Lorsque vous importez ou copiez des données textuelles dans une feuille de calcul Excel, vous vous retrouvez souvent avec des espaces supplémentaires. En utilisant la fonction TRIM d’Excel, ou une touche de raccourci pour déclencher la fonction de recherche et de remplacement d’Excel, vous pouvez facilement supprimer ces espaces inutiles.
Dans le cas de la fonction TRIM, vous devrez créer une nouvelle colonne dans la feuille de travail pour votre texte propre. Ensuite, vous pouvez copier et coller le texte propre dans la colonne d’origine.
Une astuce beaucoup plus rapide consiste à utiliser le CTRLH pour rechercher dans la colonne des problèmes et supprimer rapidement tous les espaces supplémentaires.
Contenu
Comment fonctionne la fonction TRIM
La syntaxe de la fonction TRIM est la suivante :
Le texte, dans ce cas, se réfère aux données avec l’espacement extérieur. Cet argument peut être :
- Le texte actuel entre guillemets
- Une cellule de référence à l’emplacement des données textuelles dans la feuille de travail
Beaucoup de gens pensent que la fonction TRIM ne supprime que les espaces au début et à la fin du texte. En réalité, elle supprime tous les espaces supplémentaires.
Par exemple, si le texte de la cellule A1 est :
This is a really bad sentence.
La fonction Excel =TRIM(A1) donnera le résultat suivant :
This is a rea
Utilisation de la fonction TRIM
Pour supprimer des espaces supplémentaires avec la fonction TRIM, suivez cette procédure :
- Cliquez sur cellule A6 pour en faire la cellule active – c’est là que la fonction va aller.
- Tapez =TRIM(A4).
- Presse Saisissez.
- Le texte de A4 avec des espaces supplémentaires apparaîtra en A6, mais avec tous les espaces supplémentaires supprimés.
Le problème à ce stade est que les deux formats A4 et A6 existent dans la feuille alors que vous voulez seulement que le texte propre (en A6) remplace le texte désordonné (en A4).
Remplacer le contenu de A6 à A4 est simple à réaliser :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur A6.
- Sélectionnez Copie.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur A4.
- Sélectionnez Pâte spéciale.
- Sélectionnez Valeurs et cliquez ensuite sur OK.
- Supprimer le texte de A6.
Maintenant, seul le texte propre, sans espaces, existe sur la feuille.
Si vous utilisez Excel Online, ne tenez pas compte des étapes 4 et 5 ci-dessus. Cliquez plutôt sur le bouton flèche vers le bas sous Coller sur le ruban Home, puis sélectionnez Valeurs de la pâte.
Suppression des espaces supplémentaires d’une colonne entière
La méthode ci-dessus fonctionne bien si vous ne nettoyez que les espaces d’une seule cellule, mais que faire si vous voulez supprimer des espaces d’une colonne entière ?
La procédure pour traiter une colonne n’est pas si différente de celle pour traiter une cellule. Dans cet exemple, la colonne avec trop d’espaces commence par A2.
- Créez une nouvelle colonne vide à côté de la colonne dont vous voulez supprimer les espaces (dans cet exemple, cette nouvelle colonne commence par B2).
- Cliquez sur la cellule vide en haut de votre nouvelle colonne (B2).
- Tapez =TRIM(B2) et la presse Saisissez.
- Maintenez la Shift et placez votre souris au bas de la cellule B2 jusqu’à ce que le curseur se transforme en deux lignes horizontales avec une flèche au-dessus et au-dessous. (Cette fonction n’est pas disponible dans Excel Online ; vous devrez utiliser la poignée de remplissage pour copier la formule).
- Double-cliquez sur le bouton droit de la souris pour remplir automatiquement toute la colonne
Vous aurez maintenant la colonne A avec les espaces supplémentaires, et la colonne B avec le même texte nettoyé.
Effectuez la même procédure de copier-coller (valeurs uniquement) que dans l’étape précédente, mais copiez-collez les colonnes entières plutôt que des cellules individuelles.
Enfin, cliquez avec le bouton droit de la souris en haut de la colonne B pour mettre en évidence toute la colonne et la supprimer, en déplaçant vers la gauche toutes les autres cellules de la feuille de calcul.
Utilisation de la touche de raccourci « Rechercher et remplacer
Si le texte de votre colonne comporte des espaces supplémentaires, et non pas juste avant ou juste après, vous pouvez rapidement nettoyer ce texte en utilisant la fonction Rechercher et remplacer d’Excel.
- Sélectionnez la colonne entière que vous voulez nettoyer.
- Appuyez sur la CTRLH pour ouvrir la fenêtre de recherche et de remplacement d’Excel.
- Dans le Trouver ce que champ, tapez deux espaces.
- Dans le Remplacer par champ, tapez un espace.
- Continuez à appuyer sur la touche Remplacer tout jusqu’à ce que tous les espaces supplémentaires aient disparu.
L’avantage de cette approche est que vous n’avez pas à passer par toute la procédure de copier-coller que vous devez faire avec la fonction TRIM.
La méthode que vous utilisez pour supprimer les espaces supplémentaires dans Excel dépend de l’aspect de vos données d’origine et de l’emplacement des espaces.
Quoi qu’il en soit, l’une de ces deux méthodes devrait bien fonctionner pour vous aider à nettoyer ce texte désordonné dans votre tableur.
