Comment exporter des données d’un formulaire Word vers Excel

Microsoft Word n’a pas la possibilité d’enregistrer directement les données du formulaire sous forme de feuille de calcul Excel. Cependant, en suivant quelques étapes supplémentaires, il est très facile d’exporter les données d’un formulaire Word vers Excel.

Les instructions de cet article s’appliquent à Excel 2019, 2016, 2013, 2010 ; Excel pour Mac, et Excel Online.

Comprendre les formulaires Word

Un formulaire Word contient des espaces à remplir qui permettent aux personnes de compléter facilement les informations importantes. Habituellement, ces formulaires sont distribués de manière à ce que de nombreuses personnes puissent les remplir et les renvoyer. La collecte de toutes les informations contenues dans ces formulaires et leur transfert sur une feuille de calcul Excel est un processus manuel fastidieux. Heureusement, il est très facile d’exporter les données des formulaires Word vers Excel en utilisant des fichiers délimités par des virgules.

Utiliser les options pour sélectionner le format délimité par des virgules

Il suffit de quelques ajustements dans votre document Word pour enregistrer les données du formulaire sous forme de fichier CSV (comma-delimited). Ce format de fichier sépare chaque enregistrement du formulaire par des virgules. Utilisez les fichiers CSV pour importer les données dans Excel.

Microsoft Word est assez intelligent pour ne sauvegarder que les données du formulaire dans le fichier CSV. Le texte supplémentaire dans le document n’est pas ajouté au fichier CSV.

Le document du formulaire étant ouvert et rempli de données, sélectionnez Dossier > Options.

1. Sélectionnez Avancé dans le panneau à gauche de la boîte de dialogue Options.

2. Dans la section Préserver la fidélité lors du partage de ce document, cochez la case située à côté de Enregistrer les données du formulaire sous forme de fichier texte délimité.

3. Presse OK pour fermer la boîte de dialogue des options des mots.

À ce stade, il existe deux façons d’exporter les données vers Excel. Soit vous enregistrez le document, soit vous exportez les données.

Utilisez la fonction « Enregistrer sous » pour exporter en CSV

Pour enregistrer le document au format CSV :

1. Dans le menu Fichier, sélectionnez Save As. La boîte de dialogue « Enregistrer sous » s’ouvre avec l’icône TXT format de fichier déjà sélectionné.

2. Nommez le fichier, puis sélectionnez OK.

3. Une boîte de dialogue apparaît avec un aperçu des données que vous exportez du formulaire au format CSV.

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4. Presse OK pour exporter les données.

Word extrait les données du formulaire qui ont été saisies dans le formulaire en tant que .csv qui peut être ouvert avec Excel. Word insère des virgules entre les champs. Excel utilise les virgules pour séparer les données dans des cellules spécifiques.

Utiliser l’exportation pour sauvegarder en CSV

Pour exporter les données vers un fichier CSV :

1. Sélectionnez Dossier > Exporter.

2. Sélectionnez Changement de type de fichier.

3. Sous Types de fichiers de documents, sélectionnez Texte en clair (*.txt).

4. Sélectionnez Save As pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous.

5. Choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier, saisissez un nom de fichier et sélectionnez Sauvegarder pour exporter les données.

Importer les données du formulaire dans Excel

Après l’exportation des données du formulaire Word au format CSV, les données sont prêtes à être importées dans Microsoft Excel.

Si vous ouvrez le fichier à l’aide d’Excel, vous ne verrez pas le fichier dans le dossier où vous l’avez enregistré car Excel ne vous montre par défaut que des fichiers Excel.

Ouvrez le fichier CSV en suivant ces étapes :

1. Ouvrez un document Excel vierge.

2. Sélectionnez Dossier > Ouvrez.

3. Sélectionnez Naviguer sur.

4. Dans la liste déroulante des types de fichiers, choisissez Tous les fichiers (*.*).

5. Naviguez jusqu’au dossier où se trouvent les données du formulaire Word exporté, et sélectionnez le fichier texte CSV.

6. Sélectionnez Ouvrez.

7. Excel ouvre l’assistant d’importation de texte. Choisissez Délimitéet sélectionnez Suivant.

8. Désélectionner le Onglet et sélectionnez la case à cocher Virgule cochez la case. Ensuite, sélectionnez Suivant.

9. Sélectionnez Terminer.

Les données de votre formulaire Word apparaissent dans votre feuille Excel.

Importer les données du formulaire dans un tableur existant avec Excel 2019 et 2016

Si vous souhaitez intégrer les données des nouveaux formulaires Microsoft dans le même tableur, suivez ces étapes :

1. Ouvrez votre fichier Excel sauvegardé.

2. Créez une nouvelle feuille en appuyant sur le bouton au bas de la feuille existante.

3. Sélectionnez une cellule A1.

4. Dans le menu Données, sélectionnez Obtenir des données > Du dossier, > Extrait de Text/CSV (Dans Microsoft 2010 ou 2013, sélectionnez A partir du texte).

5. Sélectionnez le nouveau fichier texte contenant les données du formulaire, puis sélectionnez Importer.

6. Dans l’assistant, sélectionnez Charger > Charger vers.

7. Sous Où voulez-vous mettre les données, sélectionnez Feuille de travail existanteet s’assurer que A1 est sélectionné.

8. Presse OK.

Une fois les données du formulaire importées, ajoutez les nouvelles données du formulaire Word à votre feuille de travail principale :

1. Dans Word, surlignez toute la ligne avec seulement les données.

2. Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Copie.

3. Dans Excel, sélectionnez votre feuille de travail principale.

4. Surlignez la cellule juste en dessous du dernier enregistrement de la feuille.

5. Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Coller.

Importer les données du formulaire dans un tableur existant avec Excel 2013 et 2010

Pour introduire les données des nouveaux formulaires Microsoft dans Excel 2013 ou 2010, suivez ces étapes :

1. Ouvrez votre fichier Excel sauvegardé.

2. Sélectionnez la cellule dans la première colonne juste en dessous de vos données existantes.

3. Sélectionnez Données > A partir du texte.

4. Sélectionnez le nouveau fichier texte contenant les données du formulaire, puis sélectionnez Importer.

5. Dans l’assistant, choisissez Délimitéet la presse Suivant.

6. Désélectionner le Onglet sélectionnez la case à cocher Virgule cochez la case, et sélectionnez Suivant.

7. Presse Terminer.

8. Sous Où voulez-vous mettre les donnéesSélectionnez Feuille de travail existante. Assurez-vous que la cellule où vous voulez que la nouvelle rangée aille est sélectionnée.

9. Presse OK.

Les données du nouveau formulaire Word sont ainsi ajoutées à la ligne suivante de votre feuille de travail principale.