Si vous avez recherché une application de liste de tâches simple pour suivre vos tâches personnelles ou si vous avez discuté des outils de gestion de projet avec votre équipe, vous avez probablement entendu parler de Trello. Voici comment cela fonctionne et comment commencer.
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Qu’est-ce que Trello ?
Trello est un outil de gestion de projet populaire qui vous permet de créer et de gérer des tâches, qu’il s’agisse d’un projet d’équipe ou simplement de votre propre liste personnelle de tâches. Vous pouvez définir des délais, laisser des notes sur les projets et les tâches et attribuer des tâches à d’autres collaborateurs du projet. Trello utilise une vue de tableau kanban pour vous permettre de visualiser facilement l’avancement du projet.
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Trello est largement connu pour être l’un des outils de gestion de projet les plus faciles à prendre en main et à utiliser. Sa conception pragmatique permet une courte courbe d’apprentissage. Trello est également gratuit, dans une certaine mesure. Pour créer et gérer des projets à petite échelle avec une petite équipe, la version gratuite devrait suffire. Vous pouvez toujours passer à un niveau payant plus tard si vous décidez que vous avez besoin de plus pour votre projet.
Comment utiliser Trello
Trello propose de nombreuses fonctionnalités différentes qui vous permettent de créer et de gérer des tâches de différentes manières. Nous allons présenter chaque fonctionnalité principale et les décomposer individuellement.
Créer des tableaux pour gérer des projets
Les tableaux Trello sont un endroit où vous créez et organisez tous les détails d’un projet, tels que les tâches qui composent le projet global, les échéances des tâches, les feuilles de route, etc. Les tableaux sont également l’endroit où vous invitez votre équipe à collaborer sur votre projet.
Ainsi, lorsque vous créez votre compte, la première chose que vous allez vouloir faire est de créer un tableau pour votre projet. Le niveau gratuit vous permet de créer jusqu’à 10 tableaux par espace de travail.
Pour créer un tableau, connectez-vous à votre compte, puis cliquez sur « Créer » dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Ensuite, cliquez sur « Créer un tableau » dans le menu déroulant qui apparaît.
Une petite fenêtre apparaîtra. Ici, donnez un nom à votre tableau, choisissez un thème, puis cliquez sur « Créer un tableau ».
Votre tableau Trello est maintenant prêt !
Inviter des membres à collaborer
Si votre tableau Trello est destiné à un usage personnel, vous pouvez ignorer cette étape. Si vous souhaitez que d’autres personnes aient accès à votre tableau, comme d’autres membres de votre organisation, vous devrez leur envoyer une invitation.
Pour inviter quelqu’un à collaborer avec vous sur votre projet, cliquez sur le bouton « Inviter » dans le menu d’en-tête du tableau.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Entrez l’e-mail de la personne que vous souhaitez inviter dans la zone de texte, puis cliquez sur le bouton bleu « Envoyer l’invitation ». Vous pouvez également créer un lien unique et le partager pour permettre aux gens d’accéder au tableau.
Ils recevront un e-mail et pourront suivre les instructions pour rejoindre votre forum.
Ajouter des listes pour une meilleure organisation des tâches
Une fois que vous avez créé le tableau (et ajouté des membres si vous le souhaitez), il est temps d’ajouter tous les détails du projet. Avant de pouvoir commencer à créer de nouvelles tâches, cependant, vous devrez créer une « Liste ». Considérez les listes comme la feuille de route de votre projet. Votre feuille de route n’a pas besoin d’être compliquée : elle peut être quelque chose d’aussi simple que « À faire », « En cours » et « Terminé ».
Si votre tableau est tout neuf, vous verrez une zone de texte dans le coin supérieur gauche de la fenêtre avec un bouton bleu « Ajouter une liste » en dessous. Tapez le nom de votre liste dans la zone de texte, puis cliquez sur ce bouton.
Une fois votre première liste créée, un bouton gris « Ajouter une autre liste » apparaîtra à droite de votre liste. Cliquez dessus pour créer une autre liste.
Vous pouvez créer autant de listes que nécessaire pour votre projet. Plus votre projet est impliqué, plus vous aurez besoin de listes. Si jamais vous avez besoin de réorganiser vos listes, c’est aussi simple que de cliquer et de les faire glisser vers un nouvel emplacement.
Une fois que vos listes sont prêtes, vous pouvez commencer à y ajouter des tâches.
Créer et gérer des tâches
Dans Trello, vos tâches seront créées sur des « Cartes ». Considérez les cartes comme des notes autocollantes. C’est là que vous noterez tout ce que vous devez savoir sur une tâche spécifique.
Vous pouvez créer une carte sous n’importe laquelle de vos listes. Cliquez simplement sur « Ajouter une carte » sous la liste à laquelle vous souhaitez ajouter la carte.
Dans la zone de texte qui apparaît, donnez un titre à votre carte. Faites-en quelque chose de mémorable afin que vous puissiez immédiatement reconnaître la tâche. Après cela, cliquez sur le bouton bleu « Ajouter une carte ».
Votre carte est maintenant créée. Si vous cliquez sur la carte, une fenêtre contextuelle apparaîtra. Ici, vous pouvez ajouter des détails supplémentaires à la carte, comme donner à la tâche une description plus détaillée, ajouter une liste de contrôle pour la tâche, fixer une date limite, télécharger des pièces jointes, etc.
En fonction de votre progression dans la tâche, vous souhaiterez peut-être la déplacer vers une autre liste. Par exemple, si vous avez terminé la tâche, vous pouvez la déplacer vers « Terminé ». Pour ce faire, cliquez simplement sur la carte et faites-la glisser vers la liste dans laquelle vous souhaitez la déposer.
Alimentez votre carte avec des power-ups
Trello propose ce qu’il appelle des « Power-Ups ». Ce sont essentiellement des add-ons et des intégrations. Trello propose une très grande bibliothèque de Power-Ups avec des fonctionnalités allant de l’ajout d’une vue de calendrier à l’intégration de votre tableau avec des applications populaires telles que Slack, Gmail, MailChimp, Giphy et OneDrive, et une centaine d’autres choses intéressantes.
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Auparavant, vous ne pouviez ajouter qu’un seul Power-Up par espace de travail si vous utilisiez le niveau gratuit de Trello. C’est fini maintenant : Trello vous permet d’utiliser gratuitement un nombre illimité de Power-Ups. Cependant, Trello indique que certains de leurs Power-Ups fournis par leurs partenaires nécessitent toujours un abonnement payant.
Pour ajouter des power-ups, vous devrez vous rendre sur la page des power-ups de Trello, trouver celui que vous voulez, puis cliquer sur le bouton bleu « Ajouter » en dessous.
Les instructions pour ajouter et configurer correctement les Power-Ups dépendent de ce que vous ajoutez. Chaque mise sous tension est différente, alors suivez les instructions à l’écran pour tout configurer.
Trello est l’un des logiciels de gestion de projet les plus populaires actuellement disponibles, et pour cause. Il est facile à utiliser, possède une interface claire et son niveau gratuit vous permet de faire beaucoup de choses. Si vous souhaitez évaluer d’autres outils, Microsoft Planner, Asana et Jira sont tous d’excellentes alternatives. Consultez-les tous pour découvrir celui qui vous convient le mieux.
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