Excel n’a pas les capacités de gestion des données des programmes de bases de données relationnelles tels que SQL Server et Microsoft Access. Il peut cependant servir de simple base de données qui répond aux besoins de gestion des données.
Dans Excel, les données sont organisées à l’aide des lignes et des colonnes d’une feuille de calcul. La fonction de tableau facilite la saisie, la modification et la manipulation des données.
Ces instructions s’appliquent aux versions Excel 2019, 2016, 2013, 2010, et Excel pour Microsoft 365.
Contenu
Termes de la base de données : Enregistrements et champs
Une base de données est un ensemble d’informations connexes stockées dans un ou plusieurs fichiers informatiques. Souvent, les données sont organisées en tableaux de manière à pouvoir être facilement mises à jour, triées, corrigées et filtrées.
Une simple base de données, telle qu’Excel, contient toutes les informations sur un sujet dans un seul tableau. Les bases de données relationnelles, en revanche, sont constituées de plusieurs tableaux, chacun contenant des informations sur des sujets différents mais connexes.
Archives
Dans la terminologie des bases de données, un record contient toutes les informations ou données relatives à un objet spécifique dans la base de données. Dans Excel, chaque cellule d’une feuille de calcul contient un élément d’information ou de valeur.
Domaines
Chaque élément d’information dans un enregistrement de la base de données, tel qu’un numéro de téléphone ou un numéro de rue, est appelé champ. Dans Excel, les cellules individuelles d’une feuille de calcul servent de champs, puisque chaque cellule peut contenir une seule information sur un objet.
Noms des champs
Il est essentiel d’organiser une base de données de manière à pouvoir trier ou filtrer les données pour trouver des informations spécifiques. L’ajout d’en-têtes de colonnes, appelés noms de champs, facilite la saisie des données dans le même ordre pour chaque enregistrement.
Exemple de base de données
Dans l’image ci-dessus, chaque élève a une ligne séparée dans le tableau qui contient toutes les informations disponibles à son sujet.
Chaque cellule d’une rangée est un champ contenant une information. Les noms des champs dans la ligne d’en-tête permettent de s’assurer que les données restent organisées en gardant toutes les données sur un sujet spécifique, comme le nom ou l’âge, dans la même colonne pour tous les élèves.
Les outils de gestion des données d’Excel
En outre, Microsoft dispose de plusieurs outils de données pour faciliter le travail avec de grandes quantités de données stockées dans des tableaux Excel et pour aider à les maintenir en bon état.
Utilisation d’un formulaire pour les dossiers
L’un de ces outils est le formulaire de données. Vous pouvez l’utiliser pour trouver, modifier, saisir ou supprimer des enregistrements, dans des tableaux contenant jusqu’à 32 champs ou colonnes.
Le formulaire par défaut comprend une liste de noms de champs dans l’ordre où ils sont disposés dans le tableau, afin de garantir que les utilisateurs saisissent correctement les enregistrements. À côté de chaque nom de champ se trouve une zone de texte permettant de saisir ou de modifier les différents champs de données.
S’il est possible de créer des formulaires personnalisés, il suffit souvent de créer et d’utiliser le formulaire par défaut.
Supprimer les doublons de données
Un problème commun à toutes les bases de données est celui des erreurs de données. En plus des simples fautes d’orthographe ou des champs de données manquants, les doublons peuvent être un problème lorsqu’une table de données s’agrandit.
Un autre outil de données d’Excel peut être utilisé pour supprimer ces enregistrements en double – qu’il s’agisse de doublons exacts ou partiels.
Tri des données dans Excel
Le tri consiste à réorganiser les données en fonction d’une propriété spécifique, par exemple en triant un tableau par ordre alphabétique des noms de famille ou chronologiquement du plus vieux au plus jeune.
Les options de tri d’Excel comprennent le tri par un ou plusieurs champs, le tri personnalisé, comme par date ou par heure, et le tri par lignes qui permet de réorganiser les champs dans un tableau.
