Si vous créez fréquemment des documents qui contiennent le même formatage spécialisé, mais pas le même texte, automatisez le processus et gagnez un temps considérable en créant un modèle dans Word. Il s’agit par exemple de factures, de bordereaux d’expédition et de lettres types.
Les instructions de cet article s’appliquent à Word 2019, 2016, 2013 et 2010 ; et à Word pour Microsoft 365.
Contenu
Qu’est-ce qu’un modèle ?
Un modèle Microsoft Word est un document Word qui comprend un formatage spécifique, tel que du texte passe-partout, des macros, des en-têtes et des pieds de page, ainsi que des dictionnaires personnalisés, des barres d’outils et des entrées AutoText. Ces éléments sont présents chaque fois que vous ouvrez le modèle et ne peuvent être modifiés, même si vous changez le texte du document. Utilisez le modèle autant de fois que vous le souhaitez.
Planification d’un modèle Word
Avant de créer votre modèle Word, créez une liste de caractéristiques que vous souhaitez y inclure. Le temps que vous consacrerez à la planification vous fera gagner du temps et vous épargnera des tracas par la suite.
Voici quelques suggestions sur ce qu’il faut inclure :
- Texte qui est toujours inclus dans le document.
- Formatage comme les colonnes, les marges, les tabulations, les notes de fin de page et les notes de bas de page.
- Des macros pour automatiser les tâches.
- Un champ de date qui se met à jour automatiquement à chaque fois que le modèle est ouvert.
- Adresse et coordonnées.
- Champs ou AutoText pour les informations qui changent comme le numéro de page, le titre du document ou le chemin d’accès au fichier dans les en-têtes et les pieds de page.
- Texte en caractère de remplissage avec un formatage spécifique tel que la taille des caractères. Pensez à utiliser des mots descriptifs tels que TITLE ou INTRO comme caractères de remplissage.
Après avoir décrit tous les éléments de votre modèle, créez le prototype dans un document Word vierge. Incluez les éléments que vous avez énumérés, et apportez les ajustements nécessaires.
Enregistrez votre nouveau modèle
Une fois que vous avez terminé de créer le prototype de votre modèle, enregistrez le document comme modèle.
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Aller à Dossier.
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Sélectionnez Save As.
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Dans le Save As dans la boîte de dialogue Nom du fichier dans la zone de texte, tapez un modèle de nom de fichier descriptif.
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Sélectionnez le Sauvegarder comme type et choisissez Modèle Word.
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Le chemin d’accès au fichier change pour l’emplacement du modèle par défaut. Les modèles de ce dossier apparaissent dans la boîte de dialogue Modèles lorsque vous créez un nouveau document à partir d’un modèle. Cependant, vous pouvez choisir un autre dossier si vous le souhaitez.
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Sélectionnez Sauvegarder.
Votre document est maintenant enregistré comme modèle avec l’extension de fichier .dot ou .dotx et peut être utilisé pour générer de nouveaux documents basés sur celui-ci.
