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Comment partager un dossier dans Outlook

Il existe de nombreuses façons de partager un dossier dans Outlook avec d’autres personnes. Cela peut faciliter le travail en équipe ou sur un projet lorsque toutes les communications sont réunies en un seul endroit, et cela peut être un excellent moyen de gérer les activités du ménage, les finances, et bien d’autres choses encore. Apprenez comment créer des dossiers partagés dans Outlook et organiser votre travail.

Vous devez avoir accès au serveur Exchange. C’est le seul moyen de gérer ou de partager vos dossiers Outlook.

Contenu

Comment partager un dossier dans Outlook 2016

Avant d’essayer de partager un dossier, vous devez vérifier si votre administrateur vous autorise à le faire. Si c’est le cas, voici ce que vous devez faire :

  1. Ouvrez Outlook comme vous le feriez normalement.

  2. Trouvez le dossier que vous souhaitez partager avec quelqu’un.

  3. Une fois localisé, cliquez sur le dossier avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Propriétés

  4. Dans la fenêtre des propriétés, sélectionnez le Autorisations onglet.

  5. Sélectionnez Ajouter.

  6. Dans la liste des adresses électroniques sur le serveur, sélectionnez celle avec laquelle vous souhaitez partager le dossier dans Outlook.

Comment ouvrir un dossier partagé dans Outlook

Si une autre personne a partagé un dossier avec vous, assurez-vous qu’elle vous a donné les bonnes autorisations. Vous recevrez très probablement une invitation de partage par courrier électronique et il vous suffira de sélectionner Ouvrir ce Notes/Tâches/Journal/Contacts/Calendrier dans le coin supérieur gauche.

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Pensez à conserver l’e-mail d’invitation dans le dossier partagé.

Si vous supprimez l’e-mail d’invitation, le contenu partagé vous est toujours accessible, il y a juste quelques étapes supplémentaires. Il vous suffit de sélectionner l’option Dossier puis sélectionnez Calendrier partagé ouvert/Contacts/Journal/Notes/Tâches.

Cela fonctionne sur les perspectives 2010, 2013, 2016 et 2019

Comment supprimer un dossier partagé

Que vous partagiez un dossier ou que vous en supprimiez un, le processus est à peu près le même. Si un dossier a été partagé avec vous, le moyen le plus simple de s’en débarrasser est de demander à la personne qui vous a accordé l’accès de révoquer toutes les autorisations.

Si vous devez empêcher quelqu’un de consulter votre dossier partagé, suivez ces quelques étapes :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier partagé dans Outlook, puis sélectionnez Propriétés.

  2. Sélectionnez le Partage de dossiers onglet.

  3. Choisissez l’utilisateur avec lequel vous ne voulez plus partager le dossier, puis sélectionnez Supprimer.

Niveaux d’autorisation dans les dossiers partagés dans Outlook

Il existe un moyen de limiter ce que les gens peuvent faire dans un dossier partagé en utilisant toute une série de règles de permission.

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Ouvrez Outlook, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Propriétés > Autorisations. De là, sélectionnez le Niveau d’autorisation et choisissez un niveau différent pour chaque personne avec laquelle vous pourriez partager le dossier.

Par exemple, si vous sélectionnez Propriétairecette personne peut tout faire, mais si vous choisissez RéviseurLa seule chose qu’ils peuvent faire est de lire les articles et rien d’autre.

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