Comment créer une liste déroulante en Excel

Les options de validation des données d’Excel comprennent la création d’une liste déroulante qui limite les données que les utilisateurs peuvent entrer dans une cellule à une liste d’entrées prédéfinie. Cette fonction permet de conserver la cohérence des données et de filtrer les colonnes en fonction de chaque entrée de la liste. Par exemple, si vous utilisez une feuille de calcul pour suivre les RSVP d’un événement, vous pouvez filtrer cette colonne par Oui, Non et Pas encore répondu.

Lorsque vous ajoutez une liste déroulante à une cellule, une flèche apparaît à côté de celle-ci. En cliquant sur la flèche, la liste s’ouvre et vous pouvez sélectionner l’un des éléments à entrer dans la cellule.

Saisie des données pour créer une liste déroulante

Dans cet exemple, le menu déroulant utilise une liste d’entrées situées dans un autre classeur. Les avantages de l’utilisation d’une liste d’entrées dans un autre classeur sont notamment la centralisation des données de la liste si plusieurs utilisateurs doivent y accéder et la protection des données contre toute modification accidentelle ou intentionnelle.

Les étapes ci-dessous vous guident dans la création, l’utilisation et la modification de la liste déroulante similaire à celle de l’image ci-dessous.

• Ouvrez deux classeurs Excel vierges.
• Sauvegardez un classeur portant le nom data-source.xlsx – ce classeur contiendra les données de la liste déroulante.
• Sauvegardez le deuxième cahier avec le nom liste déroulante.xlsx – ce cahier de travail contiendra la liste déroulante.
• Laissez les deux cahiers ouverts après avoir enregistré.
• Saisissez les données comme indiqué ci-dessous dans cellules A1 à A4 de la data-source.xlsx comme on peut le voir sur l’image ci-dessus.
• Sauvegardez le classeur et laissez-le ouvert.
• Saisissez les données comme indiqué ci-dessous dans cellule B1 de la liste déroulante.xlsx cahier de travail.
• Sauvegardez le classeur et laissez-le ouvert.

Données pour les cellules A1 à A4 dans data-source.xlsx

• A1 – Pain d’épices
• A2 – Citron
• A3 – Raisin d’avoine
• A4 – Pépites de chocolat

Données pour la cellule B1 dans la liste déroulante.xlsx

Création de deux gammes nommées

Une plage nommée vous permet de vous référer à une plage spécifique de cellules dans un classeur Excel. Les plages nommées ont de nombreuses utilisations dans Excel, notamment dans les formules et lors de la création de graphiques. Dans tous les cas, vous devez utiliser une plage nommée au lieu d’une plage de références de cellules indiquant l’emplacement des données dans une feuille de calcul.

Lorsque vous utilisez une liste déroulante d’un autre classeur, vous devez utiliser deux plages nommées. L’une concerne les éléments de la liste et l’autre se trouve dans le classeur où se trouve la liste déroulante – cette plage nommée est liée à celle du premier classeur.

La première gamme nommée

• Sélectionner les cellules A1 à A4 de la data-source.xlsx pour les mettre en valeur.
• Cliquez sur le Boîte de nom situé au-dessus de colonne A.
• Tapez Cookies dans la Boîte de nom.
• Appuyez sur la Saisissez sur le clavier.

• Cellules A1 à A4 de la data-source.xlsx ont maintenant le nom de gamme de Cookies.

• Sauvegarder le cahier de travail.

La deuxième gamme nommée

La deuxième plage nommée n’utilise pas les références des cellules de la liste déroulante.xlsx cahier de travail. Il est plutôt lié au Cookies dans le nom de la plage data-source.xlsx qui est nécessaire car Excel n’accepte pas les références de cellules d’un autre classeur pour une plage donnée. Il n’acceptera cependant que le nom d’une autre plage.

La création de la deuxième plage nommée ne se fait donc pas à l’aide de la Boîte de nom mais en utilisant le Définir Nom situé sur le site de l Formules onglet de la ruban.

• Cliquez sur cellule C1 dans la liste déroulante.xlsx cahier de travail.
• Cliquez sur Formules > Définir le nom sur la ruban pour ouvrir le Définir le nom boîte de dialogue.
• Cliquez sur le Nouveau pour ouvrir le Nouveau nom boîte de dialogue.
• Tapez Données dans la Nom ligne.
• Dans le Se réfère à type de ligne = « data-source.xlsx »!Cookies
• Cliquez sur OK pour compléter la plage nommée et revenir à la boîte de dialogue Définir le nom.
• Cliquez sur Fermer pour fermer la Définir le nom boîte de dialogue.

• Sauvegarder le cahier de travail.

Utilisation d’une liste pour la validation des données

Toutes les options de validation des données dans Excel, y compris les listes déroulantes, sont définies à l’aide de la boîte de dialogue de validation des données. En plus d’ajouter des listes déroulantes à une feuille de calcul, la validation des données dans Excel peut également être utilisée pour contrôler ou limiter le type de données que les utilisateurs peuvent entrer dans des cellules spécifiques d’une feuille de calcul.

• Cliquez sur cellule C1 de la liste déroulante.xlsx pour en faire la cellule active – c’est là que se trouve la liste déroulante.
• Cliquez sur le Données onglet de la ruban au-dessus de la feuille de travail.
• Cliquez sur le Validation des données sur l’icône ruban pour ouvrir le menu déroulant. Sélectionnez le Validation des données option.
• Cliquez sur le Paramètres onglet dans la Données Validation boîte de dialogue.
• Cliquez sur le flèche vers le bas à la fin de la Autoriser pour ouvrir le menu déroulant.
• Cliquez sur Liste pour choisir une liste déroulante pour la validation des données dans cellule C1 et d’activer la Source dans la boîte de dialogue.
• Comme la source de données pour la liste déroulante se trouve dans un autre classeur, la deuxième plage nommée va dans la Source dans la boîte de dialogue.
• Cliquez sur le Source ligne.
• Tapez =Données dans la Source ligne.
• Cliquez sur OK pour compléter la liste déroulante et fermer le Validation des données boîte de dialogue.
• Une petite en bas flèche doit apparaître sur le côté droit de l’icône cellule C1. En cliquant sur la flèche vers le bas, la liste déroulante contenant les quatre noms de cookies entrés s’ouvrira cellules A1 à A4 de la data-source.xlsx cahier de travail.
• En cliquant sur l’un des noms de la liste déroulante, vous devez entrer ce nom dans cellule C1.

Modification de la liste déroulante

Étant donné que cet exemple utilise une plage de noms comme source pour nos éléments de liste plutôt que les noms réels de la liste, la modification des noms des cookies dans la plage de noms en cellules A1 à A4 de la data-source.xlsx change immédiatement les noms dans la liste déroulante.

Suivez les étapes ci-dessous pour changer Lemon à Sablés dans la liste déroulante en modifiant les données dans cellule A2 de la gamme nommée dans le data-source.xlsx cahier de travail.

• Cliquez sur cellule A2 dans la data-source.xlsx pour en faire la cellule active.
• Tapez Sablés dans cellule A2 et appuyez sur la Saisissez sur le clavier.
• Cliquez sur le flèche vers le bas pour la liste déroulante dans cellule C1 de la liste déroulante.xlsx cahier de travail.

• Point 2 dans la liste devrait maintenant se lire Sablés au lieu de Lemon.

Options pour protéger la liste déroulante

Comme les données de cet exemple se trouvent sur une feuille de calcul différente de la liste déroulante, les options disponibles pour protéger les données de la liste comprennent