La fonction de fusion de courrier dans Microsoft Word et Excel simplifie le processus d’envoi du même document – mais avec des modifications personnalisées – à plusieurs destinataires. Dans une fusion de courrier, un document (une lettre, par exemple) est combiné avec un document source de données, tel qu’une feuille de calcul. Voici comment procéder.
Les instructions de cet article s’appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.
Contenu
Préparer les données pour la fusion de courrier
La fonction de fusion de courrier Word fonctionne de manière transparente avec les données d’Excel. Bien que vous puissiez créer une source de données dans Word, les possibilités d’utilisation de ces données sont limitées. Si vous avez des données de liste de diffusion dans une feuille de calcul, il n’est pas nécessaire de retaper les informations dans la source de données de Word.
Vous pouvez utiliser n’importe quelle feuille de calcul Excel dans une fonction de fusion de courrier Word sans aucune préparation particulière. Toutefois, pour éviter les erreurs dans le processus de fusion de courrier, il est conseillé d’organiser les données dans le tableur.
Assurez-vous que toutes les modifications que vous allez apporter à la feuille de calcul sont effectuées avant de commencer la fusion du courrier. Une fois que la fusion a commencé, toute modification peut entraîner des erreurs dans la fusion du courrier.
Organiser les données du tableur
Organisez les données de votre liste de diffusion Excel en lignes et en colonnes. Considérez chaque ligne comme un enregistrement unique et chaque colonne comme un champ que vous allez insérer dans votre document.
- Mettre toutes les données sur une seule feuille: Les données de la liste de diffusion que vous avez l’intention d’utiliser pour la fusion de courrier doivent figurer sur une seule feuille. Si elles sont réparties sur plusieurs feuilles, combinez les feuilles ou effectuez plusieurs fusions de courrier. Veillez également à ce que les feuilles soient clairement nommées, car vous devez sélectionner celle que vous avez l’intention d’utiliser sans pouvoir la visualiser.
- Créer une ligne d’en-tête: Créez une ligne d’en-tête pour la feuille que vous avez l’intention d’utiliser pour la fusion de courrier. Une ligne d’en-tête est une ligne contenant des étiquettes qui identifient les données dans les cellules situées en dessous. Pour qu’Excel puisse facilement différencier les données des étiquettes, utilisez du texte en gras, des bordures de cellule et des ombres de cellule propres à la ligne d’en-tête. Veillez également à ce que les en-têtes que vous choisissez correspondent aux noms des champs de fusion, ce qui réduira également le risque d’erreurs.
- Formater correctement les données numériques: Assurez-vous que les numéros de rue et les codes postaux sont correctement formatés pour la façon dont ils doivent apparaître une fois la fusion de courrier terminée. Un formatage incorrect des numéros peut entraîner des erreurs lors de la fusion.
Comment spécifier la liste des destinataires de la fusion de courrier
Voici comment associer votre feuille de calcul Excel préparée contenant votre liste de diffusion à votre document Word :
- En Word, ouvrez le document que vous utiliserez comme modèle de fusion de courrier. Il peut s’agir d’un nouveau document ou d’un document existant. Sélectionnez Mailings > Démarrer la fusion de courrier.
- Choisissez le type de fusion que vous souhaitez mener. Vos options sont les suivantes
- Lettres
- Messages électroniques
- Enveloppes
- Lettres
- Répertoire
Si vous préférez, vous pouvez également utiliser l’assistant de fusion de courrier pour créer votre fusion de courrier. Dans cet exemple, nous allons suivre les étapes pour créer une fusion de courrier manuellement.
- Ensuite, allez à la Mailings et sélectionnez Sélectionner les bénéficiaires > Utiliser une liste existante.
- Naviguez et sélectionnez le fichier Excel que vous avez préparé pour la fusion de courrier, puis sélectionnez Ouvrez.
- Si Word vous y invite, choisissez Feuille1 > OK.
Si votre Excel comporte des en-têtes de colonne, sélectionnez le La première ligne de données contient des en-têtes de colonne cochez la case.
Créer ou modifier le document de fusion de courrier
Votre feuille de calcul Excel étant connectée au document de fusion de courrier que vous créez dans Word, il est temps de modifier votre document Word.
Pour l’instant, vous ne pouvez pas modifier votre source de données dans Excel. Pour apporter des modifications aux données, fermez le document dans Word avant d’ouvrir la source de données dans Excel.
Insérez des champs de fusion dans votre document
Dans Word, sélectionnez Mailings > Insérer un champ de fusion pour extraire des informations de la feuille de calcul et les intégrer dans le document. Choisissez le champ que vous souhaitez ajouter (prénom, nom, ville, état ou autre), puis sélectionnez Insérer.
Voir les documents de fusion de courrier
Word ne reprend pas le formatage de la source de données lors de l’insertion de champs de fusion dans un document. Si vous souhaitez appliquer un formatage tel que l’italique, le gras ou le souligné, faites-le dans Word.
Lorsque vous visualisez le document avec des champs, sélectionnez les doubles flèches des deux côtés du champ où vous voulez appliquer le formatage. Lorsque vous visualisez les données fusionnées dans le document, mettez en évidence le texte que vous souhaitez modifier.
Toute modification de formatage est répercutée sur l’ensemble des documents fusionnés, et pas seulement sur le document de fusion dans lequel vous l’avez modifié.
Prévisualisation des documents fusionnés
Pour visualiser les documents fusionnés, rendez-vous sur le site Mailings > Aperçu des résultats. Ce bouton fonctionne comme un interrupteur à bascule, donc si vous voulez revenir à l’affichage des champs et non des données qu’ils contiennent, appuyez à nouveau sur ce bouton.
Naviguez parmi les documents fusionnés à l’aide des boutons de l’onglet Mailings. Ils sont, de gauche à droite : Premier enregistrement, Dossier précédent, Enregistrer, Enregistrement suivantet Dernier enregistrement.
Avant de fusionner les documents, prévisualisez-les tous, ou autant que vous le pouvez, pour vérifier que tout a été fusionné correctement. Portez une attention particulière à la ponctuation et à l’espacement autour des données fusionnées.
Finaliser le document de fusion de courrier
Lorsque vous êtes prêt à fusionner les documents, vous avez deux choix :
- Imprimer les documents: Fusionner les documents avec l’imprimante. Si vous choisissez cette option, les documents sont envoyés à l’imprimante sans aucune modification. Pour ce faire, sélectionnez Mailings > Finition et fusion > Imprimer les documents.
- Modifier des documents individuels: Si vous devez personnaliser certains ou tous les documents (une alternative consiste à ajouter un champ de note dans la source de données pour les notes personnalisées) ou apporter d’autres modifications avant d’imprimer, modifiez chaque document individuellement. Pour ce faire, sélectionnez Mailings > Finition et fusion > Modifier des documents individuels.
Quelle que soit la méthode choisie, une boîte de dialogue s’affiche, dans laquelle vous pouvez demander à Word de fusionner tous les enregistrements, l’enregistrement en cours ou une série d’enregistrements. Choisissez les enregistrements que vous voulez imprimer, puis sélectionnez OK.
Si vous souhaitez fusionner une série, saisissez le numéro de début et le numéro final des documents que vous souhaitez inclure dans la fusion, puis sélectionnez OK.
