Trop de données dans une seule colonne peut rendre votre feuille de calcul Microsoft Excel plus difficile à lire. Pour l’améliorer, vous devriez envisager de fractionner votre colonne en utilisant les fonctions « Text to Columns » ou « Flash Fill ».
« Text to Columns » remplacera votre colonne unique par plusieurs colonnes utilisant les mêmes données. Le « Flash Fill » reproduit les données, les divisant en nouvelles colonnes individuelles tout en laissant la colonne originale intacte.
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Comment utiliser le texte pour les colonnes dans Excel
Microsoft Excel comprend une fonction spéciale qui vous permet de fractionner les colonnes extra longues. Il le fait en séparant les colonnes à l’aide de délimiteurs, comme des virgules ou des points-virgules, qui séparent les données.
Cette fonction fonctionne en utilisant la fonction « Text to Columns », à laquelle vous pouvez accéder à partir de l’onglet « Data » de votre ruban Microsoft Excel.
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Pour tester cette fonctionnalité, nous utiliserons un ensemble de données (une liste d’employés, indiquant les noms, les dates de naissance et d’autres informations) dans une seule colonne. Chaque section de données se trouve dans une cellule unique, séparée par un point-virgule.
Vous devez d’abord sélectionner les cellules contenant vos données (cellules A1 à A12 dans l’exemple ci-dessus).
Dans l’onglet « Données » d’Excel, cliquez sur le bouton « Texte aux colonnes » qui se trouve dans la section « Outils de données ».
Par défaut, Excel choisira d’essayer de séparer les données de votre colonne unique par chaque onglet qu’il trouve. C’est très bien, mais pour notre exemple, nous utilisons des données séparées par des points-virgules.
Choisissez votre option de délimitation dans le menu latéral. Dans notre exemple, le délimiteur choisi est un point-virgule.
Vous pouvez voir à quoi ressembleront les données converties dans la section « Aperçu des données » au bas du menu.
Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur « Suivant » pour continuer.
Vous devez maintenant définir les types de cellules pour chaque colonne. Par exemple, si vous avez une colonne avec des dates, vous pouvez définir le format de date approprié pour cette colonne. Par défaut, chaque colonne sera réglée sur le paramètre « Général ».
Grâce à cette option, Excel tentera de définir automatiquement le type de données pour chaque colonne. Pour les définir manuellement, cliquez d’abord sur votre colonne dans la section « Aperçu des données ». De là, sélectionnez le type de données approprié dans la section « Format des données de la colonne ».
Si vous voulez sauter complètement une colonne, sélectionnez votre colonne, puis choisissez l’option « Ne pas importer la colonne (sauter) ». Cliquez sur « Terminer » pour commencer la conversion.
Votre colonne unique séparera chaque section, à l’aide des délimiteurs, en colonnes individuelles en utilisant les options de formatage des cellules que vous avez sélectionnées.
Comment utiliser Flash Fill dans Excel
Si vous souhaitez conserver vos données d’origine intactes tout en les séparant, vous pouvez utiliser la fonction « Flash Fill » à la place.
En utilisant notre exemple de liste d’employés, nous avons une seule colonne (colonne A) en tête de ligne, avec un délimiteur en point-virgule séparant chaque bit de données.
Pour utiliser la fonction « Flash Fill », commencez par taper les en-têtes de colonne de la ligne 1. Dans notre exemple, « Identification de l’employé » irait dans la cellule B1, « Prénom » dans la cellule C1, etc.
Pour chaque colonne, sélectionnez votre ligne d’en-tête. Commencez par B1 (l’en-tête « Employee ID » dans cet exemple) et ensuite, dans la section « Data Tools » de l’onglet « Data », cliquez sur le bouton « Flash Fill ».
Si les données sont correctement formatées dans votre colonne d’origine, Excel séparera automatiquement le contenu en utilisant la cellule d’en-tête d’origine (A1) comme guide. Si vous recevez une erreur, tapez la valeur suivante dans l’ordre dans la cellule située sous votre cellule d’en-tête, puis cliquez à nouveau sur le bouton « Remplissage Flash ».
Dans notre exemple, ce serait le premier exemple de données dans la cellule B2 (« 101 ») après la cellule d’en-tête dans B1 (« Employee ID »).
Chaque nouvelle colonne sera remplie avec les données de la colonne originale, en utilisant les premières ou deuxièmes lignes initiales comme guide pour choisir les données correctes.
Dans l’exemple ci-dessus, la longue colonne (colonne A) a été séparée en six nouvelles colonnes (B à G).
Comme la disposition des lignes 1 à 12 est la même, la fonction « Flash Fill » permet de copier et de séparer les données, en utilisant la ligne d’en-tête et le premier bit de données.
https://www.howtogeek.com/450927/how-to-make-one-long-column-into-multiple-columns-in-excel/
