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Comment croiser les cellules de référence entre les tableurs Microsoft Excel

Dans Microsoft Excel, il est courant de faire référence à des cellules d’autres feuilles de calcul ou même de différents fichiers Excel. Au début, cela peut sembler un peu intimidant et déroutant, mais une fois que vous comprenez comment cela fonctionne, ce n’est plus si difficile.

Dans cet article, nous allons voir comment référencer une autre feuille dans le même fichier Excel et comment référencer un autre fichier Excel. Nous aborderons également des sujets tels que le référencement d’une plage de cellules dans une fonction, la simplification des noms définis et l’utilisation de VLOOKUP pour les références dynamiques.

Contenu

Comment faire référence à une autre feuille dans le même fichier Excel

La référence de base d’une cellule s’écrit comme la lettre de la colonne suivie du numéro de la ligne.

Ainsi, la référence de la cellule B3 se réfère à la cellule à l’intersection de la colonne B et de la ligne 3.

Lorsque l’on fait référence à des cellules sur d’autres feuilles, cette référence de cellule est précédée du nom de l’autre feuille. Par exemple, ci-dessous, une référence à la cellule B3 sur une feuille dont le nom est « Janvier ».

=January!B3

Le point d’exclamation ( !) sépare le nom de la feuille de l’adresse de la cellule.

Si le nom de la feuille contient des espaces, vous devez alors le mettre entre guillemets simples dans la référence.

='January Sales'!B3

Pour créer ces références, vous pouvez les taper directement dans la cellule. Cependant, il est plus facile et plus fiable de laisser Excel écrire la référence à votre place.

Tapez un signe égal (=) dans une cellule, cliquez sur l’onglet Feuille, puis sur la cellule que vous souhaitez recouper.

Pendant que vous faites cela, Excel écrit la référence pour vous dans la barre de formule.

Référence de la fiche dans la formule

Appuyez sur la touche Entrée pour compléter la formule.

Comment faire référence à un autre fichier Excel

Vous pouvez vous référer aux cellules d’un autre cahier de travail en utilisant la même méthode. Assurez-vous simplement que l’autre fichier Excel est ouvert avant de commencer à taper la formule.

Tapez un signe égal (=), passez à l’autre fichier, puis cliquez sur la cellule de ce fichier que vous souhaitez référencer. Appuyez sur la touche Entrée lorsque vous avez terminé.

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La référence croisée complétée contient le nom de l’autre classeur entre crochets, suivi du nom de la feuille et du numéro de la cellule.

=[Chicago.xlsx]January!B3

Si le nom du fichier ou de la feuille contient des espaces, vous devez alors mettre la référence du fichier (y compris les crochets) entre guillemets simples.

='[New York.xlsx]January'!B3

Formule qui fait référence à un autre manuel

Dans cet exemple, vous pouvez voir des signes de dollar ($) parmi l’adresse du portable. Il s’agit d’une référence de cellule absolue (Pour en savoir plus sur les références de cellule absolues).

Lorsque l’on référence des cellules et des plages sur différents fichiers Excel, les références sont rendues absolues par défaut. Vous pouvez les remplacer par une référence relative si nécessaire.

Si vous regardez la formule lorsque le classeur référencé est fermé, il contiendra le chemin d’accès complet à ce fichier.

Chemin d'accès complet du classeur dans la formule

Bien qu’il soit simple de créer des références à d’autres manuels, ceux-ci sont plus susceptibles de poser problème. Les utilisateurs qui créent ou renomment des dossiers et déplacent des fichiers peuvent casser ces références et provoquer des erreurs.

Il est plus fiable de conserver les données dans un seul classeur, si possible.

Comment recouper la gamme de cellules dans une fonction

Le référencement d’une seule cellule est assez utile. Mais vous pouvez aussi écrire une fonction (comme SUM) qui fait référence à une série de cellules sur une autre feuille de travail ou un autre cahier.

Démarrez la fonction comme d’habitude, puis cliquez sur la feuille et sur la plage de cellules – comme vous l’avez fait dans les exemples précédents.

Dans l’exemple suivant, une fonction SUM additionne les valeurs de la plage B2:B6 sur une feuille de calcul appelée Sales.

=SUM(Sales!B2:B6)

Renvoi de la feuille en fonction de la somme

Comment utiliser des noms définis pour de simples références croisées

Dans Excel, vous pouvez attribuer un nom à une cellule ou à une série de cellules. Cela est plus significatif qu’une adresse de cellule ou de plage lorsque vous les regardez. Si vous utilisez beaucoup de références dans votre feuille de calcul, le fait de nommer ces références peut vous permettre de voir beaucoup plus facilement ce que vous avez fait.

Mieux encore, ce nom est unique pour toutes les feuilles de calcul de ce fichier Excel.

Par exemple, nous pourrions nommer une cellule « ChicagoTotal » et la référence croisée serait alors la suivante :

=ChicagoTotal

C’est une alternative plus significative à une référence standard comme celle-ci :

=Sales!B2

Il est facile de créer un nom défini. Commencez par sélectionner la cellule ou la série de cellules que vous voulez nommer.

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Cliquez dans la case « Nom » dans le coin supérieur gauche, tapez le nom que vous voulez attribuer, puis appuyez sur la touche « Entrée ».

Définir un nom dans Excel

Lors de la création de noms définis, vous ne pouvez pas utiliser d’espaces. Par conséquent, dans cet exemple, les mots ont été joints dans le nom et séparés par une majuscule. Vous pouvez également séparer les mots par des caractères comme le trait d’union (-) ou le soulignement (_).

Excel dispose également d’un gestionnaire de noms qui facilite le suivi de ces noms à l’avenir. Cliquez sur Formules > Gestionnaire de noms. Dans la fenêtre du gestionnaire de noms, vous pouvez voir une liste de tous les noms définis dans le classeur, où ils se trouvent et quelles valeurs ils stockent actuellement.

Gestionnaire de noms pour gérer les noms définis

Vous pouvez ensuite utiliser les boutons situés en haut pour modifier et supprimer ces noms définis.

Comment formater les données sous forme de tableau

Lorsque vous travaillez avec une longue liste de données connexes, l’utilisation de la fonction Format comme tableau d’Excel peut simplifier la manière dont vous y faites référence.

Prenez le tableau simple suivant.

Petite liste de données sur les ventes de produits

Il pourrait être formaté sous forme de tableau.

Cliquez sur une cellule de la liste, passez à l’onglet « Accueil », cliquez sur le bouton « Formater comme un tableau », puis sélectionnez un style.

Formater une gamme sous forme de tableau

Confirmez que la plage de cellules est correcte et que votre tableau comporte des en-têtes.

Confirmer la fourchette à utiliser pour le tableau

Vous pouvez ensuite attribuer un nom significatif à votre table à partir de l’onglet « Conception ».

Attribuez un nom à votre tableau Excel

Ensuite, si nous devions additionner les ventes de Chicago, nous pourrions nous référer au tableau par son nom (de n’importe quelle feuille), suivi d’un crochet ([) to see a list of the table’s columns.

Using structured references in formulas

Select the column by double-clicking it in the list and enter a closing square bracket. The resulting formula would look something like this:

=SUM(Sales[Chicago])

Vous pouvez voir comment les tableaux peuvent rendre le référencement des données pour les fonctions d’agrégation telles que SOMME et MOYENNE plus facile que les références de feuilles standard.

Cette table est petite pour les besoins de la démonstration. Plus la table est grande et plus vous avez de feuilles dans un classeur, plus vous verrez d’avantages.

Comment utiliser la fonction VLOOKUP pour les références dynamiques

Les références utilisées dans les exemples jusqu’à présent ont toutes été fixées à une cellule ou une série de cellules spécifiques. C’est très bien et c’est souvent suffisant pour vos besoins.

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Cependant, que se passe-t-il si la cellule à laquelle vous faites référence a le potentiel de changer lorsque de nouvelles lignes sont insérées, ou si quelqu’un trie la liste ?

Dans ces scénarios, vous ne pouviez pas garantir que la valeur que vous souhaitez se trouve toujours dans la même cellule que celle à laquelle vous avez initialement fait référence.

Une alternative dans ces scénarios consiste à utiliser une fonction de recherche dans Excel pour rechercher la valeur dans une liste. Cela permet de mieux résister aux modifications de la feuille.

Dans l’exemple suivant, nous utilisons la fonction VLOOKUP pour rechercher un employé sur une autre feuille en fonction de son numéro d’employé, puis nous lui renvoyons sa date de début.

Vous trouverez ci-dessous la liste des employés à titre d’exemple.

Liste des employés

La fonction VLOOKUP examine la première colonne d’un tableau et renvoie ensuite les informations d’une colonne spécifiée vers la droite.

La fonction VLOOKUP suivante recherche le numéro d’identification de l’employé saisi dans la cellule A2 de la liste ci-dessus et renvoie la date jointe de la colonne 4 (quatrième colonne du tableau).

=VLOOKUP(A2,Employees!A:E,4,FALSE)

La fonction VLOOKUP

Vous trouverez ci-dessous une illustration de la manière dont cette formule permet de rechercher dans la liste et de retourner les informations correctes.

La fonction VLOOKUP et son fonctionnement

L’avantage de ce VLOOKUP par rapport aux exemples précédents est que l’employé sera retrouvé même si la liste change dans l’ordre.

Note : VLOOKUP est une formule incroyablement utile, et nous n’avons fait qu’effleurer la surface de sa valeur dans cet article. Vous pouvez en savoir plus sur la façon d’utiliser VLOOKUP en lisant notre article sur le sujet.


Dans cet article, nous avons examiné les multiples façons de faire des références croisées entre les feuilles de calcul Excel et les classeurs. Choisissez l’approche qui convient à votre tâche et avec laquelle vous vous sentez à l’aise.

https://www.howtogeek.com/426633/how-to-cross-reference-cells-between-microsoft-excel-spreadsheets/

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