Un tableur, tel que Microsoft Excel, est un excellent outil pour stocker et manipuler des données. Avec potentiellement des centaines de colonnes et des milliers de lignes, un tableur Excel peut contenir une énorme quantité de données. Heureusement, Excel dispose d’outils intégrés pour suivre les données et vous aider à trouver des informations spécifiques lorsque vous souhaitez les récupérer. Il est facile de trier les données saisies, de créer une liste de données et d’accéder rapidement aux données dont vous avez besoin.
Les instructions de cet article s’appliquent à Excel 2019, 2016, 2013, 2010 ; Excel pour Microsoft 365 ; Excel Online ; et Excel pour Mac.
Contenu
Informations de base sur le tableau Excel
Le format de base pour le stockage des données dans Excel est un tableau. Dans un tableau, les données sont saisies dans rangées. Chaque rangée est connue sous le nom de record. Une fois qu’un tableau a été créé, utilisez les outils de données d’Excel pour rechercher, trier et filtrer les enregistrements afin de trouver des informations spécifiques.
Protection contre les erreurs de données
Lors de la création du tableau, assurez-vous que les données sont saisies correctement. Les erreurs de données causées par une saisie incorrecte sont la source de nombreux problèmes liés à la gestion des données. Si les données sont correctement saisies au début, vous obtiendrez les résultats que vous souhaitez.
Pour éviter les erreurs de données, ne laissez aucune ligne vide dans le tableau en cours de création, pas même entre les titres et la première ligne de données. Assurez-vous que chaque enregistrement contient des données sur un seul élément spécifique, et que chaque enregistrement contient tous les données relatives à cet article. Il ne peut y avoir d’informations sur un article sur plus d’une ligne.
Notez qu’une table de données doit contenir au moins deux enregistrements de données avant qu’une liste ne soit créée.
Colonnes
Alors que les lignes du tableau sont appelées enregistreles colonnes sont appelées champs. Chaque colonne a besoin d’un titre pour identifier les données qu’elle contient. Ces titres sont appelés noms des champs. Les noms de champs sont utilisés pour garantir que les données de chaque enregistrement sont saisies dans la même séquence.
Veillez à saisir les données dans une colonne en utilisant un format cohérent. Par exemple, si les chiffres sont saisis sous forme de chiffres (comme 10 ou 20,), ne changez pas à mi-chemin et commencez à saisir les chiffres sous forme de mots (comme « dix » ou « vingt »).
Il est également important de ne laisser aucune colonne vide dans le tableau, et de noter que le tableau doit contenir au moins deux colonnes avant qu’une liste ne soit créée.
Créer une liste de données en Excel
Après avoir correctement saisi les données dans un tableau et inclus les en-têtes appropriés, convertissez le tableau en une liste.
- Sélectionnez une cellule dans le tableau.
- Sélectionnez Accueil > Trier et filtrer > Filtrez.
- Des flèches d’en-tête de colonne apparaissent à droite de chaque en-tête.
- Lorsque vous sélectionnez une flèche d’en-tête de colonne, un menu de filtre apparaît. Ce menu contient des options permettant de trier la liste par nom de champ et de rechercher dans la liste les enregistrements qui correspondent à certains critères.
- Triez votre liste de données pour trouver les données spécifiques que vous souhaitez récupérer.
