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Ms Excel

Comment utiliser le texte dans les colonnes comme un Excel Pro

La fonction Texte en colonnes d’Excel divise le texte d’une cellule en plusieurs colonnes. Cette simple tâche peut épargner à l’utilisateur la peine de séparer manuellement le texte d’une cellule en plusieurs colonnes.

Nous commencerons par un exemple simple de division de deux échantillons de données en colonnes séparées. Ensuite, nous explorerons deux autres utilisations de cette fonctionnalité que la plupart des utilisateurs d’Excel ne connaissent pas.

Contenu

Texte en colonnes avec texte délimité

Pour le premier exemple, nous utiliserons le modèle « Text to Columns » avec des données délimitées. C’est le scénario le plus courant pour le fractionnement de texte, nous commencerons donc par celui-ci.

Dans l’exemple de données ci-dessous, nous avons une liste de noms dans une colonne. Nous aimerions séparer le prénom et le nom de famille dans différentes colonnes.

Liste des noms à séparer par des colonnes de texte

Dans cet exemple, nous souhaitons que le prénom reste dans la colonne A pour que le nom de famille passe dans la colonne B. Nous avons déjà quelques informations dans la colonne B (le ministère). Nous devons donc d’abord insérer une colonne et lui donner un en-tête.

Colonne insérée pour les noms de famille

Ensuite, sélectionnez la plage de cellules contenant les noms, puis cliquez sur Données > Texte aux colonnes

Bouton

Cela ouvre un assistant dans lequel vous effectuerez trois étapes. La première étape consiste à spécifier comment le contenu est séparé. Délimité signifie que les différents morceaux de texte que vous voulez séparer sont séparés par un caractère spécial tel qu’un espace, une virgule ou une barre oblique. C’est celui que nous allons choisir ici. (Nous parlerons de l’option de largeur fixe dans la prochaine section).

Etape 1 de l'assistant Texte en colonnes

Dans la deuxième étape, précisez le caractère du délimiteur. Dans notre exemple simple de données, le nom et le prénom sont délimités par un espace. Nous allons donc supprimer la coche de l’option « Tab » et ajouter une coche à l’option « Espace ».

Etape 2 de l'assistant Texte en colonnes

Dans l’étape finale, nous pouvons formater le contenu. Dans notre exemple, nous n’avons pas besoin d’appliquer un quelconque formatage, mais vous pourriez faire des choses comme préciser si les données sont au format texte ou au format date, et même le paramétrer de manière à ce qu’un format se convertisse en un autre au cours du processus.

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Nous laisserons également la destination sous la forme $A$2 afin qu’elle sépare le nom de sa position actuelle, et déplace le nom de famille dans la colonne B.

Etape 3 de l'assistant Texte en colonnes

Lorsque nous cliquons sur « Terminer » dans l’assistant, Excel sépare le prénom et le nom de famille et nous avons maintenant notre nouvelle colonne B entièrement remplie.

Noms répartis dans différentes colonnes

Texte en colonnes avec largeur de texte fixe

Dans cet exemple, nous allons diviser un texte qui a une largeur fixe. Dans les données ci-dessous, nous avons un code de facture qui commence toujours par deux lettres suivies d’un nombre variable de chiffres. Le code à deux lettres représente le client et la valeur numérique qui suit représente le numéro de facture. Nous voulons séparer les deux premiers caractères du code de la facture des chiffres qui lui succèdent et déposer ces valeurs dans les colonnes Client et No de facture que nous avons créées (colonnes B et C). Nous voulons également conserver le code complet de la facture dans la colonne A.

Exemples de données pour un texte à largeur fixe

Comme le code de la facture comporte toujours deux caractères, il a une largeur fixe.

Commencez par sélectionner la plage de cellules contenant le texte que vous souhaitez diviser, puis cliquez sur Données > Texte aux colonnes.

Bouton

Sur la première page de l’assistant, sélectionnez l’option « Largeur fixe » et cliquez ensuite sur « Suivant ».

Fractionnement du texte avec une largeur fixe

Sur la page suivante, nous devons préciser la ou les positions dans la colonne pour diviser le contenu. Nous pouvons le faire en cliquant dans la zone de prévisualisation prévue à cet effet.

Note : La fonction Texte en colonnes propose parfois une ou plusieurs pauses. Cela peut vous faire gagner du temps, mais gardez un œil dessus. Les suggestions ne sont pas toujours correctes.

Dans la zone « Aperçu des données », cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer la pause, puis cliquez sur « Suivant ».

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Insérer un saut de colonne dans le texte des colonnes

Dans la dernière étape, tapez la cellule B2 (=$B$2) dans la case « Destination » et cliquez ensuite sur « Terminer ».

Définir une destination pour les cellules fractionnées

Les numéros de facture sont séparés avec succès dans les colonnes B et C. Les données originales restent dans la colonne A.

Texte à largeur fixe divisé en colonnes

Nous avons donc envisagé de diviser le contenu en utilisant des délimiteurs et des largeurs fixes. Nous avons également étudié la possibilité de diviser le texte en place et de le répartir à différents endroits sur une feuille de travail. Examinons maintenant deux autres utilisations spéciales du texte en colonnes.

Conversion des dates américaines au format européen

Une utilisation fantastique de Text to Columns est la conversion des formats de date. Par exemple, la conversion d’un format de date américain en format européen ou vice versa.

Je vis au Royaume-Uni, donc lorsque j’importe des données dans un tableur Excel, elles sont parfois stockées sous forme de texte. Cela est dû au fait que les données source proviennent des États-Unis et que les formats de date ne correspondent pas aux paramètres régionaux configurés dans mon installation d’Excel.

Donc, son Texte à Colonnes à la rescousse pour les faire convertir. Vous trouverez ci-dessous quelques dates au format américain que ma copie d’Excel n’a pas comprises.

Formats de date américains à convertir

Nous allons d’abord sélectionner la plage de cellules contenant les dates à convertir, puis cliquer sur Données > Texte aux colonnes.

Bouton

Sur la première page de l’assistant, nous laisserons le contenu comme étant délimité et à la deuxième étape, nous supprimerons toutes les options de délimitation parce que nous ne voulons pas vraiment diviser le contenu.

Toutes les options de caractères de délimitation ne sont pas cochées

Sur la dernière page, sélectionnez l’option Date et utilisez la liste pour spécifier le format de date des données que vous avez reçues. Dans cet exemple, je vais sélectionner MDY, le format généralement utilisé aux États-Unis.

Sélection du format MDY pour les dates

Après avoir cliqué sur « Terminer », les dates sont converties avec succès et sont prêtes pour une analyse plus approfondie.

Conversion des dates américaines au format britannique

Conversion des formats de numéros internationaux

En plus d’être un outil de conversion des différents formats de date, Text to Columns peut également convertir les formats de numéros internationaux.

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Ici, au Royaume-Uni, un point décimal est utilisé dans les formats de nombres. Ainsi, par exemple, le nombre 1 064,34 est un peu plus de mille.

Mais dans de nombreux pays, une virgule décimale est utilisée à la place. Ce nombre serait donc mal interprété par Excel et stocké sous forme de texte. Le nombre serait alors présenté comme 1.064,34.

Heureusement, lorsque nous travaillons avec des formats de nombres internationaux dans Excel, notre bon ami Text to Columns peut nous aider à convertir ces valeurs.

Dans l’exemple ci-dessous, j’ai une liste de nombres formatés avec une virgule décimale. Mes paramètres régionaux dans Excel ne les ont donc pas reconnus.

Formats de numéros européens pour la conversion

Ce processus est presque identique à celui que nous avons utilisé pour la conversion des dates. Sélectionnez la plage de valeurs, allez à Données > Texte aux colonnes, sélectionnez l’option délimitée et supprimez tous les caractères de délimitation. À la dernière étape de l’assistant, nous allons cette fois-ci choisir l’option « Général », puis cliquer sur le bouton « Avancé ».

Options avancées à l'étape 3 de l'assistant

Dans la fenêtre des paramètres qui s’ouvre, saisissez le caractère que vous souhaitez utiliser dans les cases Séparateur de milliers et Séparateur décimal fournies. Cliquez sur « OK », puis sur « Terminer » lorsque vous revenez à l’assistant.

Préciser le séparateur de décimales et de milliers

Les valeurs sont converties et sont maintenant reconnues comme des nombres pour des calculs et des analyses supplémentaires.

Chiffres convertis par texte en colonnes


La méthode « du texte aux colonnes » est plus puissante que les gens ne le pensent. Son utilisation classique pour séparer le contenu en différentes colonnes est incroyablement utile. Surtout quand on travaille avec des données que nous recevons d’autres personnes. Les capacités moins connues de conversion des formats de date et de numéros internationaux sont magiques.

https://www.howtogeek.com/407217/how-to-use-text-to-columns-like-an-excel-pro/

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