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Les catégories de contact comme listes de distribution dans Outlook

Les listes de distribution Outlook sont pratiques pour envoyer rapidement des courriels à un groupe de personnes. Une façon de créer une liste de distribution de courrier électronique flexible est de catégoriser les contacts à l’aide de la fusion de courrier Outlook. Outlook attribue un nombre quelconque de catégories à vos contacts. Ensuite, triez votre carnet d’adresses par catégorie pour créer une liste de distribution polyvalente.

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 ; et Outlook pour Microsoft 365.

Contenu

Utiliser les catégories de contacts comme listes de distribution dans Outlook

Pour créer une liste de distribution ou de diffusion avec des catégories dans Outlook 2019, 2016, 2013 et 2010 :

  1. Dans Outlook, sélectionnez Personnes. Ou bien, appuyez sur Ctrl+3.

  2. Mettez en évidence les contacts que vous souhaitez ajouter à la liste de diffusion. Pour mettre en évidence plusieurs entrées contiguës, appuyez sur Ctrl et sélectionner des contacts. Pour sélectionner une plage, appuyez sur Shift, puis sélectionnez le premier et le dernier contact dans la gamme.

    Pour ajouter des personnes qui ne sont pas dans vos contacts Outlook, appuyez sur Ctrl+N pour créer un nouveau contact.

  3. Allez à la page Accueil onglet.

  4. Dans le Tags groupe, sélectionnez Catégoriser.

  5. Sélectionnez Toutes les catégories.

  6. Dans le Catégories de couleurs dans la boîte de dialogue, sélectionnez Nouveau.

  7. Dans le Ajouter une nouvelle catégorie entrez un nom pour la liste de diffusion.

  8. Sélectionnez le Couleur et choisissez Aucune ou attribuer une couleur.

  9. Sélectionnez OK.

  10. Dans le Catégories de couleurs vérifiez que la nouvelle catégorie est sélectionnée.

  11. Sélectionnez OK.

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Ajouter des membres à une liste de distribution

Pour ajouter de nouveaux membres à la liste de distribution à tout moment :

  1. Aller à Personnes.

  2. Mettez en évidence les contacts que vous souhaitez ajouter à la liste.

  3. Allez à la page Accueil onglet.

  4. Dans le Tags groupe, sélectionnez Catégoriser.

  5. Sélectionnez la catégorie de la liste.

  6. Si la catégorie n’apparaît pas dans le menu, sélectionnez Toutes les catégoriesPour accéder à la liste des catégories, sélectionnez la case à cocher de la catégorie de la liste, puis sélectionnez OK.

Envoyez un message à la liste de distribution de votre catégorie

Pour composer un nouveau message ou une demande de réunion à tous les membres de la liste de diffusion de la catégorie :

  1. Aller à Personnes.

  2. Sélectionnez Recherche de contacts ou de la presse Ctrl+E.

  3. Allez à la page Recherchez onglet.

  4. Dans le Affiner groupe, sélectionnez Catégorisé.

  5. Sélectionnez la catégorie souhaitée.

  6. Allez à la page Accueil onglet.

  7. Dans le Actions groupe, sélectionnez Fusion de courrier.

  8. Dans le Contacts pour la fusion de courrier dans la boîte de dialogue, sélectionnez Tous les contacts dans la vue actuelle.

  9. Sélectionnez le Type de document et choisissezLettres types.

  10. Sélectionnez le Fusionner avec et choisissez Courriel.

  11. Dans le Objet du message dans la zone de texte, entrez le sujet du courriel.

  12. Sélectionnez OK.

  13. Composez le texte du courriel en Word. Allez à la page Courrier électronique pour utiliser les outils de l’onglet Écrire et insérer des champs pour personnaliser les salutations de chaque destinataire et insérer d’autres champs du carnet d’adresses. Sélectionnez Aperçu des résultats pour afficher vos champs et règles dans le courriel pour chaque destinataire.

  14. Sélectionnez Finition et fusion > Envoyer des messages électroniques.

  15. Dans le Fusionner avec le courrier électronique sélectionnez la boîte de dialogue À l’adresse suivante : et choisissez Courriel.

  16. Sélectionnez le Format du courrier et choisissez Texte en clair ou HTML.

  17. Dans le Envoyer des enregistrements section, sélectionnez Tous.

  18. Sélectionnez OK.

  19. Si vous y êtes invité, sélectionnez Autoriser.

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Utiliser les catégories de contacts comme listes de distribution dans Outlook 2007

Pour créer une liste de distribution ou de diffusion avec des catégories dans Outlook 2007 :

  1. Aller à Contacts.

  2. Mettez en évidence les contacts que vous souhaitez ajouter à votre nouvelle liste de diffusion.

    Pour ajouter de nouveaux membres plus tard, affectez-les individuellement à la catégorie appropriée.

  3. Sélectionnez le Catégoriser bouton de la barre d’outils. Ou, sélectionnez Actions > Catégoriser dans le menu.

  4. Sélectionnez Toutes les catégories.

  5. Sélectionnez Nouveau.

  6. Entrez un nom pour la liste de diffusion.

  7. Sélectionnez le Couleur et choisissez Aucune.

  8. Sélectionnez OK.

  9. Vérifiez que la nouvelle catégorie est cochée et sélectionnez OK.

Envoyez un message à votre liste de distribution de catégories dans Outlook 2007

Pour composer un nouveau message ou une demande de réunion à tous les membres de la liste de distribution par catégorie :

  1. Aller à Contacts.

  2. Sélectionnez Voir > Vue actuelle > Par catégorie.

  3. Sélectionnez l’intitulé de la catégorie de liste souhaitée.

  4. Sélectionnez Actions > Créer > Nouveau message à contacter ou Actions > Créer > Nouvelle demande de réunion à contacter.

  5. Sélectionnez OK si Outlook vous informe que votre action s’appliquera à tous les éléments du groupe.

  6. Sélectionnez le À l’adresse suivante : ou le champ Bcc champ. Pour les messages de liste, pensez à ajouter des adresses dans le champ Bcc pour éviter de révéler l’adresse de chaque contact.

    Si un contact possède plusieurs adresses électroniques, Outlook ajoute chaque adresse. Supprimez les adresses inutiles pour éviter d’envoyer un double de l’e-mail à votre contact.

  7. Dans le À l’adresse suivante : entrez votre adresse électronique.

  8. Composez le message ou la demande de réunion.

  9. Envoyez le message.

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