Comment grouper en Excel

Le regroupement des lignes et des colonnes dans Excel permet de réduire et de développer les sections d’une feuille de calcul. Cela peut rendre des ensembles de données volumineux et complexes beaucoup plus faciles à comprendre. Les vues deviennent compactes et organisées. Cet article vous montre, étape par étape, comment regrouper et visualiser vos données.

Regroupement dans Excel

Vous pouvez créer des groupes en sélectionnant manuellement les lignes et les colonnes à inclure, ou vous pouvez demander à Excel de détecter automatiquement des groupes de données. Les groupes peuvent également être imbriqués dans d’autres groupes pour créer une hiérarchie à plusieurs niveaux. Une fois que vos données sont regroupées, vous pouvez développer et réduire individuellement les groupes, ou vous pouvez développer et réduire tous les groupes à un niveau donné de la hiérarchie.

Les groupes constituent un moyen très utile de naviguer et de visualiser des feuilles de calcul complexes et volumineuses. Ils permettent de se concentrer beaucoup plus facilement sur les données importantes. Si vous avez besoin de donner un sens à des données complexes, vous devriez absolument utiliser les groupes et vous pourriez également bénéficier de Power Pivot For Excel.

Comment utiliser Excel pour regrouper manuellement des lignes

Pour créer des groupes de lignes Excel, la méthode la plus simple consiste à sélectionner d’abord les lignes que vous souhaitez inclure, puis à les regrouper.

• Pour le groupe de lignes que vous souhaitez regrouper, sélectionnez le numéro de la première ligne et faites glisser vers le bas jusqu’au dernier numéro de ligne pour sélectionner toutes les lignes du groupe.

• Sélectionnez le Données onglet > Groupe > Lignes de groupe, ou sélectionnez simplement Groupeen fonction de la version d’Excel que vous utilisez.

• Une fine ligne apparaîtra à gauche des numéros de rangée, indiquant l’étendue des rangées groupées.
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  Sélectionnez le moins (-) pour faire tomber le groupe. De petites cases contenant les chiffres un et deux apparaissent également en haut de cette région, indiquant que la feuille de calcul a maintenant deux niveaux dans sa hiérarchie : les groupes et les lignes individuelles à l’intérieur des groupes.

• Les rangées ont été regroupées et peuvent maintenant être réduites et élargies selon les besoins. Il est ainsi beaucoup plus facile de se concentrer sur les seules données pertinentes.

Comment regrouper manuellement des colonnes dans Excel

Pour faire des colonnes de groupe Excel, les étapes sont presque les mêmes que pour les lignes.

• Pour le groupe de colonnes que vous souhaitez regrouper, sélectionnez la première lettre de la colonne et faites glisser jusqu’à la dernière lettre de la colonne, ce qui permet de sélectionner toutes les colonnes du groupe.

• Sélectionnez le Données onglet > Groupe > Colonnes de groupeou sélectionnez Groupeen fonction de la version d’Excel que vous utilisez.

• Une fine ligne apparaîtra au-dessus des lettres de la colonne. Cette ligne indique l’étendue des colonnes groupées.

  Sélectionnez le moins (-) pour faire tomber le groupe. De petites cases contenant les chiffres un et deux apparaissent également en haut de cette région, indiquant que la feuille de calcul a maintenant deux niveaux dans sa hiérarchie pour les colonnes, ainsi que pour les lignes.

• Les rangées ont été regroupées et peuvent maintenant être réduites et élargies selon les besoins.

Comment créer automatiquement des colonnes et des lignes de groupes Excel

Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus pour créer chaque groupe dans votre document, mais Excel peut détecter automatiquement des groupes de données et le faire pour vous. Excel crée des groupes où les formules font référence à une gamme continue de cellules. Si votre feuille de calcul ne contient aucune formule, Excel ne pourra pas créer automatiquement des groupes.

Sélectionnez le Données onglet > Groupe > Aperçu de l’automobile et Excel créera les groupes pour vous. Dans cet exemple, Excel a correctement identifié chacun des groupes de lignes. Comme il n’y a pas de total annuel pour chaque catégorie de dépenses, il n’a pas automatiquement regroupé les colonnes.

Comment créer une hiérarchie de groupes à plusieurs niveaux dans Excel

Dans l’exemple précédent, les catégories de revenus et de dépenses ont été regroupées. Il serait logique de regrouper également toutes les données pour chaque année. Vous pouvez le faire manuellement en appliquant les mêmes étapes que celles utilisées pour créer le premier niveau de groupes.

• Sélectionnez toutes les lignes à inclure.

• Sélectionnez le Données onglet > Groupe > Lignes de groupeou sélectionnez Groupeen fonction de la version d’Excel que vous utilisez.
• Une autre fine ligne apparaîtra à gauche des lignes représentant les groupes existants et indiquant l’étendue du nouveau groupe de lignes. Le nouveau groupe englobe deux des groupes existants et il y a maintenant trois petites cases numérotées en haut de cette région, ce qui signifie que la feuille de calcul a maintenant trois niveaux dans sa hiérarchie.

• Le tableur contient maintenant deux niveaux de groupes, avec des lignes individuelles à l’intérieur des groupes.

Comment créer automatiquement une hiérarchie à plusieurs niveaux

Excel utilise des formules pour détecter des groupes à plusieurs niveaux, tout comme il les utilise pour détecter des groupes individuels. Si une formule fait référence à plus d’une des autres formules qui définissent les groupes, cela indique que ces groupes font partie d’un groupe parent.

Pour reprendre l’exemple des flux de trésorerie, si nous ajoutons une ligne de marge brute à chaque année, qui est simplement le revenu moins les dépenses, cela permet à Excel de détecter que chaque année est un groupe et que les revenus et les dépenses sont des sous-groupes à l’intérieur de celui-ci. Sélectionnez la ligne Données onglet > Groupe > Aperçu de l’automobile pour créer automatiquement ces groupes à plusieurs niveaux.

Comment élargir et réduire les groupes

L’objectif de la création de ces groupes de lignes et/ou de colonnes est de permettre de masquer certaines régions de la feuille de calcul, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble claire de l’ensemble de la feuille de calcul.

• Pour effacer toutes les lignes, sélectionnez l’option boîte numéro 1 en haut de la région, à gauche des numéros de rangée.

• Sélectionnez le boîte numéro deux pour élargir le premier niveau de groupes et rendre visible le deuxième niveau de groupes. Les lignes individuelles dans les groupes du deuxième niveau restent cachées.

• Sélectionnez le boîte numéro trois pour élargir le deuxième niveau de groupes afin que les lignes individuelles de ces groupes soient également visibles.

  Il est également possible d’élargir et d’effondrer des groupes individuels. Pour ce faire, sélectionnez l’option Plus (+) ou Moins (-) qui semble marquer un groupe qui s’est soit effondré soit élargi. De cette façon, les groupes à différents niveaux de la hiérarchie peuvent être visualisés selon les besoins.