Comment utiliser Flash Fill dans Excel

Flash Fill vous permet de saisir les données beaucoup plus rapidement dans Microsoft Excel. Il surveille les tendances dans les données que vous saisissez et fait des suggestions pour compléter votre saisie, en remplissant des colonnes entières avec des valeurs pertinentes. Continuez à lire pour apprendre comment utiliser Flash Fill dans Excel afin d’augmenter la vitesse et la précision de la saisie des données.

Flash Fill fonctionne de la même manière que l’Autofill dans un navigateur web mais est beaucoup plus intelligent. Le remplissage automatique d’Excel fonctionne un peu différemment, vous permettant de copier des formules et des valeurs dans des tableaux horizontaux ou verticaux dans un tableur. Excel utilise en fait l’apprentissage automatique pour le remplissage Flash, ce qui lui permet de faire des suggestions astucieuses sur ce que vous pourriez vouloir saisir.

Comment utiliser Flash Fill dans Excel

Il y a deux façons d’utiliser le flash fill dans Excel. Il fonctionne toujours en arrière-plan et vous fera des suggestions au fur et à mesure que vous tapez dans une cellule. La façon la plus simple et la plus courante d’utiliser Flash Fill est d’accepter ces suggestions en cliquant sur le bouton Saisissez clé. La deuxième façon d’utiliser Flash Fill consiste à utiliser une commande sur la touche DONNÉES du ruban pour remplir automatiquement un certain nombre de cellules à la fois.

Flash Fill est actuellement assez limité dans ses capacités. Il ne fonctionne que lorsque la colonne dans laquelle vous saisissez des données est directement adjacente à la colonne contenant les données sources. Les données source sont les données contenant le modèle que Flash Fill utilisera pour générer des valeurs. Curieusement, il ne fonctionne qu’avec des colonnes et non des lignes, de sorte que vous ne pouvez pas remplir automatiquement une ligne de données.

Utiliser Flash Fill au fur et à mesure que vous tapez

Pendant que vous tapez, Flash Fill travaille toujours en arrière-plan. S’il pense pouvoir voir ce que vous essayez de saisir dans la colonne, il vous suggérera comment compléter instantanément l’ensemble de la saisie. Utilisé de cette manière, vous pouvez considérer Flash Fill comme une extension de l’AutoComplete d’Excel. Alors que l’AutoComplete fait des suggestions sur ce que vous pourriez taper dans une cellule individuelle, le Flash Fill vous permet de compléter des colonnes entières de données.

Pour utiliser Flash Fill pendant que vous tapez, suivez ces étapes :

• Insérez une nouvelle colonne, à côté de la colonne contenant les données sources.
• Tapez la valeur requise dans la première cellule de la nouvelle colonne.
• Commencez à taper la valeur dans la deuxième colonne. Si Excel détecte le modèle, un aperçu apparaîtra, indiquant les valeurs qu’il utilisera pour les cellules restantes.
  

• Appuyez sur la touche Saisissez et les valeurs sont insérées automatiquement.
  

• C’est aussi simple que cela !

Vous pouvez continuer à utiliser Flash Fill dans les colonnes suivantes pour extraire différentes données. Tant que la colonne contenant le modèle n’est pas séparée de la colonne où vous saisissez les valeurs, Excel devrait détecter le modèle. En continuant l’exemple précédent, les noms pourraient également être extraits.

Utilisation de Flash Fill à partir du ruban

Lorsque Flash Fill détecte un motif, il affiche généralement l’aperçu pendant que vous tapez. Rendez-vous sur Saisissez accepter cette suggestion est normalement la façon la plus simple d’utiliser Flash Fill. Cependant, il peut également être utilisé via une commande sur le ruban. Pour l’utiliser de cette manière, suivez les étapes suivantes :

• Insérez une nouvelle colonne, à côté de la colonne contenant les données sources.
• Tapez la valeur requise dans la première cellule de la nouvelle colonne.
• Sélectionnez le DONNÉES sur le ruban.
• Sélectionnez le Flash Fill commande.
  

• Si Excel a détecté un modèle, il entrera ses valeurs suggérées dans les cellules restantes.

Combinaison de données provenant de plusieurs colonnes

Le Flash Fill ne permet pas seulement de diviser les valeurs en colonnes séparées. Il peut également être utilisé pour fusionner des colonnes en utilisant le modèle de votre choix. Cela peut être beaucoup plus rapide et intuitif que d’utiliser une formule de concaténation. Par exemple, pour créer une colonne d’adresse unique à partir de champs d’adresse individuels, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

• Saisissez chaque champ d’adresse dans une colonne séparée.
  

• Créez une colonne d’adresse adjacente.
• Saisissez la première adresse dans le format requis.
• Commencez à taper la deuxième adresse et vérifiez les valeurs suggérées par Excel.
  

• Appuyez sur la touche Entrée pour accepter le Flash Fill suggéré par Excel.

Notez que dans cet exemple, les virgules ont été utilisées entre la rue, la ville et le pays, mais pas le numéro et la rue. Flash Fill devrait fonctionner avec le format que vous choisissez d’utiliser.

Autres capacités de Flash Fill

Le Flash Fill peut simplifier de nombreuses tâches de saisie de données. En plus de diviser et de combiner des colonnes, le Flash Fill peut supprimer les zéros non significatifs, là où seules certaines entrées en comportent. Il peut être utilisé pour formater du texte, des nombres et des dates. Il peut remplacer une partie du contenu d’une cellule, peut-être en créant une version sécurisée de données sensibles en remplaçant certains chiffres par XXXX. Différentes fonctions telles que la combinaison de valeurs et l’ajout de caractères peuvent même être combinées.

Pour remplir l’une de ces fonctions, le processus est le même. Vous suivez les étapes suivantes :

• Saisissez les données brutes qui doivent être nettoyées ou reformatées dans une colonne.
• Tapez les données comme vous le souhaitez dans la première cellule d’une colonne adjacente.
• Commencez à taper la deuxième valeur et Flash Fill vous suggérera comment compléter toutes les autres valeurs de la colonne, en suivant le même schéma.

Lorsque vous commencerez à vous familiariser avec ce dont Flash Fill est capable, vous verrez que c’est un outil extrêmement puissant et utile. Si vous êtes intéressé par un autre outil vraiment utile pour simplifier la saisie de données, voyez comment utiliser AutoFill dans Excel, qui peut copier des formules et des valeurs de manière intelligente sur une feuille de calcul.