Il existe de nombreuses façons de convertir un fichier Excel au format PDF. L’une des raisons d’effectuer ce type de conversion est que le fichier Excel est plus confortable à ouvrir et à lire sur d’autres ordinateurs, téléphones et tablettes, le tout sans avoir à installer un tableur ou une application.
En outre, les fichiers Excel nécessitent un programme spécifique pour les lire et les modifier, de sorte qu’il peut être difficile de partager ces documents avec des personnes qui ne disposent pas du logiciel nécessaire. Cependant, le format PDF est beaucoup plus omniprésent, de sorte que tant qu’un visualiseur de PDF est installé sur l’ordinateur, vous pouvez visualiser le fichier sans avoir besoin d’un tableur/éditeur.
Les fichiers Excel qui restent au format XLSX ou XLS sont 100% modifiables avec Excel ou un autre programme de feuille de calcul similaire (par exemple, OpenOffice Calc et LibreOffice Calc), mais pas les PDF. Bien qu’il existe des éditeurs de PDF, ils ne fonctionnent généralement pas aussi bien que l’édition du fichier brut.
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Microsoft Excel
Si vous travaillez avec des documents Excel, il y a de fortes chances que vous ayez déjà Excel sur votre ordinateur. Si c’est le cas, vous pouvez facilement convertir XLS en PDF, ou le nouveau XLSX en PDF.
Ces instructions s’appliquent aux versions Excel 2019, 2016, 2013, 2010, et Excel pour Microsoft 365.
Exporter sur un PC Windows
Les utilisateurs de Windows peuvent convertir des documents Excel en PDF grâce à la Exporter menu :
- Ouvrez le Dossier > Exporter menu.
- Choisissez Créer un PDF/XPS.
- Vérifiez que PDF (*.pdf) est sélectionné à côté de Sauvegarder comme type. L’autre option consiste à créer un fichier XPS.
Vous pouvez éventuellement utiliser ce temps avant de faire le PDF pour activer ou désactiver certaines options avancées. Allez dans Options dans la boîte de dialogue d’enregistrement pour faire des choses comme exporter seulement des pages spécifiques au format PDF, exporter toutes les feuilles de calcul, et plus encore.
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- Choisissez Publier pour enregistrer le fichier Excel au format PDF.
Exporter sur un Mac
Si vous êtes sur un ordinateur Mac, vous pouvez créer un PDF à partir d’un fichier Excel en utilisant le Save As du menu.
- Aller à Dossier > Save As pour ouvrir une fenêtre contextuelle permettant d’enregistrer le document Excel.
- A côté de Format de fichier, au bas de cette fenêtre, choisissez PDF.
Prenez note des options situées juste en dessous de la liste déroulante de sélection du format. Vous pouvez choisir Cahier d’exercices ou Fiche pour convertir soit l’ensemble du classeur en PDF (toutes les feuilles qui contiennent des données), soit uniquement la feuille qui est ouverte en ce moment. - Sélectionnez Sauvegarder pour convertir le fichier Excel en PDF sur votre Mac.
Convertisseurs en ligne
Une autre option pour enregistrer Excel en PDF consiste à utiliser un convertisseur de fichiers. Comme les fichiers XLS et XLSX sont des documents, vous pouvez utiliser un convertisseur de fichiers de documents gratuit.
Il existe même des convertisseurs Excel-PDF en ligne qui facilitent l’enregistrement de documents Excel au format PDF. Comme ils fonctionnent avec n’importe quel navigateur web, ils peuvent convertir Excel en PDF sur n’importe quel système d’exploitation.
Parmi nos favoris, citons Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF et Online2PDF.
Un autre que nous aimons, illustré ci-dessous, est FileZigZag. Téléchargez votre fichier Excel ici et choisissez PDF comme format de sortie. Sélectionnez Commencer la conversion pour convertir le fichier Excel en PDF et obtenir le lien de téléchargement.
Imprimer » en PDF
Si vous n’avez pas installé Excel, vous pouvez toujours enregistrer le fichier XLSX ou XLS en PDF avec le programme gratuit Excel Viewer de Microsoft. Toutefois, comme Excel Viewer n’est qu’un fichier Excel visionneuse (pas l’éditeur), vous devez installer un autre programme en même temps que celui-ci pour qu’il prenne en charge la conversion PDF.
L’un des moyens est l’utilisation d’une imprimante PDF gratuite. Les imprimantes PDF fonctionnent en vous faisant « imprimer » le document au format PDF, ce qui est une façon simple d’envoyer le fichier Excel au convertisseur PDF, après quoi le programme l’enregistre au format PDF.
- Ouvrez la visionneuse Excel et sélectionnez le fichier Excel que vous souhaitez convertir en PDF.
- Utilisez le bouton en haut à gauche du programme pour sélectionner Imprimer.
- Changez l’imprimante à partir du menu déroulant à côté de Nom pour être l’imprimante PDF que vous avez installée.
Dans notre exemple, nous pouvons choisir Foxit Reader PDF Printer dans le menu déroulant.
- Apportez toute autre modification aux préférences d’impression, par exemple pour imprimer un certain nombre de pages, puis sélectionnez OK pour lancer le logiciel d’impression PDF, en l’occurrence Foxit Reader.
Certaines imprimantes PDF ouvriront le programme avec des instructions supplémentaires, et d’autres enregistreront le PDF sans autres instructions.
- Voilà, vous avez créé un fichier PDF à partir du document Excel !
