Comment utiliser Excel comme grand livre de comptabilité générale

Microsoft Excel est un outil puissant qui peut être utilisé pour une multitude de raisons. Pour une petite entreprise effectuant peu de transactions, un chef d’entreprise avisé peut utiliser Excel comme substitut d’un logiciel de comptabilité.

Excel dispose de tous les outils nécessaires pour créer et tenir un grand livre, mais il exige une solide compréhension de la comptabilité de base et une attention particulière aux détails. Pour les propriétaires d’entreprises qui n’ont pas les ressources nécessaires pour investir dans un logiciel de comptabilité, Excel peut être un bon endroit pour commencer à tenir des registres comptables jusqu’à l’achat du logiciel de comptabilité. Voici un guide qui vous aidera à déterminer la meilleure façon d’utiliser Excel à des fins comptables.

Utilisation d’Excel comme grand livre

Il est important de noter que chaque entreprise est différente des autres et aura, par conséquent, des besoins différents en matière de rapports. La première étape de la mise en place d’un processus de comptabilité consiste à déterminer quels paramètres comptables devront être inclus en fonction du type d’entreprise.

Une configuration simple de l’enregistrement doit d’abord comprendre des colonnes pour la date de la transaction, la description de la transaction et un numéro de référence, comme les numéros de facture ou de chèque. Les colonnes suivantes énuméreront chacun des comptes à utiliser au cours de l’année. La sélection des comptes doit être soigneusement étudiée, car il sera difficile de revenir en arrière et d’apporter des modifications par la suite. De gauche à droite, les premiers comptes listés doivent être des comptes de compte de résultat, commençant par les recettes et se terminant par les dépenses. Viennent ensuite les comptes d’actif, puis les comptes de passif, et enfin les éventuels comptes de capitaux propres.

Le grand livre utilise une comptabilité en partie double pour suivre toutes les transactions de l’entreprise, et il est important de bien comprendre ce concept avant de commencer à utiliser Excel comme grand livre. La comptabilité en partie double consiste à saisir les débits et les crédits d’une transaction de manière à ce que les livres soient finalement équilibrés.

Comptabilité en double entrée en Excel

S’il s’agit d’une nouvelle société, la première transaction sera probablement le capital investi dans l’entreprise. À titre d’exemple, disons qu’un entrepreneur nommé Jane décide d’ouvrir un atelier d’usinage. Elle dispose de 750 000 dollars d’économies pour lancer l’entreprise et ouvre un compte courant professionnel dans sa banque locale avec les fonds qu’elle a économisés.

En utilisant les concepts de comptabilité en partie double, Jane sait que cette opération augmentera le compte de trésorerie de l’entreprise (l’écriture de débit) et sera compensée par une augmentation du compte de capitaux propres du propriétaire (l’écriture de crédit). Dans ce système Excel, toutes les écritures de débit doivent être enregistrées avec des valeurs positives, tandis que toutes les écritures de crédit doivent être enregistrées avec des valeurs négatives.

Dans cet exemple, Jane doit saisir la date de la transaction et une description telle que « Investissement en capital » dans la première ligne de la feuille de calcul. Elle inscrira ensuite une entrée positive de 750 000 $ dans la colonne « Espèces » du compte de la feuille de calcul, et une entrée négative de 750 000 $ dans la colonne « Fonds propres » du compte de la feuille de calcul. Pour vérifier les chiffres, Jane doit utiliser la formule de totalisation d’Excel pour s’assurer que toutes les entrées de chaque ligne s’élèvent à zéro dollar.

À partir de là, Jane continuera à saisir une ligne pour chaque transaction. Si elle achète du matériel avec l’argent de la société, Jane inscrira une transaction pour montrer un débit, ou une écriture positive, dans la colonne du compte « Matériel », et un crédit, ou une écriture négative, dans la colonne du compte « Espèces ». Si elle vend des services d’usinage à un client, elle enregistrera un crédit sur le compte « Recettes » et un débit sur un compte « Capitaux propres ».

Enfin, le total de chaque colonne de compte doit être additionné au bas de la feuille de calcul. La somme de tous les comptes de revenus peut être additionnée pour calculer le revenu net actuel. D’autres colonnes à calculer peuvent être configurées selon les besoins, comme le total de l’actif, le total du passif et le total des capitaux propres.

L’essentiel

La gestion d’une entreprise exige une quantité énorme de comptabilité, qui est mieux servie par l’utilisation de logiciels spécifiques à la comptabilité. Si ce n’est pas une option pour un propriétaire d’entreprise, alors l’utilisation de Microsoft Excel est une bonne alternative. La personne qui tient la comptabilité de l’entreprise doit maîtriser les termes et techniques comptables et comprendre les différents outils d’Excel pour produire des écritures comptables précises. Lorsque l’entreprise se développe, il est recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité approprié.