Comprendre les macros dans Microsoft Word

Une macro est une série de commandes qui est enregistrée afin de pouvoir être lue (exécutée) à un moment ultérieur. Les macros sont idéales pour réduire la quantité de travail que vous devez effectuer sur une série d’étapes que vous exécutez fréquemment. Voici comment créer et tester une macro dans Microsoft Word.

Les instructions de cet article s’appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.

Pourquoi utiliser une macro

Avec une macro, vous pouvez obtenir les mêmes résultats en cliquant sur une commande au lieu de passer par toutes les étapes. Voici quelques façons d’utiliser les macros pour augmenter votre productivité :

• Insérez le logo et le nom de votre entreprise dans une police de caractères particulière.
• Insérez un tableau que vous devez créer régulièrement.
• Formater un document avec certaines caractéristiques, telles que la numérotation des pages et les paragraphes à double interligne.

La création et l’utilisation de macros est une compétence acquise, mais l’efficacité qui en résulte en vaut bien la peine.

Créer une macro

Il existe plus de 950 commandes dans Word, dont la plupart se trouvent dans des menus et des barres d’outils et sont associées à des touches de raccourci. Certaines de ces commandes, cependant, ne sont pas assignées par défaut aux menus ou aux barres d’outils. Avant de créer votre propre macro Word, vérifiez si elle existe et peut être assignée à une barre d’outils.

Pour voir les commandes disponibles dans Word, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le Voir onglet.

2. Choisissez Macros.

3. Sélectionnez Voir les macros.

   Ou bien, appuyez sur la touche Alt+F8 touche de raccourci pour accéder à la Macros boîte de dialogue.

4. Sélectionnez le Macros dans et choisissez Commandes de mots.

5. Dans la liste alphabétique des noms des commandements, mettez un nom en surbrillance pour afficher une description du commandement au bas de la Macros sous la boîte de dialogue Description label.

Si la commande que vous souhaitez créer existe, ne la dupliquez pas avec votre propre macro Word. Si elle n’existe pas, procédez à la création de votre macro Word.

Plan pour des macros Word efficaces

L’étape la plus importante dans la création de macros Word efficaces est une planification minutieuse. Cette planification consiste notamment à avoir une idée claire de ce que vous voulez que la macro Word réalise, de la manière dont elle facilitera votre travail futur et des circonstances dans lesquelles vous avez l’intention de l’utiliser.

Une fois que vous avez ces éléments à l’esprit, planifiez les étapes concrètes. C’est important car l’enregistreur se souviendra de tout ce que vous faites et l’inclura dans la macro. Par exemple, si vous tapez quelque chose puis le supprimez, chaque fois que vous exécutez cette macro, Word fera la même entrée puis la supprimera, ce qui donne une macro bâclée et inefficace.

Lorsque vous planifiez vos macros, voici quelques éléments à prendre en compte :

• Planifiez les commandes et l’ordre dans lequel vous voulez que la macro exécute les commandes.
• Connaissez les touches de raccourci des commandes que vous comptez utiliser. Cela est particulièrement important pour la navigation, car vous ne pouvez pas utiliser la souris pour naviguer dans la zone du document lorsque vous exécutez l’enregistreur. En outre, vous créerez une macro plus légère si vous utilisez une touche de raccourci plutôt que les touches fléchées.
• Prévoyez les messages que Word pourrait afficher et qui arrêteront la macro.
• Utilisez le moins d’étapes possible pour que la macro soit efficace.
• Faites au moins un essai avant de commencer à enregistrer.

Après avoir planifié votre macro Word et effectué une répétition, vous êtes prêt à l’enregistrer. Si vous avez planifié votre macro avec soin, l’enregistrement pour une utilisation ultérieure sera la partie la plus facile du processus. La seule différence entre créer une macro et travailler sur le document est que vous devez appuyer sur quelques boutons supplémentaires et faire quelques sélections dans les boîtes de dialogue.

Enregistrer la macro

Lorsque vous commencez à enregistrer une macro, le pointeur de la souris comporte une petite icône qui ressemble à une cassette à côté, indiquant que Word enregistre vos actions. Vous pouvez alors suivre les étapes que vous avez définies lors de la phase de planification. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur le bouton Stop (c’est le carré bleu à gauche). Une fois que vous avez appuyé sur le bouton Stop votre macro Word est prête à être utilisée.

Voici comment enregistrer une macro.

1. Allez à la page Voir et sélectionnez Macrospuis choisissez Macro d’enregistrement pour ouvrir le Macro d’enregistrement boîte de dialogue.

2. Dans le Nom de la macro dans la zone de texte, tapez un nom unique.

   Les noms peuvent contenir jusqu’à 80 lettres ou chiffres (sans symboles ni espaces) et doivent commencer par une lettre. Le nom doit être unique afin que vous puissiez déterminer ce qu’il fait sans avoir à vous référer à la description.

3. Dans le Description entrez une description des actions effectuées par la macro.

4. Choisissez si vous souhaitez que la macro soit disponible dans tous les documents ou seulement dans le document en cours. Si vous choisissez de limiter la disponibilité de la commande, mettez en évidence le nom du document dans le Stocker la macro dans menu déroulant.

   Par défaut, Word met la macro à disposition de tous vos documents, et vous trouverez probablement que c’est la solution la plus logique.

5. Lorsque vous avez saisi les informations pour la macro, sélectionnez OK. La barre d’outils des macros d’enregistrement apparaît dans le coin supérieur gauche de l’écran.

Pour mettre l’enregistrement en pause, sélectionnez l’option Pause de l’enregistrement / Reprise de l’enregistrement (c’est celui de droite). Pour reprendre l’enregistrement, sélectionnez-le à nouveau.

Tester la macro

L’objectif de la création de macros dans Word est d’accélérer votre travail en mettant à votre disposition des tâches répétitives et des séquences de commandes complexes. Assurez-vous que votre macro fonctionne comme prévu en la testant.

1. Pour lancer la macro, appuyez sur la touche Alt+F8 touche de raccourci pour afficher le Macros boîte de dialogue.

2. Mettez en évidence la macro dans la liste, puis sélectionnez Courir.

Si vous ne voyez pas votre macro, assurez-vous que l’emplacement correct se trouve dans le Macros dans boîte.

Créer des raccourcis clavier pour les macros

Si vous avez créé plusieurs macros, la recherche dans le Macros La boîte de dialogue prend du temps. Si vous attribuez aux macros une touche de raccourci, vous pouvez contourner la boîte de dialogue et accéder à votre macro directement depuis le clavier, de la même manière que vous utilisez les touches de raccourci pour accéder à d’autres commandes dans Word.

1. Sélectionnez Dossierpuis choisissez Options.

2. Dans le Options des mots allez dans le panneau de gauche et sélectionnez Ruban personnalisé.

3. Sélectionnez Personnaliser.

4. Dans le Catégories et faites défiler la liste jusqu’à Macros et sélectionnez la macro pour laquelle vous souhaitez créer un nouveau raccourci.

   Si une touche de raccourci est actuellement attribuée à la macro, le raccourci apparaîtra dans la case située sous le Clés actuelles label.

5. Si aucune touche de raccourci n’a été attribuée à la macro, ou si vous souhaitez créer une deuxième touche de raccourci pour la macro, sélectionnez le Appuyez sur une nouvelle touche de raccourci zone de texte.

6. Saisissez la touche de raccourci que vous souhaitez utiliser pour accéder à votre macro.

   Si la touche de raccourci est attribuée à une commande, un message dit Actuellement affecté à suivi du nom de la commande. Vous pouvez soit réaffecter la touche de raccourci en continuant, soit sélectionner une nouvelle touche de raccourci.

7. Sélectionnez le Enregistrer les modifications dans et choisissez Normal pour appliquer la modification à tous les documents créés dans Word.

   Pour utiliser la touche de raccourci uniquement dans le document en cours, sélectionnez le nom du document dans la liste.

8. Sélectionnez Affecter.

9. Sélectionnez Fermer pour enregistrer vos modifications.