L’utilisation de Mail Merge dans Microsoft Word permettra de fusionner les données d’une source de données avec votre document. C’est parfait pour les lettres, les catalogues, les étiquettes, etc. Voici comment démarrer avec cette fonction qui permet de gagner du temps.
Les instructions de cet article s’appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 et Word 2007.
Comment fusionner des courriers en Word
Dans toutes les versions actuelles de Word, l’option Fusion de courrier de l’onglet Mailings du ruban vous aide à créer une lettre de fusion de courrier.
Créez une lettre à partir de zéro ou ouvrez une lettre existante avant de commencer.
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Sélectionnez Démarrer la fusion de courrier sur le ruban « Mailings » et sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer. Par exemple, vous pouvez sélectionner des lettres, des enveloppes ou des étiquettes. Vous pouvez également sélectionner Assistant de fusion de courrier étape par étape pour plus d’aide à la création de votre document.
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Choisissez Sélectionner les bénéficiaires Vous pouvez choisir de créer une nouvelle base de données de destinataires. Vous pouvez également choisir d’utiliser une liste existante ou des contacts Outlook.
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Dans la case Destinataires de la fusion de courrier, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les contacts que vous souhaitez inclure dans la fusion de courrier. Sélectionnez OK lorsque votre liste est prête.
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Sélectionnez Insérer un champ de fusion sur le ruban des Mailings. Choisissez le premier champ que vous souhaitez ajouter. Le nom du champ apparaît à l’endroit où se trouve le curseur dans votre document. Répétez l’opération en insérant chaque champ que vous souhaitez inclure. Vous pouvez également sélectionner une option telle que Bloc d’adresses ou Ligne d’accueil.
Vous pouvez modifier et formater le texte entourant le champ. Les formats appliqués au champ seront reportés sur votre document fini. Vous pouvez continuer à ajouter des champs à votre lettre.
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Avant d’imprimer vos lettres, vous devez les examiner pour vérifier qu’elles ne contiennent pas d’erreurs. Faites notamment attention à l’espacement et à la ponctuation autour des champs. Vous devez également vous assurer que vous avez inséré les bons champs aux bons endroits. Aperçu des résultats sur le ruban des Mailings. Utilisez les flèches pour naviguer dans le document.
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Vous pourriez remarquer une erreur dans les données d’un de vos documents. Vous ne pouvez pas modifier ces données dans le document de fusion. Vous devez plutôt les corriger dans la source de données. Modifier la liste des destinataires sur le ruban des Mailings. Dans la boîte qui s’ouvre, vous pouvez modifier les données de n’importe lequel de vos destinataires. Vous pouvez également limiter les destinataires. Décochez la case située à côté des noms des destinataires pour les omettre de l’opération de fusion et sélectionnez OK.
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Après avoir examiné vos documents, vous êtes prêt à les finaliser en réalisant la fusion. Sélectionnez le Finition et fusion sur le ruban Mailings. Vous pouvez choisir de modifier les documents individuels, d’imprimer les lettres ou de les envoyer par courrier électronique. Si vous choisissez d’imprimer ou d’envoyer vos lettres par courrier électronique, un message vous demandera d’entrer une fourchette. Vous pouvez choisir d’imprimer toutes les lettres, une seule lettre ou un ensemble de lettres contiguës. Word vous guidera tout au long du processus pour chacune d’entre elles.
