Formulaire de saisie de données Excel

Un formulaire de données Excel est un moyen pratique de saisir des données dans une base de données Excel et de visualiser une ligne d’informations dans une feuille de calcul sans avoir à faire défiler la feuille. Les formulaires de données listent les en-têtes de colonnes dans une feuille de calcul afin qu’une rangée entière de données puisse être visualisée en une seule fois. Les formulaires de données sont également utilisés pour rechercher des enregistrements et modifier des enregistrements existants.

Ajouter l’icône du formulaire de saisie de données à la barre d’outils d’accès rapide

La première étape pour utiliser le formulaire de saisie des données consiste à ajouter l’icône du formulaire à la barre d’outils d’accès rapide. Il s’agit d’une opération unique. Une fois ajoutée, l’icône du formulaire reste disponible sur la barre d’outils d’accès rapide.

La barre d’outils d’accès rapide est utilisée pour stocker des raccourcis vers les fonctions fréquemment utilisées dans Excel. C’est également là que vous pouvez ajouter les raccourcis vers les fonctionnalités d’Excel qui ne sont pas disponibles sur le ruban.

Pour ajouter l’icône du formulaire à la barre d’outils d’accès rapide :

• Sélectionnez le Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide flèche déroulante.
• Choisissez Plus de commandes.

• Dans le Options d’Excel assurez-vous que la boîte de dialogue Barre d’outils d’accès rapide est sélectionné.
• Sélectionnez le Choisissez les commandes parmi la flèche déroulante et choisissez Tous les commandements.
• Faites défiler la liste alphabétique des commandes et sélectionnez Formulaire.

• Sélectionnez Ajouter.
• Sélectionnez OK pour ajouter le Formulaire au bouton Barre d’outils d’accès rapide.

• Vous trouverez le Formulaire à l’extrémité droite de la Barre d’outils d’accès rapide.

Ajouter les noms des champs de la base de données

Le formulaire de saisie des données est l’un des outils de données intégrés à Excel. Pour utiliser le formulaire, indiquez les intitulés des colonnes à utiliser dans votre base de données, cliquez sur l’icône du formulaire, et Excel fait le reste.

La façon la plus simple d’ajouter les noms des champs au formulaire est de les taper dans des cellules de la feuille de calcul. Le formulaire peut comprendre jusqu’à 32 en-têtes de colonne.

Pour suivre ce tutoriel, ouvrez une feuille de calcul Excel vierge et saisissez les données d’en-tête de colonne dans les cellules A1 à E1 comme indiqué dans l’image ci-dessous :

Ouvrir le formulaire de saisie des données

Une fois que votre feuille de travail contient les titres des colonnes, il est temps d’ouvrir le formulaire de saisie des données.

• Sélectionnez une cellule A2 pour en faire la cellule active.
• Allez à la page Barre d’outils d’accès rapide et sélectionnez Formulaire.

• Dans la boîte de dialogue d’avertissement, sélectionnez OK.

• Le formulaire contenant tous les intitulés des colonnes apparaît à l’écran.

• Vous êtes maintenant prêt à utiliser le formulaire pour saisir des données.

Ajouter des enregistrements de données avec le formulaire

Pour ajouter des enregistrements à la feuille de calcul, il suffit de taper les données dans les champs corrects du formulaire.

Ajoutez le premier enregistrement à la feuille de calcul en saisissant les données dans les champs du formulaire à côté des rubriques correctes :

• StudentID: SA267-567
• Nom de famille: Jones
• Initial: B.
• Âge: 21
• Programme: Langues

Appuyez sur la touche Tab pour vous déplacer d’un champ à l’autre. Sélectionnez Nouveau pour ajouter l’enregistrement à la feuille de travail et pour effacer les champs du deuxième enregistrement.

Ajoutez le deuxième enregistrement à la feuille de travail :

• StudentID: SA267-211
• Nom de famille: Williams
• Initial: J.
• Âge: 19
• Programme: Science

Sélectionnez Nouveau lorsque vous avez fini d’ajouter le disque.

Pour ajouter les enregistrements restants à la base de données du didacticiel, utilisez le formulaire pour saisir les données indiquées dans l’image ci-dessous dans des cellules A4 à E11.

Utilisez les outils de données du formulaire

Au fur et à mesure que de nouveaux enregistrements sont ajoutés à la feuille de calcul, il est important de maintenir l’intégrité des données. Maintenez les données à jour et pertinentes en corrigeant les erreurs de données, en mettant à jour les enregistrements, en supprimant les enregistrements obsolètes et en supprimant les enregistrements en double.

Le formulaire de saisie des données contient plusieurs outils qui permettent de trouver, de corriger et de supprimer facilement des enregistrements de la base de données. Ces outils se trouvent sur le côté droit du formulaire et comprennent

• Trouver Prév et Trouver la suite: Faites défiler la feuille de travail vers l’avant et vers l’arrière, un enregistrement à la fois.
• Supprimer: Supprimer des enregistrements de la feuille de travail.
• Restaurer: Annuler les modifications apportées à un enregistrement. La restauration fonctionne lorsqu’un enregistrement est affiché dans le formulaire. Lorsqu’un autre enregistrement est consulté ou que le formulaire est fermé, la fonction Restaurer devient inactive.
• Critères: Recherchez dans la feuille de calcul des enregistrements basés sur des critères spécifiques, tels que le nom, l’âge ou le programme.

Recherche de documents à l’aide d’un seul nom de champ

Voici comment utiliser le formulaire de saisie des données pour rechercher dans la base de données des enregistrements utilisant un en-tête de colonne, tel que Nom, Age ou Programme.

• Dans le formulaire de saisie des données, sélectionnez Critères.

  Lorsque vous sélectionnez CritèresLes champs du formulaire sont effacés du formulaire ; aucun enregistrement n’est supprimé de la feuille de calcul.

• Placez le curseur dans la Programme zone de texte et type Arts pour rechercher tous les étudiants inscrits dans le programme d’études artistiques.
• Sélectionnez Trouver la suite

• Les données du premier enregistrement qui correspond aux critères de recherche apparaissent dans le formulaire.

  Pour apporter des modifications à l’enregistrement, supprimez le texte existant et saisissez les données correctes.

• Sélectionnez Trouver la suite pour afficher des enregistrements supplémentaires qui correspondent aux critères de recherche.

Recherche de notices utilisant des noms de champs multiples

Le formulaire peut également être utilisé pour rechercher des documents à l’aide de critères multiples. Par exemple, pour rechercher des étudiants âgés de 18 ans et inscrits au programme d’études artistiques. Seuls les enregistrements qui correspondent aux deux critères s’affichent dans le formulaire.

• Sélectionnez Critères.
• Placez le curseur dans la Âge zone de texte et type 18.
• Placez le curseur dans la Programme zone de texte et type Arts.

• Sélectionnez Trouver la suite.
• Les données du premier enregistrement qui correspond aux critères de recherche apparaissent dans le formulaire.
• Sélectionnez Trouver la suite pour afficher des enregistrements supplémentaires qui correspondent aux critères de recherche.