Comment trier les données dans Excel

Lorsque vous disposez d’un grand nombre de données, il peut être accablant si elles ne sont pas triées correctement dans votre classeur. Apprenez différentes méthodes pour trier les données dans Excel afin de devenir plus productif et de rendre vos feuilles de calcul plus faciles à gérer.

Sélectionnez les données à trier

Avant de pouvoir trier les données, Excel doit connaître la plage exacte qui doit être triée. Excel sélectionnera des zones de données connexes tant que les données remplissent ces conditions :

• Il n’y a pas de lignes ou de colonnes vides dans une zone de données connexes.
• Les lignes et les colonnes vierges se trouvent entre les zones de données connexes.

Excel détermine si la zone de données comporte des noms de champs et exclut la ligne des enregistrements à trier. Permettre à Excel de sélectionner la plage à trier peut être risqué, surtout avec de grandes quantités de données difficiles à vérifier.

Pour vous assurer que les données correctes sont sélectionnées, mettez en évidence la plage avant de commencer le tri. Si la même plage doit être triée plusieurs fois, la meilleure approche consiste à lui donner un nom.

Clé de tri et ordre de tri dans Excel

Le tri nécessite l’utilisation d’une clé de tri et d’un ordre de tri. La clé de tri correspond aux données de la ou des colonnes que vous souhaitez trier et est identifiée par l’en-tête de la colonne ou le nom du champ. Dans l’image ci-dessous, les clés de tri possibles sont le numéro d’étudiant, le nom, l’âge, le programme et le mois de début.

Trier les données rapidement

Pour effectuer un tri rapide, sélectionnez une seule cellule dans la colonne contenant la clé de tri. Choisissez ensuite la manière dont vous souhaitez que les données soient triées. Voici comment faire :

1. Sélectionnez une cellule dans la colonne contenant la clé de tri.
2. Sélectionnez Accueil.
3. Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir le menu déroulant des options de tri.
4. Choisissez la manière dont vous souhaitez trier les données. Choisissez l’ordre croissant ou décroissant.

Lors de l’utilisation de Sort & Filter, les options d’ordre de tri dans la liste déroulante changent en fonction du type de données dans la plage sélectionnée. Pour les données textuelles, les options sont Trier de A à Z et Trier de Z à A. Pour les données numériques, les options sont Trier du plus petit au plus grand et Trier du plus grand au plus petit.

Trier plusieurs colonnes de données dans Excel

En plus d’effectuer un tri rapide basé sur une seule colonne de données, la fonction de tri personnalisé d’Excel vous permet de trier sur plusieurs colonnes en définissant plusieurs clés de tri. Dans les tris multi-colonnes, les clés de tri sont identifiées en sélectionnant les titres des colonnes dans la boîte de dialogue Trier.

Comme pour un tri rapide, les clés de tri sont définies en identifiant les en-têtes de colonnes ou les noms de champs, dans le tableau contenant la clé de tri.

Exemple de tri sur plusieurs colonnes

Dans l’exemple ci-dessous, les données comprises entre A2 et E12 sont triées sur deux colonnes de données. Les données sont d’abord triées par nom, puis par âge.

Pour trier plusieurs colonnes de données :

1. Mettez en évidence la gamme de cellules à trier. Dans cet exemple, les cellules A2 à E12 sont sélectionnées.
2. Sélectionnez Accueil.
3. Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
4. Sélectionnez Trier sur mesure pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
5. Placez un chèque à côté de Mes données ont des en-têtes.
6. Sous le titre de la colonne, sélectionnez le Trier par flèche vers le bas et choisissez Nom de la liste déroulante pour d’abord trier les données par la colonne Nom.
7. Sous la rubrique « Sort On », laissez le réglage comme Valeurs des cellules. Le tri est basé sur les données réelles du tableau.
8. Sous le titre Ordre, sélectionnez la flèche vers le bas et choisissez Z à A pour trier les données du nom par ordre décroissant.
9. Sélectionnez Ajouter un niveau pour ajouter une deuxième option de tri.
10. Sous le titre de la colonne, sélectionnez le Puis par la flèche vers le bas et choisir Âge pour trier les enregistrements avec des noms en double selon la colonne Âge.
11. Sous la rubrique Ordre, choisissez Du plus grand au plus petit dans la liste déroulante pour trier les données sur l’âge par ordre décroissant.
12. Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue et trier les données.

En conséquence de la définition d’une deuxième clé de tri, illustrée dans l’exemple ci-dessous, les deux enregistrements ayant des valeurs identiques pour le nom sont triées par ordre décroissant en utilisant l’âge champ. Ainsi, le record de l’élève Wilson J., 21 ans, est antérieur à celui de Wilson P., 19 ans.

La première rangée : En-têtes de colonne ou données

L’éventail de données sélectionnées pour le tri dans l’exemple ci-dessus comprenait les en-têtes de colonne au-dessus de la première ligne de données. Cette ligne contient des données qui sont différentes de celles des lignes suivantes. Excel a déterminé que la première ligne contient les intitulés de colonne et a ajusté les options disponibles dans la boîte de dialogue Trier pour les inclure.

Excel utilise le formatage pour déterminer si une ligne contient des en-têtes de colonne. Dans l’exemple ci-dessus, les intitulés de colonne sont une police différente de celle des données des autres lignes.

Excel utilise cette différence pour déterminer si la première ligne est une ligne de titre. Si Excel fait une erreur, la boîte de dialogue Trier contient une case à cocher Mes données ont des en-têtes qui annule cette sélection automatique.

Trier les données par date ou heure dans Excel

En plus du tri alphabétique des données textuelles ou des chiffres du plus grand au plus petit, les options de tri d’Excel incluent le tri des valeurs de date. Les ordres de tri disponibles pour les dates comprennent :

• Ordre croissant : Du plus ancien au plus récent.
• Par ordre décroissant : Du plus récent au plus ancien.

Boîte de dialogue « Quick Sort » vs. « Sort

Les dates et heures qui sont formatées en tant que données numériques, comme la date d’emprunt dans l’exemple ci-dessus, utilisent la méthode de tri rapide pour trier sur une seule colonne. Pour les tris impliquant plusieurs colonnes de dates ou d’heures, utilisez la boîte de dialogue Trier de la même manière que pour le tri de plusieurs colonnes de données numériques ou textuelles.

Exemple de tri par date

Pour effectuer un tri rapide par date en ordre croissant, du plus ancien au plus récent :

1. Mettez en évidence la gamme de cellules à trier. Pour suivre l’exemple ci-dessus, mettez en évidence les cellules G2 à K7.
2. Sélectionnez Accueil.
3. Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
4. Sélectionnez Trier sur mesure pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
5. Sous le titre de la colonne, sélectionnez le Trier par flèche vers le bas et choisissez Emprunté pour d’abord trier les données en fonction de la date d’emprunt.
6. Sous la rubrique « Sort On », choisissez Valeurs des cellules. Le tri est basé sur les données réelles du tableau.
7. Sous la rubrique Ordre de tri, choisissez Du plus ancien au plus récent dans la liste déroulante.
8. Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue pour fermer la boîte de dialogue et trier les données.

Données mixtes et tri rapide

Lorsque vous utilisez la méthode de tri rapide, si les enregistrements contenant des données textuelles et des données numériques sont mélangés, Excel trie les données numériques et textuelles séparément en plaçant les enregistrements contenant des données textuelles au bas de la liste triée.

Avertissement de tri possible

Si la boîte de dialogue Trier est utilisée, même pour les tris sur une colonne, Excel peut afficher un message vous avertissant qu’il a rencontré des données stockées sous forme de texte et vous donne le choix de le faire :

• Trier tout ce qui ressemble à un numéro comme un numéro.
• Trier les numéros et les numéros stockés sous forme de texte séparément.

Si vous choisissez la première option, Excel tente de placer les données textuelles au bon endroit dans les résultats du tri. Si vous choisissez la deuxième option, Excel place les enregistrements contenant des données textuelles au bas des résultats du tri, comme il le fait pour les tris rapides.

Trier les données par jours de la semaine ou par mois dans Excel

Vous pouvez également trier les données par jours de la semaine ou par mois de l’année en utilisant la même liste personnalisée intégrée qu’Excel utilise pour ajouter des jours ou des mois à une feuille de calcul à l’aide de la poignée de remplissage. Ces listes permettent de trier les données par jours ou par mois de manière chronologique plutôt que par ordre alphabétique.

Comme pour les autres options de tri, les valeurs de tri d’une liste personnalisée peuvent être affichées par ordre croissant (du dimanche au samedi ou de janvier à décembre) ou décroissant (du samedi au dimanche ou de décembre à janvier).

Dans l’image ci-dessus, les étapes suivantes ont été suivies pour trier l’échantillon de données dans la gamme A2 à E12 par mois de l’année :

1. Mettez en évidence la gamme de cellules à trier.
2. Sélectionnez Accueil.
3. Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
4. Sélectionnez Trier sur mesure pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
5. Sous la rubrique Colonne, choisissez Mois Début dans la liste déroulante pour trier les données par mois de l’année.
6. Sous la rubrique Trier sur, sélectionnez Valeurs des cellules. Le tri est basé sur les données réelles du tableau.
7. Sous la rubrique Ordre, sélectionnez le flèche vers le bas à côté de l’option par défaut A à Z pour ouvrir le menu déroulant.
8. Choisissez Liste personnalisée pour ouvrir la boîte de dialogue Listes personnalisées.
9. Dans la fenêtre de gauche de la boîte de dialogue, sélectionnez Janvier, février, mars, avril.
10. Sélectionnez OK pour confirmer la sélection et revenir à la boîte de dialogue Trier.
11. La liste choisie (janvier, février, mars, avril) s’affiche sous la rubrique Ordre.
12. Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue et trier les données par mois de l’année.

Par défaut, les listes personnalisées sont affichées uniquement en ordre croissant dans la boîte de dialogue Listes personnalisées. Pour trier les données par ordre décroissant en utilisant une liste personnalisée après avoir sélectionné la liste souhaitée afin qu’elle soit affichée sous l’en-tête Ordre dans la boîte de dialogue Trier :

1. Sélectionnez la flèche vers le bas à côté de la liste affichée, par exemple Janvier, février, mars, avril pour ouvrir le menu déroulant.
2. Dans le menu, sélectionnez l’option de liste personnalisée qui s’affiche en ordre décroissant, comme Décembre, novembre, octobre, septembre.
3. Cliquez sur OK pour trier les données par ordre décroissant en utilisant la liste personnalisée.

Trier par lignes pour réorganiser les colonnes dans Excel

Comme le montrent les options de tri précédentes, les données sont normalement triées à l’aide des en-têtes de colonne ou des noms de champ. Le résultat est le ré-ordonnancement de lignes ou d’enregistrements entiers de données. Une option de tri moins connue, et donc moins utilisée dans Excel, consiste à trier par ligne, ce qui a pour effet de réorganiser l’ordre des colonnes de gauche à droite dans une feuille de calcul.

Personnaliser l’ordre des colonnes

Cependant, il est très rare que l’ordre correct des colonnes soit une tâche simple en raison des limites des options de tri ascendant et descendant des valeurs. En général, il est nécessaire d’utiliser un ordre de tri personnalisé, et Excel comprend des options de tri par couleur de cellule ou de police ou par des icônes de formatage conditionnel.

La façon la plus simple d’indiquer à Excel l’ordre des colonnes est d’ajouter une ligne au-dessus ou au-dessous du tableau de données contenant des chiffres qui indiquent l’ordre des colonnes de gauche à droite. Le tri par lignes devient alors une simple question de tri des colonnes les plus petites aux plus grandes par la ligne contenant les chiffres.

Une fois le tri effectué, la ligne de chiffres ajoutée peut facilement être supprimée.

Exemple de tri par rangée

Dans l’échantillon de données utilisé pour cette série sur les options de tri d’Excel, la colonne ID de l’étudiant a toujours été la première à gauche, suivie de Nom et ensuite d’Âge.

Dans ce cas, comme le montre l’image ci-dessus, des numéros ont été ajoutés aux colonnes pour préparer la feuille de travail afin de réorganiser les colonnes de sorte que la colonne Programme soit la première à gauche, suivie de Début du mois, Nom, Âge et ID de l’étudiant.

Voici comment modifier l’ordre des colonnes :

1. 1. Insérez une ligne vierge au-dessus de la ligne contenant les noms des champs.
   2. Dans cette nouvelle ligne, entrez les chiffres suivants de gauche à droite en commençant par la colonne A : 5, 3, 4, 1, 2.
   3. Mettez en évidence la plage à trier. Dans cet exemple, mettez en surbrillance A2 à E13.
   4. Sélectionnez Accueil.
   5. Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
   6. Sélectionnez Trier sur mesure pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
   7. Sélectionnez Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options de tri.
   8. Dans la section Orientation, sélectionnez Trier de gauche à droite pour trier l’ordre des colonnes de gauche à droite dans la feuille de travail.
   9. Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue Options de tri.
   10. Avec le changement d’orientation, l’en-tête de la colonne dans la boîte de dialogue de tri devient une ligne.
   11. Sélectionnez le Trier par flèche vers le bas et choisir Rangée 2. Il s’agit de la ligne contenant les numéros de douane.
   12. Sous la rubrique « Sort On », choisissez Valeurs des cellules.
   13. Sous la rubrique Ordre, choisissez Du plus petit au plus grand dans la liste déroulante pour trier les numéros de la ligne 2 par ordre croissant.
   14. Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue et trier les colonnes de gauche à droite en fonction des chiffres de la ligne 2.
   15. L’ordre des colonnes commence par le programme, suivi du mois de début, du nom, de l’âge et de la carte d’étudiant.

Utilisez les options de tri personnalisé d’Excel pour réorganiser les colonnes

Bien que des tris personnalisés soient disponibles dans la boîte de dialogue Trier dans Excel, ces options ne sont pas faciles à utiliser lorsqu’il s’agit de réorganiser les colonnes d’une feuille de calcul. Les options de création d’un ordre de tri personnalisé disponibles dans la boîte de dialogue Trier sont de trier les données par couleur de cellule, couleur de police et icône.

À moins que chaque colonne n’ait déjà fait l’objet d’une mise en forme unique, par exemple avec des couleurs de police ou de cellule différentes, cette mise en forme doit être ajoutée aux cellules individuelles de la même ligne pour que chaque colonne soit réorganisée.

Par exemple, pour utiliser la couleur de la police pour réorganiser les colonnes :

1. Sélectionnez le nom de chaque champ et changez la couleur de la police pour chacun. Par exemple, changez Programme en rouge, Début du mois en vert, Nom en bleu, Âge en orange et Carte d’étudiant en violet.
2. Dans la boîte de dialogue Trier, sélectionnez Trier par et choisir Rangée 2.
3. Sous la rubrique Trier sur, choisissez Couleur de la police.
4. Sous l’en-tête Ordre, définissez manuellement l’ordre des couleurs des noms de champs pour qu’il corresponde à l’ordre des colonnes souhaité.
5. Après le tri, réinitialisez la couleur de la police pour chaque nom de champ.