Les réunions Zoom peuvent très facilement sembler accablantes lorsqu’il y a beaucoup de personnes impliquées. Une fonctionnalité appelée « salles de réunion » peut aider les grands groupes en permettant aux gens de se diviser en petits groupes. C’est une astuce pratique à savoir.
Les « salles de réunion » sont similaires dans leur concept au travail en groupe dans un bureau ou une salle de classe réelle. Les gens peuvent rompre avec la réunion principale en groupes plus petits pour discuter, puis se reconnecter de manière transparente avec tout le monde par la suite – pas besoin de gérer un tas d’appels Zoom séparés.
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Comment activer les salles de sous-commission dans Zoom
Avant de pouvoir utiliser les salles de sous-commission lors d’une réunion, vous devez activer la fonctionnalité pour votre compte. Cela n’est nécessaire que si vous organisez la réunion.
Tout d’abord, connectez-vous au site Web de Zoom dans un navigateur Web tel que Google Chrome et sélectionnez « Paramètres » sur la page de votre compte.
Faites défiler jusqu’à la section « En réunion (avancé) » et activez le commutateur pour « Salle de réunion ».
Pendant que vous êtes ici, activez également « Autoriser l’hôte à affecter des participants aux salles de sous-commission lors de la planification ».
Sélectionnez « Enregistrer » et nous sommes prêts à utiliser les salles de sous-commission lors d’une réunion.
Comment utiliser les salles de sous-commission dans Zoom
Pour utiliser les salles de discussion dans une réunion, vous devez être l’hôte et utiliser le client de bureau. Cela inclut Windows, macOS, Linux et Chrome.
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Maintenant que nous avons activé la fonctionnalité, vous verrez un bouton « Breakout Rooms » sur la barre d’outils. Cliquez dessus.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec les options de la salle de discussion. Vous pouvez choisir le nombre de chambres et la façon dont les participants seront répartis entre elles.
Attribuer automatiquement : Zoom mettra les gens au hasard dans les pièces.
Attribuer manuellement : Vous choisissez qui va dans quelle pièce.
Laissez les participants choisir les chambres : Auto-explicatif.
Faites vos choix et cliquez sur « Créer ».
Si vous affectez des personnes aux salles manuellement, l’écran suivant affichera la liste des salles. Cliquez sur « Attribuer » pour chaque pièce et sélectionnez les personnes que vous voulez dans chacune.
Ensuite, cliquez sur « Options » pour obtenir des paramètres supplémentaires. Vous pouvez définir une durée sur les sessions Breakout Rooms et choisir un compte à rebours afin de donner aux gens le temps de conclure avant de fermer les salles.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Ouvrir toutes les pièces ». Les gens seront placés dans les chambres de la manière que vous aurez décidée. Ils seront invités à accepter de rejoindre une salle ou à sélectionner une salle par eux-mêmes.
Pendant que les salles de sous-commission se déroulent, vous pouvez cliquer sur le bouton de la barre d’outils pour afficher le menu. À partir de là, vous pouvez « Diffuser le message à tous ».
Saisissez un message et cliquez sur « Diffusion ». Le message apparaîtra à l’écran pour tous les participants.
Lorsque vous êtes prêt à mettre fin aux salles de sous-commission, cliquez sur « Fermer toutes les salles » dans ce même menu.
C’est tout ce qu’on peut en dire. Zoom enregistrera vos paramètres et vos affectations de salle, donc si vous souhaitez reprendre une pause au cours de la même réunion, vous n’aurez pas à tout configurer à nouveau. C’est une fonctionnalité pratique à connaître si vous organisez beaucoup de grandes réunions.
Si vous utilisez déjà Google Meet ou Microsoft Teams pour une réunion, ceux-ci offrent également une fonctionnalité de salle de sous-commission similaire.