Si vous utilisez des feuilles de calcul Excel pour collecter des données auprès d’autres personnes, mais constatez qu’elles remplissent souvent vos cellules soigneusement planifiées avec le mauvais type d’informations, la validation des données peut vous aider.
Cet outil vous permet de restreindre des cellules spécifiques pour n’autoriser que des données correctement formatées. Si quelqu’un saisit quelque chose qui n’est pas censé être là, comme « déjeuner à l’aéroport » au lieu de « 15,68 $ » sur une note de frais, Excel rejette la saisie jusqu’à ce qu’il l’ait fait correctement. Considérez-le comme un moyen passif-agressif de vous assurer que les gens ne vous font pas perdre votre temps.
À titre d’exemple, voici la feuille de calcul de base des notes de frais pour How-To Geek. Disons que nous voulons nous assurer que les utilisateurs n’entrent que des valeurs numériques formatées en tant que devise (c’est-à-dire quelques chiffres, suivis d’un point décimal, suivi de deux autres chiffres) dans certaines cellules.
Tout d’abord, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez restreindre.
Passez à l’onglet « Données » sur le ruban, puis cliquez sur le bouton « Validation des données ». Si votre fenêtre n’est pas en taille réelle et que vous ne pouvez pas voir les étiquettes, il s’agit de l’icône avec deux cases horizontales, une coche verte et un cercle rouge barré.
Dans la fenêtre de validation des données, dans l’onglet « Paramètres », cliquez sur le menu déroulant « Autoriser ». Ici, vous pouvez définir un type d’entrée spécifique pour autoriser vos cellules sélectionnées. Pour notre note de frais, nous allons insister pour que les utilisateurs saisissent un nombre avec deux valeurs décimales, nous sélectionnerons donc l’option « Decimal ». Vous pouvez également sélectionner d’autres critères, comme s’assurer qu’une cellule contient du texte, une heure ou une date, un texte d’une longueur spécifique ou même votre propre validation personnalisée.
Quel que soit le type de données que vous sélectionnez dans la liste déroulante « Autoriser », les options qui s’offrent à vous dans le reste de l’onglet « Paramètres » sont modifiées. Puisque nous voulons une valeur numérique correspondant à la devise, nous définissons la liste déroulante « Données » sur le paramètre « entre ». Ensuite, nous configurons une valeur minimale de 0,00 et une valeur maximale de 10000.00, ce qui est largement suffisant pour couvrir nos besoins.
Pour le tester, cliquez sur « OK » pour appliquer les paramètres de validation, puis essayez de saisir une valeur incorrecte. Par exemple, si nous tapons « crêpes » pour la valeur Petit-déjeuner au lieu du coût du repas, nous obtiendrons un message d’erreur.
Bien que cela limite les gens à saisir uniquement le type de données correct, cela ne leur donne aucun retour sur le type de données requis. Alors, mettons cela en place aussi.
Revenez à la fenêtre Validation des données (Données > Validation des données sur le ruban). Vous avez ici deux options (et vous pouvez utiliser les deux si vous le souhaitez). Vous pouvez utiliser l’onglet « Message de saisie » pour qu’une info-bulle contextuelle montre aux gens le type de données que vous souhaitez chaque fois qu’ils sélectionnent une cellule pour laquelle la validation des données est activée. Vous pouvez également utiliser l’onglet « Alerte d’erreur » pour personnaliser l’erreur qu’ils voient lorsqu’ils entrent le mauvais type de données.
Passons d’abord à l’onglet « Message de saisie ». Ici, assurez-vous que l’option « Afficher le message d’entrée lorsque la cellule est sélectionnée » est activée. Ensuite, donnez à votre infobulle de saisie un titre et du texte. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il suffit de cliquer dans l’une des cellules pour faire apparaître le message indiquant aux gens ce qui est attendu.
Dans l’onglet « Alerte d’erreur », vous pouvez personnaliser le message d’erreur que les gens voient lorsqu’ils saisissent le mauvais type de données. Assurez-vous que l’option « Afficher l’alerte d’erreur après la saisie de données non valides » est activée. Choisissez un style pour votre message d’erreur dans la liste déroulante « Style ». Vous pouvez choisir un arrêt (le cercle rouge avec le X), un avertissement (triangle jaune avec un point d’exclamation) ou une information (cercle bleu avec un « i » minuscule), selon la force que vous souhaitez faire passer le message.
Tapez un titre pour votre message, le texte du message lui-même, puis appuyez sur « OK » pour terminer.
Maintenant, si quelqu’un essaie de saisir des données incorrectes, ce message d’erreur est un peu plus utile (ou sarcastique, si vous préférez).
C’est un peu de travail supplémentaire pour configurer la validation des données, mais cela peut vous faire gagner beaucoup de temps plus tard si vous utilisez des feuilles de calcul pour collecter des données auprès d’autres personnes. C’est même utile pour prévenir vos propres erreurs. Et c’est doublement vrai si vous avez mis en place des formules ou tout type de tâches d’automatisation qui reposent sur ces données.
