Comment comparer deux fichiers Excel

Savoir comparer deux fichiers Excel est important dans tout environnement où de nombreuses personnes apportent des modifications à un même fichier. Cela est courant dans un environnement professionnel, ou dans le cas où les fichiers Excel sont partagés sur le cloud et où de nombreuses personnes ont accès à ces modifications.

Heureusement, il existe plusieurs façons de comparer deux fichiers Excel. Dans certains cas, vous pouvez même fusionner les modifications apportées dans deux fichiers Excel différents en un seul fichier.

Comment comparer deux fichiers Excel

Si vous disposez de deux fichiers Excel comportant plusieurs feuilles, la méthode la plus simple consiste à effectuer une comparaison complète des feuilles de calcul à l’aide d’outils tiers.

Vous trouverez en ligne quelques outils qui vous aideront à comparer des fichiers Excel, mais il y en a aussi quelques-uns que vous pouvez utiliser gratuitement. L’un d’entre eux est Spreadsheet Compare, disponible sur SourceForge.

Téléchargez et exécutez l’application, qui installera un add-on dans votre application Excel.

Utiliser le tableur Comparer pour comparer deux fichiers Excel :

• Ouvrez les deux fichiers Excel que vous souhaitez comparer, et sélectionnez le Add-ins menu. Dans ce menu, vous verrez trois options, Comparaison complète, Comparaison rapide et Comparaison de gamme.
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• Sélectionnez Comparaison complète. Vous verrez une fenêtre pop-up montrant les deux fichiers dans deux champs. Si le fichier avant les modifications n’est pas dans le champ supérieur, il suffit de sélectionner l’option Échange bouton. Ensuite, sélectionnez Suivant.

• Dans la fenêtre suivante, vous pouvez personnaliser les résultats de la comparaison. Vous pouvez modifier l’endroit où commence la comparaison, si elle est sensible à la casse, et comment les non-concordances sont identifiées. Sélectionnez Suivant pour passer à la fenêtre suivante.

• Sélectionnez les feuilles que vous souhaitez comparer et choisissez Ajouter pour déplacer ces feuilles vers la vitre de droite. Sélectionnez Suivant et faites de même pour la feuille suivante.

• Sélectionnez Suivant pour voir la fenêtre avec les paramètres de configuration du rapport. Modifiez-les si vous le souhaitez, puis appuyez sur Suivant deux fois et Comparez pour finir.

• Enfin, vous verrez chaque feuille originale mise à jour avec les cellules modifiées mises en évidence en rouge. L’outil crée également une troisième feuille avec un rapport indiquant l’ancienne valeur barrée et la nouvelle valeur à sa place.

• Cet outil est un moyen puissant de comparer des feuilles de calcul Excel entières et de voir des résultats rapides avec tous les changements. Vous pouvez faire défiler et conserver ou supprimer les modifications que vous souhaitez conserver.

Utilisez Excel pour comparer deux feuilles

Si vous avez des feuilles de calcul individuelles dans un fichier Excel à comparer, vous pouvez le faire de plusieurs manières différentes. La première consiste à utiliser des formules pour créer une troisième feuille de calcul montrant toutes les différences. Une autre consiste à utiliser un formatage conditionnel pour mettre en évidence les cellules qui ont changé.

Comparer des feuilles de calcul Excel à l’aide de formules

Si vous souhaitez comparer deux feuilles, vous pouvez créer une troisième feuille qui mettra en évidence les cellules qui sont différentes et vous montrera la différence. Pour ce faire, vous utilisez une formule de FI.

• Pour commencer votre comparaison de deux feuilles, créez une troisième feuille. Étiquettez-la Résultats pour faciliter l’identification de la feuille de résultats par la suite.

• En cellule A2 de la feuille de résultats, collez la formule suivante et appuyez sur Saisissez:

  =IF(Sheet1!A2<>Sheet2!A2, "Sheet1:" & Sheet1!A2 & " And Sheet2:" & Sheet2!A2, "No Difference")

  Vous pouvez modifier cette formule pour commencer dans la cellule de votre choix. Si les données de votre feuille commencent à la ligne B et à la colonne 3, vous modifiez la formule pour utiliser B3 au lieu de A2.

• Cette formule compare la cellule de la feuille 1 à la même cellule de la feuille 2. Si les cellules sont identiques, la feuille de résultats affichera Pas de différence. Si elles sont différentes, la cellule fournira les différentes valeurs de chaque feuille.

• Cliquez sur le coin de la cellule et faites glisser la souris sur la feuille jusqu’à la dernière colonne qui contient les données des autres feuilles que vous comparez. La formule de comparaison sera ainsi remplie jusqu’à la dernière colonne et les références de la cellule seront automatiquement ajustées.

• La même ligne étant surlignée, cliquez sur le coin de la dernière cellule et faites glisser la souris vers la dernière ligne qui contient les données des autres feuilles que vous comparez. La formule de comparaison sera ainsi remplie jusqu’à la dernière ligne et les références des cellules seront automatiquement ajustées.

• En faisant défiler la feuille, vous verrez que toutes les cellules qui sont différentes entre la feuille 1 et la feuille 2 sont affichées avec les valeurs de chaque feuille. Il suffit de faire défiler la feuille pour identifier toutes les différences.

• L’utilisation de formules est l’un des moyens les plus faciles de comparer les feuilles individuelles, car vous n’avez pas à modifier les feuilles originales de quelque manière que ce soit.

Comparer les feuilles Excel avec le formatage conditionnel

Une autre approche pour comparer deux feuilles consiste à utiliser le formatage conditionnel. Comme vous pouvez le voir sur la feuille de résultats ci-dessus, avec toutes les cellules utilisant le même formatage, il peut être difficile de repérer les différences entre les feuilles.

Vous pouvez utiliser le formatage conditionnel pour identifier les différences.

• Tout d’abord, mettez en évidence toutes les cellules de la feuille de résultats. Sélectionnez le Accueil puis sélectionnez Formatage conditionnel de la Styles et choisissez Nouvelle règle.

• Dans le Nouvelle règle de formatage qui apparaît, sélectionnez Utilisez une formule pour déterminer les cellules à formater. Dans le Valeurs de format lorsque cette formule est vraie coller la formule suivante.

  =Sheet1!A2<>Sheet2!A2

  Tout comme pour l’approche par formule, vous pouvez lancer la fonction de formatage à n’importe quelle cellule. Si vos données commencent à B3 au lieu de A2, modifiez cette formule pour utiliser B3 à la place. Le formatage commencera à B3 et remplira toutes les lignes et colonnes en dessous et à droite de celui-ci.

• Sélectionnez Format puis configurez le formatage que vous souhaitez donner aux cellules lorsqu’il y a des différences entre les deux feuilles. Sélectionnez ensuite OK.

• Vous pouvez maintenant voir que là où les cellules entre les deux feuilles présentent des différences, le formatage est différent, ce qui rend ces différences beaucoup plus faciles à repérer.

Comparer manuellement les feuilles de calcul Excel

Une façon simple et rapide de comparer deux fiches de travail est de le faire visuellement. Excel permet de comparer visuellement deux feuilles de calcul côte à côte.

• Dans la feuille de travail où vous avez deux feuilles que vous voulez comparer, sélectionnez le Voir menu. Sélectionnez Nouvelle fenêtre pour ouvrir le même classeur dans une nouvelle fenêtre Excel en arrière-plan.

• Sélectionnez le Voir et cliquez sur Voir côte à côte. Les deux fenêtres du cahier de travail sont ainsi placées côte à côte, chacune remplissant la moitié de l’écran.

• Dans une fenêtre, sélectionnez l’autre feuille que vous souhaitez comparer. Lorsque vous faites défiler la feuille dans la fenêtre d’un côté, vous verrez la feuille de l’autre fenêtre défiler en même temps.

• Le visionnage côte à côte est particulièrement utile dans les situations où deux feuilles de travail sont pour la plupart identiques, mais où vous savez qu’il y a quelques différences. Le défilement synchronisé vous permet de parcourir visuellement la feuille de calcul pour trouver ces différences.

Visualisation côte à côte en Excel 2010 et avant

Si vous utilisez une version antérieure d’Excel, les différents fichiers des feuilles de calcul s’ouvrent dans la même fenêtre. Vous pouvez toujours utiliser la fonction « Afficher côte à côte », mais la recherche est un peu différente.

• Ouvrez les deux fichiers dans la même fenêtre Excel.
• Dans le Voir dans le menu, sélectionnez Tout arranger pour diviser les fichiers ouverts en plusieurs sous-fenêtres.
• Sélectionnez le Voir côte à côte pour visualiser les sous-fenêtres côte à côte et faire défiler les deux simultanément.

Les options facilitent la comparaison de deux fichiers Excel

L’option que vous utilisez pour comparer les données dans Excel dépend du volume des données et de l’endroit où elles sont stockées. Si vous avez plusieurs feuilles dans deux fichiers Excel différents, votre meilleure option est d’utiliser un module complémentaire tiers comme Spreadsheet Compare.

Toutefois, si vous cherchez seulement à comparer deux ou plusieurs feuilles dans un même cahier, toutes les autres options sont les plus efficaces. Utilisez des formules et un formatage conditionnel pour les grandes feuilles de calcul, avec juste quelques petites modifications éparpillées dans l’ensemble que vous devez trouver. Utilisez l’approche visuelle côte à côte si vous avez deux feuilles de calcul avec beaucoup de changements de données qui sont plus faciles à identifier visuellement.