Comment créer une facture simple à l’aide d’Excel

Que vous soyez un travailleur indépendant travaillant pour plusieurs entreprises ou une entreprise qui prévoit d’accorder une ligne de crédit à ses clients, vous aurez besoin d’une facture. Créer une facture personnalisée dans Excel n’est pas difficile. Vous serez prêt à soumettre votre facture et à recevoir vos paiements en un rien de temps.

Utilisation d’un modèle de facture

La création d’une simple facture dans Excel est relativement simple. Créez quelques tableaux, fixez quelques règles, ajoutez un peu d’informations, et c’est parti. Il existe également de nombreux sites web qui proposent gratuitement des modèles de factures créés par de véritables comptables. Vous pouvez les utiliser à la place, ou même en télécharger un qui vous servira d’inspiration pour la création de votre propre facture.

Excel fournit également sa propre bibliothèque de modèles de factures que vous pouvez utiliser. Pour accéder à ces modèles, ouvrez Excel et cliquez sur l’onglet « Fichier ».

Ici, sélectionnez « Nouveau » et tapez « Facture » dans la barre de recherche.

Appuyez sur la touche Entrée et une série de modèles de factures apparaîtra.

Parcourez les modèles disponibles pour en trouver un qui vous plaise.

Création d’une facture simple en Excel à partir de zéro

Pour établir une simple facture dans Excel, il faut d’abord comprendre quelles sont les informations requises. Pour rester simple, nous allons créer une facture en utilisant uniquement les informations nécessaires pour recevoir le paiement. Voici ce dont nous avons besoin :

• Informations sur le vendeur
  • Nom
  • Adresse
  • Numéro de téléphone
• Informations sur l’acheteur
• Date de la facture
• Numéro de la facture
• Description de l’article (du service ou du produit vendu)
• Prix de l’article (du produit ou service individuel)
• Montant total dû
• Mode de paiement

Commençons.

Tout d’abord, ouvrez une feuille Excel vierge. La première chose que nous allons vouloir faire est de nous débarrasser des lignes de grille, en nous donnant une feuille Excel vierge pour travailler. Pour ce faire, allez dans l’onglet « View » et décochez « Gridlines » dans la section « Show ».

Maintenant, redimensionnons certaines colonnes et lignes. Cela nous donnera plus de place pour certaines informations plus longues, comme les descriptions d’articles. Pour redimensionner une ligne ou une colonne, cliquez et faites glisser.

Par défaut, les lignes sont définies à une hauteur de 20 pixels et les colonnes à une largeur de 64 pixels. Voici comment nous vous recommandons de régler vos lignes et vos colonnes pour obtenir une configuration optimisée.

Des rangées :

Colonnes :

• Colonne A : 385 pixels
• Colonne B : 175 pixels
• Colonne C : 125 pixels

La rangée 1 portera votre nom et le mot « Facture ». Nous voulons que cette information soit immédiatement visible pour le destinataire, c’est pourquoi nous donnons un peu plus d’espace pour augmenter la taille de la police de ces informations afin qu’elles attirent l’attention du destinataire.

La colonne A contient la majorité des informations importantes (et potentiellement longues) de la facture. Il s’agit notamment des informations sur l’acheteur et le vendeur, de la description de l’article et du mode de paiement. La colonne B contient les dates précises des articles énumérés, elle ne nécessite donc pas autant d’espace. Enfin, la colonne C contient le numéro de la facture, la date de la facture, le prix de chaque article et le montant total dû. Ces informations sont également courtes et ne nécessitent donc pas beaucoup de place.

Allez-y, ajustez vos lignes et vos cellules en fonction des spécifications suggérées, et commençons à brancher nos informations !

Dans la colonne A, ligne 1, entrez votre nom. Donnez-lui une taille de police plus grande (environ 18pt) et mettez le texte en gras pour qu’il se distingue.

Dans la colonne B, ligne 1, tapez « Facture » pour que le document soit immédiatement clair. Nous recommandons une police de 28pt avec toutes les majuscules. N’hésitez pas à lui donner une couleur plus claire si vous le souhaitez.

Dans la colonne A, rangées 4, 5 et 6, nous entrerons notre adresse et notre numéro de téléphone.

Dans la colonne B, lignes 4 et 5, tapez « DATE : » et « FACTURE : » en gras et alignez le texte à droite. Dans la colonne C, lignes 4 et 5, saisissez la date réelle et le numéro de la facture.

Enfin, pour la dernière partie de l’information de base, nous introduirons le texte « Facture à : » (en gras) dans la colonne A, ligne 8. En dessous, aux lignes 9, 10 et 11, nous inscrivons les informations sur le destinataire.

Nous devons maintenant faire un tableau pour énumérer nos articles, les dates d’exécution et les montants spécifiques. Voici comment nous allons le mettre en place :

Tout d’abord, nous allons fusionner les colonnes A et B dans la rangée 14. Celle-ci servira d’en-tête pour nos articles énumérés (colonne A, lignes 15-30) et nos dates d’exécution (colonne B, lignes 15-30). Après avoir fusionné les colonnes A et B de la rangée 14, donnez une bordure à la cellule. Vous pouvez le faire en allant dans la section « Police » de l’onglet « Accueil », en sélectionnant l’icône de la bordure, et en choisissant le type de bordure désiré. Pour l’instant, nous utiliserons « Toutes les bordures ».

Faites de même pour la cellule C14. N’hésitez pas à ombrager vos cellules si vous le souhaitez. Nous ferons un gris clair. Pour remplir vos cellules avec une couleur, sélectionnez les cellules, sélectionnez la flèche à côté de l’icône « Remplir la couleur » dans la section « Police » de l’onglet « Accueil », et sélectionnez votre couleur dans le menu déroulant.

Dans la première cellule surlignée, tapez « DESCRIPTION » et alignez le texte au centre. Pour C14, tapez « MONTANT » avec alignement au centre. Pour les deux, mettez le texte en gras. Vous aurez maintenant votre en-tête de tableau.

Nous voulons nous assurer que nous avons une table suffisamment grande pour y inscrire tous nos articles. Dans cet exemple, nous utiliserons seize rangées. Donnez ou prenez-en autant que vous voulez.

Allez au bas de l’endroit où se trouvera votre tableau et donnez aux deux premières cellules de la rangée un bord inférieur.

Mettez maintenant en évidence les cellules C15-29 et donnez leur toutes les frontières gauche et droite.

Maintenant, sélectionnez la cellule C30 et donnez-lui des bordures à gauche, à droite et en bas. Enfin, nous ajouterons une section « Somme totale » sur notre tableau. Sélectionnez la cellule C31 et donnez-lui des bordures tout autour de la cellule. Vous pouvez également lui donner une nuance de couleur pour qu’elle se distingue. Assurez-vous de l’étiqueter avec « TOTAL » dans la cellule à côté.

Cela complète le cadre de notre table. Maintenant, fixons quelques règles et ajoutons une formule pour conclure.

Nous savons que nos dates d’exécution figureront dans la colonne B, lignes 15 à 30. Allez-y et sélectionnez ces cellules. Une fois qu’elles sont toutes sélectionnées, cliquez sur la case « Numéro de format » dans la section « Numéro » de l’onglet « Accueil ».

Une fois sélectionné, un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez l’option « Short Date ». Si vous entrez un nombre tel que 12/26 dans l’une de ces cellules, il sera automatiquement reformaté en version courte.

De même, si vous mettez en évidence les cellules C15-30, où se trouve le montant de notre article, et que vous sélectionnez l’option « Monnaie », puis que vous entrez un montant dans ces cellules, il sera reformaté pour refléter ce montant.

Pour ajouter automatiquement tous les montants individuels et les faire apparaître dans la cellule « Somme » que nous avons créée, sélectionnez la cellule (C31 dans cet exemple) et entrez la formule suivante :

=SUM(C15:C30)

Maintenant, si vous entrez (ou supprimez) un nombre dans les cellules de montant individuel, il se reflétera automatiquement dans la cellule de somme.

Cela vous permettra d’être plus efficace à long terme.

Ensuite, saisissez le texte « Mode de paiement : » dans le champ A34.

Les informations que vous mettez à côté se trouvent entre vous et le destinataire. Les modes de paiement les plus courants sont l’argent liquide, les chèques et les virements. Parfois, on peut vous demander d’accepter un mandat postal. Certaines entreprises préfèrent même effectuer un dépôt direct ou utiliser PayPal.

Maintenant, pour la touche finale, n’oubliez pas de remercier votre client ou cliente !

Commencez à envoyer votre facture et à percevoir votre paie !