléments importants, ou faire en sorte que le courrier électronique d’une personne spécifique – comme votre patron ou votre conjoint – soit classé dans un dossier à part.

Changement de sujet dans une réponse

C’est une question que l’on me pose tout le temps : « Comment changer le sujet d’un courriel de réponse ? Souvent, quelqu’un répondra à un courriel que j’ai envoyé plus tôt et inclura de nouvelles informations sur un sujet complètement différent de celui de l’échange initial, mais le sujet ne reflète pas cela.

Pour modifier ou mettre à jour le sujet, cliquez sur répondre dans un courriel ouvert et vous verrez la flèche orientée vers le bas à côté de la flèche de réponse. Cliquez sur cette flèche et vous verrez des options pour répondre, répondre à tous, transférer ou modifier le sujet.

changement de sujet dans la réponse de Gmail

Auraient-ils pu enterrer cette caractéristique plus profondément ? Maintenant, vous pouvez supprimer, ou écrire URGENT ou Nouvelle info ou tout ce que vous voulez ajouter au sujet.

Quels sont vos trucs et astuces Gmail préférés ? Faites-nous savoir ce que vous avez trouvé, ou si vous avez des questions sur Gmail auxquelles nous pouvons répondre.

[This post has been updated 10/22/2014.]

[smiling woman with laptop via Shutterstock]

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