Si vous recherchez un moyen unique de représenter vos données dans Microsoft Excel, envisagez d’utiliser des jeux d’icônes. Semblables aux échelles de couleurs, les jeux d’icônes prennent une plage de valeurs et utilisent des effets visuels pour symboliser ces valeurs.
Avec une règle de mise en forme conditionnelle, vous pouvez afficher des icônes telles que des feux de circulation, des étoiles ou des flèches en fonction des valeurs que vous entrez. Par exemple, vous pouvez afficher une étoile vide pour une valeur de 10, une étoile partiellement remplie pour 30 et une étoile remplie remplie pour 50.
Cette fonctionnalité est idéale pour des choses comme l’utilisation d’un système de notation, l’affichage des tâches terminées, la représentation des ventes ou l’affichage d’un flux financier.
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Appliquer un jeu d’icônes de mise en forme conditionnelle rapide
Comme d’autres règles de mise en forme conditionnelle dans Excel, telles que la mise en évidence des valeurs les mieux classées ou les moins bien classées, vous avez le choix entre quelques options rapides. Ceux-ci incluent des ensembles d’icônes de base utilisant trois, quatre ou cinq catégories avec une plage de valeurs prédéfinies.
Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer la mise en forme en cliquant sur la première cellule et en faisant glisser votre curseur sur le reste.
Ensuite, ouvrez l’onglet Accueil et accédez à la section Styles du ruban. Cliquez sur « Mise en forme conditionnelle » et déplacez votre curseur sur « Ensembles d’icônes ». Vous verrez ces options rapides répertoriées.
Lorsque vous passez votre curseur sur les différents jeux d’icônes, vous pouvez les voir prévisualisés dans votre feuille de calcul. C’est un moyen astucieux de voir quel ensemble d’icônes vous convient le mieux.
Si vous en repérez un que vous souhaitez utiliser, cliquez simplement dessus. Cela applique la règle de mise en forme conditionnelle à vos cellules sélectionnées avec le jeu d’icônes que vous avez choisi. Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous, nous avons sélectionné les étoiles de notre exemple initial.
Créer un jeu d’icônes de mise en forme conditionnelle personnalisé
Comme mentionné précédemment, ces options d’ensemble d’icônes du menu contextuel sont associées à des valeurs prédéfinies. Ainsi, si vous devez ajuster les plages pour qu’elles correspondent aux données de votre feuille, vous pouvez créer une règle de mise en forme conditionnelle personnalisée. Et c’est plus facile que vous ne le pensez !
Sélectionnez les cellules où vous souhaitez appliquer les icônes, accédez à l’onglet Accueil et choisissez « Nouvelle règle » dans la liste déroulante Mise en forme conditionnelle.
Lorsque la fenêtre Nouvelle règle de formatage s’ouvre, sélectionnez « Formater toutes les cellules en fonction de leurs valeurs » en haut.
Au bas de la fenêtre, cliquez sur la liste déroulante Style de format et choisissez « Jeu d’icônes ». Vous personnaliserez ensuite les détails de la règle.
Choisissez le style d’icône dans la liste déroulante suivante. Encore une fois, vous pouvez choisir parmi trois, quatre ou cinq catégories. Si vous préférez les icônes dans la disposition opposée, cliquez sur « Inverser l’ordre des icônes ».
Une fonctionnalité pratique de la règle personnalisée des ensembles d’icônes est que vous n’êtes pas coincé avec l’ensemble exact d’icônes que vous sélectionnez. En dessous de cette liste déroulante Style d’icône, vous verrez des boîtes pour les icônes du groupe. Cela vous permet de personnaliser les icônes exactes de votre règle. Donc, si vous voulez, par exemple, utiliser une étoile, un drapeau et une flèche au lieu de trois étoiles, allez-y !
La dernière partie de la configuration de votre règle consiste à saisir les valeurs de la plage. Choisissez « Supérieur à » (>) ou « Supérieur ou égal à » (>=) dans la première liste déroulante. Entrez votre valeur dans la case suivante et choisissez s’il s’agit d’un nombre, d’un pourcentage, d’une formule ou d’un centile. Cela vous donne une grande flexibilité pour configurer votre règle.
Maintenant, cliquez sur « OK » pour appliquer votre règle.
Une autre fonctionnalité utile qui mérite d’être mentionnée est que vous ne pouvez afficher que l’icône. Par défaut, Excel affiche à la fois l’icône et la valeur que vous entrez. Mais il peut y avoir des cas où vous prévoyez de vous fier uniquement à l’icône. Dans ce cas, cochez la case « Afficher l’icône uniquement ».
Voici un excellent exemple d’utilisation d’ensembles d’icônes où vous ne souhaitez afficher que l’icône.
Nous souhaitons afficher des icônes de feux de circulation verts, jaunes et rouges pour indiquer si notre commande est nouvelle, en cours ou terminée. Pour ce faire, nous allons simplement entrer les chiffres un, deux ou trois. Comme vous pouvez le voir, les valeurs ne sont pas importantes dans ce scénario. Ils ne sont utilisés que pour déclencher l’icône, ce que nous voulons voir.
Ainsi, nous procédons comme suit :
Sélectionnez nos icônes de feux tricolores. Inversez l’ordre (car nous voulons que le plus grand nombre soit représenté en rouge). Entrez nos valeurs « 3 » et « 2 » comme « Nombres ». Cochez la case pour afficher uniquement l’icône.
Maintenant, tout ce que nous avons à faire dans notre fiche est de taper « 1 » pour les nouvelles commandes, « 2 » pour celles en cours et « 3 » pour les commandes complètes. Lorsque nous appuyons sur Entrée, tout ce que nous voyons, ce sont nos indicateurs de feux de circulation vert, jaune et rouge.
Espérons que ce mode d’emploi pour utiliser les jeux d’icônes dans Microsoft Excel vous invite à tirer parti de cette merveilleuse fonctionnalité. Et pour une autre façon d’utiliser la mise en forme conditionnelle, découvrez comment créer des barres de progression dans Excel.
