Guide étape par étape des formules Excel pour les débutants

Une feuille de calcul Excel est utile pour afficher des informations de manière organisée, mais Excel peut être utilisé pour bien d’autres choses encore. Sa puissante capacité de calcul vous permet de saisir, de manipuler et d’analyser des chiffres. Pour profiter de cette fonction, vous devez vous familiariser avec les formules, qui sont essentiellement des équations mathématiques. Nous décrivons ici comment créer des formules de base et des formules un peu plus complexes dans Excel.

Les bases de la formule Excel

L’écriture d’une formule de tableur est différente de l’écriture d’une équation en classe de mathématiques. La différence la plus notable est que les formules Excel commencent par le signe égal (=) au lieu de s’arrêter là.

Les formules Excel ressemblent à =3+2 au lieu de 3 + 2 =.

Le signe égal indique que ce qui suit fait partie d’une formule et pas seulement un mot ou un chiffre que vous voulez faire apparaître dans la cellule. Après avoir tapé la formule et appuyé sur Saisissez sur votre clavier, le résultat de la formule apparaît dans la cellule.

Par exemple, si vous tapez la formule ci-dessus, =3+2 dans une cellule et appuyez sur Saisissez le résultat, 5apparaît dans la cellule. La formule est toujours là, mais elle n’apparaît pas dans votre tableur. Cependant, si vous sélectionnez la cellule, la formule apparaît dans la barre de formule en haut de l’écran Excel.

Améliorer les formules avec des références cellulaires

Des formules Excel peuvent également être développées en utilisant des références de cellules. En poursuivant notre exemple, vous pas entrez les numéros 3 et 2mais à la place, il nommera les cellules dans lesquelles ces numéros ont été saisis (voir la section Utilisation des références des cellules ci-dessous pour en savoir plus sur la dénomination des cellules). Lorsque vous écrivez une formule de cette manière, la cellule de formule indique toujours la somme des chiffres de ces cellules, même si les chiffres changent.

Voici un exemple concret de l’utilité de cette approche. Imaginons que vous dirigiez une équipe de vendeurs et que vous suiviez leurs ventes mensuelles et trimestrielles. Vous voulez calculer leur chiffre d’affaires total pour l’année. Au lieu d’entrer chaque valeur de vente trimestrielle dans une formule, vous utilisez des références de cellule pour identifier les cellules où ces valeurs peuvent être trouvées dans le tableur.

Utilisation des références des cellules

Chaque cellule dans Excel fait partie d’une ligne et d’une colonne. Les lignes sont désignées par des chiffres (1, 2, 3, etc.) dans la partie gauche de la feuille de calcul, tandis que les colonnes sont désignées par des lettres (A, B, C, etc.) dans la partie supérieure. Pour faire référence à une cellule, utilisez la lettre de la colonne et le numéro de la ligne ensemble, comme A1 ou W22 (la lettre de la colonne vient toujours en premier). Si vous avez sélectionné une cellule, vous pouvez voir sa référence en haut de l’écran dans la case Nom à côté de la barre de formule.

Dans l’image ci-dessus, remarquez les références des cellules dans la barre de formule : E2, I2, M2et Q2. Ils font référence aux chiffres de vente trimestriels du vendeur nommé Jean. La formule additionne ces chiffres pour obtenir le chiffre d’affaires annuel. Si vous mettez à jour les chiffres dans une ou plusieurs de ces cellules, Excel recalculera et le résultat sera toujours la somme des chiffres dans les cellules en question.

Créer une formule avec des références cellulaires

Essayez de créer une formule simple en utilisant des références de cellules.

• Tout d’abord, vous devez remplir la feuille de calcul avec des données. Ouvrez un nouveau fichier Excel et sélectionnez la cellule C1 pour en faire la cellule active.
  

• Tapez 3 dans la cellule, puis appuyez sur Saisissez sur votre clavier.
  

• Cellule C2 devrait être sélectionné. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez la cellule C2. Tapez 2 dans la cellule et la presse Saisissez sur votre clavier.
  

• Maintenant, créez la formule. Sélectionnez la cellule D1 et le type =C1+C2. Notez que lorsque vous tapez la référence de chaque cellule, celle-ci est mise en évidence.
  

• Presse Saisissez pour compléter la formule. La réponse 5 apparaît dans la cellule D1.

  Si vous sélectionnez une cellule D1 encore une fois, la formule complète =C1+C2 apparaît dans la barre de formule au-dessus de la feuille de calcul.

Saisir les références de la cellule avec pointage

Le pointage est une autre façon de se référer aux valeurs que vous voulez inclure dans votre formule ; il consiste à utiliser votre pointeur pour sélectionner les cellules à inclure dans votre formule. Cette méthode est la plus rapide parmi celles dont nous avons parlé ; c’est aussi la plus précise car vous éliminez le risque de faire une erreur en tapant des chiffres ou des références de cellules. Voici comment procéder (en commençant par la feuille de calcul des exemples ci-dessus) :

• Sélectionnez une cellule E1 pour en faire la cellule active et tapez le signe égal (=).
  

• Utilisez votre pointeur pour sélectionner une cellule C1 pour entrer la référence de la cellule dans la formule.
  

• Tapez un signe plus (), puis utilisez votre pointeur pour sélectionner C2 pour entrer la deuxième référence de cellule dans la formule.
  

• Presse Saisissez pour compléter la formule. Le résultat apparaît dans la cellule E1.
  

• Pour voir comment la modification d’une des valeurs de la formule modifie le résultat, modifiez les données dans la cellule C1 à partir de 3 à 6 et la presse Saisissez sur votre clavier. Remarquez que les résultats dans les cellules D1 et E1 les deux changent de 5 à 8mais les formules restent inchangées.

Opérateurs mathématiques et ordre des opérations

Nous passons maintenant aux opérations autres que l’addition, notamment la soustraction, la division, la multiplication et l’exponentiation. Les opérateurs mathématiques utilisés dans les formules Excel sont similaires à ceux dont vous vous souvenez peut-être en cours de mathématiques :

• Soustraction – signe moins ( – )
• Addition – signe plus ( )
• Division – barre oblique ( / )
• Multiplication – astérisque ( * )
• Exponentiation – caret ( ^ )

Si plusieurs opérateurs sont utilisés dans une formule, Excel suit un ordre spécifique pour effectuer les opérations mathématiques. Un moyen facile de se rappeler l’ordre des opérations est d’utiliser l’acronyme BEDMAS.

• Braquettes
• Exposants
• Division
• Multiplication
• Addition
• Subtraction

Voici un exemple simple de l’ordre des opérations en cours. Dans la formule =2*(3+2) la première opération qu’Excel effectue est celle qui se trouve entre parenthèses (3+2), avec pour résultat 5. Il effectue ensuite l’opération de multiplication, 2*5avec pour résultat 10. (Les valeurs de la formule pourraient être représentées par des références de cellules plutôt que par des chiffres, mais Excel effectuerait les opérations dans le même ordre). Essayez d’entrer la formule dans Excel pour la voir fonctionner.

Entrez une formule complexe

Maintenant, créons une formule plus complexe.

• Ouvrez une nouvelle feuille de calcul et remplissez-la avec les données comme suit :
  • 7 en cellule C1
  • 5 en cellule C2
  • 9 en cellule C3
  • 6 en cellule C4
  • 3 en cellule C5

• Sélectionnez une cellule D1 pour en faire la cellule active et tapez le signe égal suivi d’un crochet à gauche (=().
  

• Sélectionnez une cellule C2 pour entrer la référence de la cellule dans la formule, puis tapez le signe moins (–).
  

• Sélectionnez une cellule C4 pour entrer cette référence de cellule dans la formule, puis tapez une parenthèse droite ()).
  

• Tapez le signe de multiplication (*), puis sélectionnez la cellule C1 pour entrer cette référence de cellule dans la formule.
  

• Tapez le signe plus (), puis sélectionnez C3 pour entrer cette référence de cellule dans la formule.
  

• Tapez le signe de division (/), puis sélectionnez C5 pour entrer cette référence de cellule dans la formule.
  

• Presse Saisissez pour compléter la formule. La réponse -4 apparaît dans la cellule D1.

Comment Excel a calculé le résultat

Dans l’exemple ci-dessus, Excel est arrivé au résultat de -4 en utilisant les règles du BEDMAS comme suit :

• Entre parenthèses. Excel a d’abord effectué l’opération entre parenthèses, C2-C4 ou 5-6 pour un résultat de -1.
• Les exposants. Il n’y a pas d’exposant dans cette formule, donc Excel a sauté cette étape.
• Division et multiplication. Il y a deux de ces opérations dans la formule et Excel les a effectuées de gauche à droite. Tout d’abord, il a multiplié -1 par 7 (le contenu de la cellule C1) pour obtenir un résultat de -7. Elle a ensuite procédé à l’opération de division, C3/C5 ou 9/3pour un résultat de 3.
• Addition et soustraction. La dernière opération effectuée par Excel a été l’ajout de -7+3 pour le résultat final de -4.