Comment signer un document sur votre téléphone ou votre ordinateur

Vous en avez assez d’imprimer, de signer puis de scanner ou de faxer des documents qui nécessitent votre signature ? Il est facile de créer une signature électronique et de l’ajouter à vos documents Word, PDF et autres. De nombreux programmes disposent également de fonctions de signature numérique intégrées qui ajoutent une couche supplémentaire de commodité et de sécurité.

Tout d’abord, clarifions quelque chose : les signatures électroniques et les signatures numériques, pour autant qu’elles se ressemblent, sont deux choses différentes. Une signature électronique est simplement une image de votre signature ajoutée à un document, tandis qu’une signature numérique est une donnée chiffrée qui prouve que le document provient de vous. Dans certains cas, une simple signature électronique peut suffire, mais pour les documents plus importants, une signature numérique sécurisée est fortement recommandée.

Certaines des applications que vous utilisez déjà – comme Word ou Acrobat – permettent d’apposer gratuitement une signature sur un document. Mais si vous devez régulièrement signer des documents numériques ou si vous recherchez quelque chose d’un peu plus simple, il existe des applications pour votre ordinateur, votre tablette et votre smartphone qui peuvent rendre la signature de documents numériques encore plus facile.

Signer des documents PDF et des documents papier avec votre téléphone

Pour les utilisateurs de l’iPhone, l’une des façons les plus simples de signer un document PDF est d’utiliser les outils intégrés à l’application Mail. Lorsque vous recevez une pièce jointe, appuyez sur pour la télécharger, puis appuyez à nouveau sur pour l’ouvrir. Vous verrez une icône de marqueur en haut à droite. Appuyez dessus et vous verrez des outils apparaître en bas. Sélectionnez le + pour faire apparaître les options de texte et de signature. Lorsque vous avez terminé de remplir le formulaire, sélectionnez « Terminé » et vous pourrez envoyer le formulaire par « Répondre à tous » ou « Nouveau message ».

Une autre façon simple de signer un document PDF est d’utiliser l’application Adobe Sign & Fill (gratuite pour iOS et Android). Pour les formulaires papier, vous pouvez prendre une photo, ajouter le texte requis et votre signature, puis enregistrer.

Si vous recevez un courriel avec une pièce jointe en format PDF sur votre iPhone, vous appuyez sur la pièce jointe pour la visualiser, puis sur la boîte à outils dans le coin inférieur droit, et vous verrez l’outil permettant d’ajouter du texte et votre signature au document. Lorsque vous utilisez l’application pour la première fois, vous êtes invité à créer une signature que vous pouvez ensuite enregistrer pour de futurs documents. Une fois que vous avez ajouté le texte et la signature, vous pouvez sélectionner le bouton de partage pour l’envoyer en pièce jointe à un courriel ou « Enregistrer dans les fichiers » pour enregistrer le fichier sur votre iPhone. Vous pouvez ensuite créer un e-mail ou y répondre dans Mail. Maintenez la touche enfoncée pour faire apparaître le menu et appuyez sur la flèche droite pour faire apparaître l’option « Ajouter une pièce jointe ». Sélectionnez « Sur mon iPhone » et ouvrez le dossier « Adobe Acrobat ». Vous verrez votre document signé dans le dossier. Tapez dessus et le fichier sera joint à votre e-mail.

Si vous avez un téléphone Android, le processus est similaire. Vous tapez sur la pièce jointe de l’e-mail pour la visualiser et elle s’ouvre dans Adobe Fill & Sign (vous devrez peut-être la sélectionner comme application pour ouvrir le document). Vous verrez des outils pour ajouter du texte et votre signature. Tapez n’importe où dans le document pour ajouter du texte et tapez sur l’icône du stylo pour ajouter votre signature. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur l’icône de partage. Sélectionnez « Email », et l’application enregistrera automatiquement le document et créera un email avec la pièce jointe. Ou, si vous voulez répondre à l’e-mail avec le document signé, vous pouvez sélectionner « Enregistrer sur la route ». Vous pouvez alors répondre au message et taper sur le trombone de la pièce jointe et sélectionner le fichier sur votre lecteur Google.

Création de votre signature électronique

Si vous ajoutez votre signature à un document Word ou PDF, la première étape consiste à capturer une image de votre signature qui ira dans votre document au lieu de votre signature réelle. Vous pouvez obtenir votre signature de plusieurs manières différentes :

• Écrivez-le à l’encre noire sur un morceau de papier blanc vierge, puis scannez-le ou photographiez-le. La numérisation vous donnera la meilleure image, mais si vous n’avez pas de scanner, assurez-vous que vous photographiez dans une zone bien éclairée et qu’aucune ombre ne recouvre votre signature.
• Dessinez-le avec votre souris ou votre trackpad dans un programme de peinture comme Paint pour Windows ou Paintbrush pour Mac. Sachez toutefois qu’il vous faudra peut-être quelques essais pour que votre signature ait l’air correcte – si vous utilisez votre trackpad, nous vous recommandons d’utiliser un stylet.
• Ecrivez-le sur votre smartphone ou tablette en utilisant n’importe quelle application graphique ou une application de capture de signature comme Draw Signature Pro (2,49 $ dans Google Play) ou Autograph+ (1,99 $ dans l’App Store). Avec les versions payantes de ces applications, vous aurez la possibilité d’enregistrer votre signature sur un fond transparent, ce qui facilitera grandement l’ajout de votre signature. Là encore, l’utilisation d’un stylet vous aidera à faire en sorte que votre signature ressemble à la vôtre. Pour un stylet de base, essayez le stylet exécutif AmazonBasics (5,99 $). Il a une pointe beaucoup plus épaisse qu’un stylo mais est beaucoup plus facile que de dessiner avec le bout du doigt.

Une fois que vous avez un fichier graphique, vous voudrez l’enregistrer en tant que fichier « .png ». Paint et Paintbrush ont ce choix lorsque vous utilisez « Save As » pour enregistrer votre fichier. Le format PNG vous permet d’enregistrer votre signature sur un fond transparent afin de ne pas masquer les lignes de signature ou d’autres informations en dessous. Vous disposez maintenant d’une copie électronique de votre signature.

Ajouter votre signature à un document Word

Étant donné que de nombreux documents sont au format Microsoft Word, cela semble être un bon point de départ. Word supporte à la fois les signatures électroniques et les signatures numériques, vous pouvez donc utiliser celui qui convient le mieux à votre objectif – mais attention, c’est un moyen coûteux de signer des documents numériquement.

Si vous utilisez un document qui comporte une ligne de signature spéciale, la signature est simple : il suffit de double-cliquer sur la ligne de signature et une boîte de dialogue Signer apparaît. Ici, vous pouvez ajouter une version imprimée de votre signature en tapant votre nom, ajouter une signature manuscrite sur une tablette PC en écrivant votre nom comme d’habitude, ou insérer une image de votre signature en cliquant sur « Sélectionner l’image », en trouvant votre fichier de signature, puis en cliquant sur « Sélectionner ».

Les signatures numériques sous Word sont un peu plus compliquées, car elles nécessitent l’achat d’un certificat numérique tiers pour prouver à toute personne qui lit le document qu’il provient de vous – ce qui peut coûter plusieurs centaines de dollars par an. Bien que vous puissiez créer votre propre signature numérique, vous ne pourrez en vérifier l’authenticité que depuis votre ordinateur, ce qui n’est pas une bonne option pour envoyer des documents à d’autres personnes. Si vous devez envoyer de nombreux documents avec une signature numérique, l’achat d’un certificat numérique peut être judicieux, mais si ce n’est pas le cas, nous vous recommandons d’utiliser une simple signature électronique ou l’une des applications ci-dessous. Pour procéder à une signature numérique, cliquez sur le bouton de Microsoft Office, puis sur « Préparer », puis sur « Ajouter une signature numérique », et cliquez sur « Signer » – vous serez invité à créer un identifiant numérique à partir de là.

Si vous signez un document qui n’a pas été configuré pour le système de signature de Word, vous constaterez que le fait de cliquer sur la ligne de signature ne fait rien – mais c’est normal, car vous pouvez toujours insérer votre signature. Il vous suffit de placer votre curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter votre signature et de choisir « Insérer » puis « Image ». Sélectionnez votre fichier de signature et vous verrez votre signature apparaître dans le document. Ne vous inquiétez pas si l’image a perturbé le formatage du document, vous êtes sur le point d’y remédier.

Maintenant, cliquez sur votre signature et faites glisser les coins pour redimensionner votre signature jusqu’à ce qu’elle apparaisse à droite. Sélectionnez ensuite « Mise en page », « Texte enveloppé » et « Derrière le texte ». Vous pouvez alors utiliser les touches fléchées pour ajuster le placement de votre signature. Lorsque vous avez trouvé la bonne position, utilisez « Enregistrer sous » pour enregistrer votre document signé en tant que fichier PDF.

Ajout de votre signature à un document PDF

Signer un PDF est encore plus facile que signer un document Word ! Vous utilisez probablement déjà le logiciel Acrobat Reader DC d’Adobe pour les systèmes de bureau (gratuit pour Mac et Windows) pour lire les PDF, et il offre un moyen facile de signer des documents, qu’ils aient ou non été configurés pour accepter les signatures électroniques.

Il vous suffit d’ouvrir votre document, de cliquer sur « Outils », puis de cliquer sur « Remplir et signer ». Cliquez sur le bouton « Signer » dans la barre d’outils et vous serez invité à taper, dessiner ou utiliser une image de votre signature. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Appliquer » et faites glisser la signature à l’endroit souhaité. Si nécessaire, vous pouvez redimensionner votre signature dans les options de la barre d’outils. Acrobat enregistrera votre signature pour une utilisation ultérieure, ce qui facilitera la signature de votre prochain document.

Pour les utilisateurs de Mac, il existe une autre option : le visualiseur de PDF d’aperçu par défaut vous permet d’insérer facilement des signatures. Il vous suffit d’ouvrir votre document, de cliquer sur l’icône de la boîte à outils dans la barre de menu, puis sur l’icône de la signature. Vous pouvez capturer votre signature à l’aide de votre trackpad ou en signant votre nom sur un papier puis en utilisant l’appareil photo intégré de votre Mac. Il vous suffit de choisir si vous utilisez votre trackpad ou votre appareil photo, de signer ou de photographier votre signature, et de la faire glisser jusqu’à l’endroit où elle doit figurer sur le document. S’il faut la redimensionner, il suffit de faire glisser les coins de la case de signature jusqu’à ce qu’elle s’adapte parfaitement.

Signer des documents avec une application

Si les solutions ci-dessus ne vous conviennent pas ou si vous souhaitez simplement signer à l’aide de votre smartphone ou de votre tablette, les applications conçues pour la signature de documents vous simplifient la vie. Toutes les applications ci-dessous utilisent un cryptage et une sécurité au niveau de la banque et fournissent des signatures numériques authentifiées et juridiquement contraignantes. Pour ceux qui ont besoin d’une signature authentifiée, c’est probablement là que vous voulez chercher car ces options sont très économiques, que vous signiez un document par mois ou une douzaine.

SignNow

Bien qu’il soit destiné aux entreprises, avec des modèles de documents, SignNow n’est pas non plus un mauvais choix pour un usage personnel. En fait, c’est l’option la moins coûteuse si vous devez signer plus de trois documents par mois. SignNow fonctionne sur le web ou sur votre smartphone ou tablette, avec des applications mobiles pour iPhone, iPad et Android, ce qui facilite la signature de documents où que vous soyez.

La signature des documents est simple : Vous pouvez les télécharger à partir de votre courrier électronique, de votre rouleau d’appareil photo, des services de stockage en ligne (OneDrive, Google Drive et Box), ou de votre ordinateur. Il vous suffit de signer du doigt sur votre smartphone ou votre tablette, puis d’envoyer votre document signé à qui de droit par courrier électronique. Des applications sont disponibles pour iOS et Android.

Prix8 $ par utilisateur et par mois si facturé annuellement (96 $ par an) à SignNow

HelloSign

Si vous n’avez besoin de signer que quelques documents par mois, mais plus que le total des trois offres SignEasy, vous voudrez vous renseigner sur HelloSign – disponible pour iOS, et Android. Comme SignNow, il est simple d’importer des documents dans HelloSign : vous pouvez les récupérer directement depuis votre messagerie électronique et, pour l’iPhone, depuis Dropbox. Vous pouvez également récupérer des documents papier en prenant simplement une photo avec votre smartphone ou votre tablette photo. Quelle que soit la source, vous pouvez modifier ou annoter des documents à partir de l’application, les signer du doigt, puis les enregistrer, les partager ou les envoyer par courrier électronique.

Le bon et le mauvais côté de HelloSign, c’est le prix. Si vous n’avez pas besoin de signer beaucoup de documents, c’est gratuit jusqu’à trois signatures par mois. Mais si vous avez besoin de plus, c’est plus cher que SignNow à 13 dollars par mois.

Prix: Gratuit jusqu’à trois signatures par mois, 13 $ par mois si facturé annuellement (156 $/an) pour un nombre illimité de signatures chez HelloSign

Mis à jour le 29 mars 2009

[Image credit: digital signature via Shutterstock, Adobe, Microsoft, SignNow HelloSign]