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Vous utilisez peut-être Gmail depuis des années, mais il est fort probable que vous ne soyez pas au courant de toutes les nouvelles fonctionnalités qui vous feront gagner du temps. Suivez nos 11 conseils et vous passerez beaucoup moins de temps sur votre messagerie électronique.
Contenu
1. Choisissez le style de votre boîte de réception
L’un des meilleurs atouts de Gmail est la facilité avec laquelle vous pouvez vous organiser. Le plus simple est d’activer tous les onglets : Primaire, Social, Promotions, Mises à jour et Forums Google tentera de trier vos e-mails pour vous, mais vous pouvez toujours faire glisser un e-mail vers un onglet et Gmail se souviendra de la progression.
Au lieu d’utiliser des onglets, vous pouvez choisir d’organiser votre boîte de réception de manière à voir « Important d’abord », « Non lu d’abord », « Étoilé d’abord », « Boîte de réception prioritaire » ou « Plusieurs boîtes de réception ». Pour les « courriels importants », Gmail tentera de signaler tout ce qu’il juge important, mais vous pouvez également intervenir pour débloquer les messages qui ne sont pas importants ou signaler ceux qui le sont. Vous constaterez que Gmail s’améliore avec le temps. Lorsque vous êtes pressé, vous pouvez simplement consulter le dossier « Important ».
Pour les courriers électroniques étoilés, il s’agit avant tout d’un processus manuel. Lorsqu’un courriel arrive, vous pouvez le marquer d’une étoile. La valeur par défaut est une étoile jaune, mais vous pouvez activer jusqu’à 12 « étoiles » différentes. Il vous suffit d’aller dans Paramètres > Voir tous les paramètres > Général et de faire défiler les étoiles vers le bas. Vous pouvez glisser et déposer celles que vous souhaitez utiliser de la section « Non utilisé » à la section « Utilisé ». N’oubliez pas de faire défiler jusqu’en bas pour enregistrer vos modifications.
Pour les « boîtes de réception prioritaires » et les « boîtes de réception multiples », vous pouvez personnaliser l’apparence des courriels à la manière dont vous le souhaitez. La « Boîte de réception prioritaire » vous montre par défaut vos courriels « importants », « étoilés » et « non lus », mais vous pouvez modifier votre sélection. Pour les « Boîtes de réception multiples », vous pouvez choisir n’importe lequel de vos dossiers de courrier électronique.
2. Étiqueter absolument tout
Au lieu de dossiers, Gmail utilise des étiquettes. Chaque e-mail peut avoir autant d’étiquettes que vous le souhaitez, ce qui peut déterminer ce qui apparaît dans votre boîte de réception ou vous aider à trouver des choses plus tard.
L’une des meilleures utilisations des étiquettes est le stockage automatique des courriels que vous ne voulez pas voir apparaître dans votre boîte de réception. Faites un clic droit sur l’expéditeur du courrier électronique et sélectionnez « Trouver les courriers électroniques de _____ ». Lorsque les résultats de la recherche s’affichent, cliquez sur le triangle pointant vers le bas dans la barre de recherche.
Dans la boîte qui s’ouvre, sélectionnez « Créer un filtre ».
En utilisant le filtre, vous pouvez alors « sauter la boîte de réception » et envoyer le courriel dans un dossier étiqueté. C’est idéal pour les courriels qui ne sont pas très sensibles au temps, mais que vous voudrez peut-être lire plus tard.
Toute recherche peut devenir un filtre – il suffit de taper une recherche et de cliquer sur la flèche à droite du champ de recherche pour créer un filtre basé sur votre recherche.
Sur le web, vous pouvez configurer des étiquettes dans Paramètres > Étiquettes ou le faire directement à partir d’un courriel en cliquant sur le bouton « étiquette » au-dessus du courriel et en tapant un nouveau nom d’étiquette. Dans l’application Gmail, cliquez sur le bouton « Plus » en haut à droite, puis sélectionnez « Modifier les étiquettes ».
3. Trouvez exactement ce que vous voulez grâce à la recherche
La recherche dans Gmail est aussi simple que la recherche avec Google. Il vous suffit de cliquer sur la case de recherche en haut de l’écran et de taper ce que vous cherchez.
Mais tout comme avec Google, il existe des moyens d’améliorer vos recherches pour obtenir plus rapidement le courrier électronique que vous souhaitez. Une pression sur la flèche située à droite du champ de recherche fait apparaître des options de recherche avancée, vous permettant de rechercher le destinataire ou l’expéditeur du courrier électronique, ainsi que les mots qu’il contient ou non. Vous pouvez même réduire la plage de dates, en sélectionnant des dates particulières à rechercher. (C’est également là que vous créez des filtres qui peuvent automatiquement appliquer des étiquettes à votre courrier électronique entrant).
Si vous préférez taper, ces options de recherche (et bien d’autres) peuvent également être effectuées en quelques frappes – de plus, comme nous l’avons déjà mentionné, la frappe peut être plus rapide que le clic. En cherchant « from:jack », vous obtiendrez les courriels de Jack. En cherchant « subject:dinner », vous obtiendrez les courriels dont le sujet contient « dinner ». Consultez cette liste d’opérateurs de recherche qui fonctionnent dans Gmail pour tirer le meilleur parti de vos recherches.
4. Prévisualiser et répondre à un courriel sans l’ouvrir
La vue standard de Gmail n’est pas vraiment adaptée au multitâche. Après tout, lorsque vous cliquez sur un e-mail, il vous conduit au message, mais vous ne pouvez voir aucun des autres messages dans votre boîte de réception. Le volet de lecture vous permet de passer à un tout autre niveau de jeu. Pour l’activer, allez dans les Paramètres et faites défiler vers le bas jusqu’à « Volet de lecture ». Vous pouvez choisir entre « A droite de la boîte de réception » ou « En dessous de la boîte de réception ». Il est ainsi beaucoup plus facile d’assimiler toutes les informations contenues dans votre boîte de réception et vous pouvez même répondre sans ouvrir les courriels.
5. Utilisez Smart Compose
Gmail essaie d’anticiper ce que vous faites pour taper et vous le suggère au fur et à mesure que vous écrivez. Ainsi, si vous répondez à un message envoyé par Suzanne, vous verrez « Suzanne » apparaître en lettres grisées après que vous ayez tapé « Salut ». Pour accepter la suggestion de Gmail, il vous suffit d’appuyer sur la touche Tab.
Gmail vous aide également grâce à Smart Compose, des suggestions de réponses par courrier électronique que vous pouvez ajouter en quelques clics seulement. Les réponses intelligentes offrent trois options qui sont générées en fonction du contenu du courriel : il suffit de cliquer sur l’option souhaitée au bas d’un courriel et d’appuyer sur « Envoyer ». Vous pouvez également personnaliser votre message en le modifiant. C’est un moyen très rapide d’envoyer de courtes réponses par courrier électronique, et les réponses générées automatiquement par Gmail sont meilleures que vous ne le pensez.
6. Faites un rappel des courriels que vous devez lire ou auxquels vous devez répondre plus tard
Si vous souhaitez qu’un courriel réapparaisse en haut de votre boîte de réception, vous pouvez choisir de le « Snooze ». Pour ce faire, passez votre souris sur l’e-mail et vous verrez quatre options s’afficher (en partant de la gauche) : Archive (la boîte avec la flèche vers le bas), Corbeille, Marquer comme non lu et Snooze. Vous pouvez également faire une pause avec l’application Gmail en ouvrant le courriel et en sélectionnant le menu du haut (les trois points du haut).
7. Accélérer les choses grâce à des raccourcis clavier
Lorsque vous êtes devant votre ordinateur, la navigation dans les applications en pointant et en cliquant prend du temps, mais parfois une simple pression sur une touche peut faire la même chose. On pourrait penser que cela ne vous fait pas gagner beaucoup de temps sur vos échanges quotidiens de courriels, mais ces secondes s’additionnent.
Tout d’abord, vous devez activer les raccourcis clavier en cliquant sur « Paramètres » en haut à droite de la fenêtre Gmail, en sélectionnant « Voir tous les paramètres » et en faisant défiler la liste jusqu’à la section « Raccourcis clavier » dans l’onglet « Général ». Activez les raccourcis clavier, puis cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas de l’écran. Passez ensuite en revue les raccourcis clavier de Gmail et commencez à taper plutôt qu’à cliquer.
8. Faites fonctionner Gmail avec Dropbox, DocuSign, Zoom, Google Calendar et plus encore
Sur la version informatique de Gmail, vous trouverez une fenêtre étroite à droite de votre boîte de réception. Vous pouvez y exécuter votre agenda, vos tâches, Google Keep et divers autres programmes. La plupart des programmes sont orientés vers les affaires, notamment Dropbox, DocuSign, Zoom, Any.do et Trello. Lorsque vous souhaitez utiliser l’un de ces programmes, vous cliquez sur l’icône et une fenêtre plus large s’ouvre pour vous permettre de l’utiliser.
9. Ne perdez pas de temps avec des courriels et des spams ennuyeux
Être bombardé de spam peut être une énorme nuisance, et Gmail dispose de nombreux outils pour vous aider à vous débarrasser du spam pour de bon. Les filtres automatiques de Google constituent la principale aide. Ils classent les messages suspects sous une étiquette « spam » afin qu’ils n’apparaissent jamais dans votre boîte de réception. (Si vous pensez que des messages électroniques sont considérés comme des spams, cliquez sur « plus » en bas à gauche de votre boîte de réception et sur l’étiquette « spam ». Si vous voyez quelque chose qui n’est pas du spam, ouvrez le courriel et cliquez sur « pas du spam » au-dessus du courriel). Si des messages de spam parviennent à passer, cliquez sur le bouton « point d’exclamation » au-dessus du courriel pour le signaler comme spam – les courriels de ce type ne devraient plus apparaître dans votre boîte de réception.
Si une personne spécifique vous dérange, vous pouvez aussi simplement la bloquer. Il vous suffit d’ouvrir un courriel de la personne dont vous ne voulez pas entendre parler, de cliquer sur les trois points à gauche du bouton de réponse et de sélectionner « Bloquer ». Vous ne verrez plus jamais un courriel de cette personne.
Et pour les tout aussi ennuyeux fils de discussion de réponse à tous les courriels qui semblent ne jamais se terminer, Gmail vous permet de les mettre en sourdine. Il vous suffit de cliquer sur la case pour sélectionner l’e-mail et de choisir Plus > Muet. La conversation disparaîtra de votre boîte de réception et ne réapparaîtra pas, quel que soit le nombre de réponses reçues. Cependant, vous pouvez toujours la retrouver en effectuant une recherche dans « Tout le courrier » ou, si vous l’avez étiquetée, sous une étiquette.
Que vous créiez intentionnellement un nouveau compte ou que vous donniez simplement votre adresse électronique à un détaillant lorsque vous achetez quelque chose, il y a de fortes chances que vous soyez bloqué sur une liste de diffusion. Et ces listes de diffusion peuvent remplir rapidement votre boîte aux lettres.
Alors que la plupart des listes de diffusion ont une option de désabonnement cachée quelque part dans le bas, Gmail peut la rendre plus rapide. Pour la plupart des messages des listes de diffusion, vous trouverez une option de « désabonnement » à droite de l’adresse électronique de l’expéditeur, en haut du message. Un clic et le tour est joué.
10. Corriger vos erreurs de courrier électronique
Avez-vous déjà cliqué sur « envoyer » dans un courriel pour vous rappeler immédiatement que vous avez oublié quelque chose ou fait une terrible faute de frappe ? Gmail dispose d’une fonction d’annulation d’envoi qui vous donne une courte fenêtre pour changer d’avis après avoir envoyé un message afin d’annuler l’action. La notification s’affiche dans le coin inférieur gauche de votre menu Gmail après l’envoi d’un e-mail. Allez dans Paramètres et faites défiler vers le bas jusqu’à « Annuler l’envoi » pour choisir une période d’annulation (entre 5 et 30 secondes), puis cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page.
11. Recevoir des coups de pouce pour répondre à un ancien courriel
Si vous oubliez parfois de répondre à vos courriels ou d’y donner suite, allumez Nudges. Gmail fera alors réapparaître les courriels auxquels il pense que vous voulez toujours répondre ou ceux que vous voulez suivre. Vous pouvez activer et désactiver ces deux types de Nudges séparément.
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