Comment se passer de papier à la maison

Aujourd’hui, presque tout ce qui concerne la gestion d’un ménage peut se faire par voie électronique : payer les factures, faire ses impôts, partager des photos. Même les œuvres d’art des enfants peuvent être photographiées dans une collection numérique. Est-il temps d’envisager de se débarrasser du classeur domestique pour passer au numérique ?

Les raisons de passer à la dématérialisation sont convaincantes : libérer des mètres carrés, gagner du temps pour trouver des documents, disposer de sauvegardes sécurisées redondantes, sauver des arbres et rendre votre bureau à domicile entièrement portable. Et comme les banques et autres prestataires de services commencent à facturer des frais pour les relevés papier, vous économiserez également de l’argent.

Mais la plupart d’entre nous ont des inquiétudes.

• Est-il sûr et fiable ? Oui, avec des renforts appropriés. Et les fichiers numériques sont moins vulnérables aux pertes dues au vol, aux incendies et aux inondations.
• Qu’en est-il des impôts ? Pas de problème. L’IRS accepte le dépôt numérique. Il n’est pas nécessaire de conserver des copies papier de tout ce qui concerne vos impôts, selon l’IRS, tant que vous disposez d’un « système de stockage électronique » tel qu’un PC avec une sauvegarde fiable. Et si jamais vous êtes contrôlé, vous pouvez simplement envoyer les fichiers pertinents sur une clé USB, plutôt que de photocopier et de mettre en boîte des dossiers papier ou de faire venir un agent chez vous.
• Le numérique est-il un travail supplémentaire ? Pas plus de travail que de papier.

En bref, la plus grande objection légitime au passage au numérique est la perte du papier lui-même – quelque chose de physique que nous pouvons toucher, marquer et empiler. Et des piles. Il est temps de commencer.

Ce dont vous aurez besoin

Un système de sauvegarde solide est nécessaire – soit un disque de sauvegarde externe (nous recommandons le WD My Cloud 2TB Personal Cloud Storage, 141 $ sur Amazon) ou un stockage en nuage (comme Carbonite ou CrashPlan) ou mieux encore, les deux. Les autres outils nécessaires sont un scanner de documents rapide, une imprimante multifonction à plat (MFP) pour scanner les objets volumineux, un destructeur de papier et un programme qui transformera tous ces documents scannés en fichiers PDF, le format de fichier standard pour l’archivage des documents.

Pour le scanner de documents, investissez dans un appareil comme le Fujitsu ScanSnap ix500 (450 dollars sur Amazon), ou son petit cousin le Fujitsu ScanSnap S1300i (250 dollars sur Amazon). Cela peut sembler beaucoup à dépenser, mais il sera rentabilisé dans le temps qu’il vous fera gagner. Sans cela, vous risquez de trouver la numérisation si onéreuse que vous abandonnerez l’idée de passer au numérique.

Les scanners Fujitsu traitent deux faces en un seul passage, 25 pages par minute, en couleur. Déposez une pile de pages dans le chargeur de documents, et elles seront scannées et prêtes à être classées. Le logiciel de numérisation redresse et améliore automatiquement l’image à la volée, combine les pages en un seul PDF et élimine les pages vierges. Vous avez le choix de produire des documents dans des formats courants comme PDF, JPEG, Excel ou Word.

Pour l’imprimante multifonction, nous recommandons l’Epson Workforce WF-2540, 90 $ chez Amazon. Son scanner à plat est idéal pour les fichiers qui sont joints ensemble ou même les œuvres d’art de vos enfants.

Pour la déchiqueteuse de papier, nous aimons la déchiqueteuse à micro-coupe Fellowes Powershred MS-450Cs, 199,98 $ sur Amazon. Sa cote de sécurité de niveau 4 signifie qu’elle est sûre pour vos documents sensibles. De plus, elle est compacte, puissante et dispose de fonctions de sécurité au cas où votre main s’approcherait trop près du mécanisme de la déchiqueteuse. Pour un modèle plus compact, nous aimons son petit frère, le destructeur à coupe croisée Fellowes DS-3, environ 72 $ sur Amazon.

Pour le programme de rédaction de PDF, vérifiez d’abord si votre scanner et votre MFP sont intégrés à leur logiciel. Si ce n’est pas le cas, vérifiez si vous disposez d’Adobe Photoshop Elements. Cela permettra de transformer les fichiers JPEG en PDF. Si vous avez toujours besoin d’un graveur de PDF, consultez NovaPDF (20 à 50 $ sur novapdf.com) qui fait tout à moindre coût ou CutePDF (gratuit sur cutepdf.com) pour l’option super allégée, mais gratuite.

Établissez votre système de classement numérique

La clé pour faciliter ce processus est la mise en place d’un flux de travail simple qui devient une habitude. Un bon système de classement garantit que vous pourrez tout trouver plus tard, ce qui est une autre exigence de l’IRS. Vous devez pouvoir produire vos dossiers sur demande, tout comme pour le papier.

Où stocker

Il est préférable de stocker les fichiers dans le dossier principal de votre PC où vous conservez tout, comme « Mes documents », afin de ne jamais les perdre de vue. Vérifiez que votre système de sauvegarde prend en charge cet emplacement, sinon faites ce qu’il faut.

Organisation

Créez un système de dossiers sur votre PC qui reflète votre armoire à dossiers physique. Vous pouvez essayer des dossiers chronologiques pour chaque année, et des sous-dossiers à l’intérieur de ceux-ci pour des catégories telles que les banques, les impôts, les soins de santé, les assurances, le logement, le droit, les animaux domestiques et les membres de la famille. « C’est une bonne idée d’avoir un dossier fiscal numérique pour l’année en cours », explique Debra Boyce de Strand Boyce Associates, CPAs. « Ensuite, vous pouvez mettre des documents dans le dossier tout au long de l’année. Par exemple, si vous payez vos impôts en ligne, sauvegardez une copie du reçu en PDF, et stockez-la dans votre dossier de l’année en cours comme rappel lors de la préparation de vos déclarations d’impôts au printemps prochain ».

Dénomination des documents

Les noms par défaut des fichiers scannés et téléchargés peuvent vous convenir, mais pour faciliter la recherche, changez-les pour quelque chose de logique comme « VisaBill 2014-05 ». Si vous souhaitez une recherche encore plus efficace, utilisez les outils sophistiqués fournis avec votre scanner à grande vitesse, tels que l’indexation du texte intégral et les outils de renommage ou de marquage par lots.

Établissez votre système de sauvegarde

S’il y a une chance que vous ayez pris du retard dans votre marche arrière, c’est le moment d’en faire une priorité absolue. L’IRS exige que les enregistrements numériques soient bien entretenus avec « des contrôles raisonnables pour empêcher … l’altération, la suppression ou la détérioration », en d’autres termes, une sauvegarde. [Source: IRS bulletin PDF, Page 10, section 4.].

Il y a deux façons de sauvegarder : chez vous sur un disque externe, et vers un service en ligne « dans le nuage ». C’est à vous de choisir, mais considérez les deux, car elles servent des objectifs différents.

Avantages et inconvénients des options de sauvegarde

Disque dur externe

Un lecteur externe se branche sur votre PC ou votre réseau domestique et permet de stocker/récupérer rapidement vos contenus. Le stockage en réseau (NAS) a l’avantage d’être accessible par les appareils de votre réseau domestique, par exemple pour les sauvegardes des autres membres de la famille ou la diffusion de photos en continu sur votre smart TV. En outre, il peut constituer un « nuage » personnel, vous permettant d’accéder à vos documents via Internet même lorsque vous êtes absent.

Nous recommandons le stockage personnel sur le nuage WD My Cloud de 2 To, 141 $ sur Amazon, qui fournira un stockage partagé pour tous les appareils de votre maison. Pour sauvegarder un seul ordinateur, utilisez un disque autonome, comme le disque WD My Passport 1TB Ultra, environ 79 $ sur Amazon.

Sauvegarde en ligne

Les services de sauvegarde en ligne cryptent et sauvegardent vos données sur l’internet. En cas de catastrophe dans la maison, comme un incendie ou un vol, le contenu sera en sécurité. Les meilleurs services de synchronisation des nuages en ligne sont proposés moyennant un abonnement de 60 à 100 dollars par an (les services de moins de 5 Go sont souvent gratuits). Si vous avez une énorme quantité de données à sauvegarder (plus de 250 Go), CrashPlan et Carbonite proposent une option de stockage illimité.

Le téléchargement initial vers le cloud peut prendre des jours, ou pour certains utilisateurs rares, des semaines, en fonction de la quantité sauvegardée, de votre bande passante Internet (faites le test de vitesse pour connaître votre taux), de la vitesse de votre matériel et de votre fournisseur de stockage en ligne. Par exemple, une sauvegarde de 150 Go prend généralement 7 à 8 jours, mais cela peut varier considérablement.

Commencer à déposer

Il est maintenant temps de commencer votre dépôt numérique.

Télécharger les déclarations

Commencez par aller en ligne et téléchargez tous vos relevés mensuels des banques, etc., aussi loin que vous pouvez y accéder, et classez-les dans les dossiers que vous avez créés. Sauvegardez le tout au format PDF. Pour les éléments qui ne sont pas encore au format PDF, tels que les reçus de paiement sur Internet, utilisez la commande « imprimer » ou « enregistrer sous » pour créer un PDF.

À l’avenir, prenez l’habitude mensuelle de télécharger et de classer les relevés de vos comptes en ligne et de tout ce qui concerne votre ménage. Il n’existe pas encore de moyen d’automatiser ce processus, bien que la plupart des banques vous enverront un avis par courrier électronique lorsque vos relevés seront prêts.

Scanner les documents

Commencez par scanner tout ce qui se trouve sur votre bureau. Les documents à court terme peuvent être placés dans un dossier numérique « Supprimer par », étiqueté par année. Déchirez les documents de plusieurs pages pour qu’ils passent par le scanner – vous les jetterez de toute façon. Pour les objets encombrants qui ne passent pas par le chargeur, utilisez soit votre imprimante multifonctions à plat, soit prenez une photo avec votre appareil photo numérique.

Travaillez sur votre bureau jusqu’à ce qu’il soit propre. N’est-ce pas génial ? Au cours des prochains mois, commencez à ronger votre classeur à papier. Vous découvrirez qu’une grande partie de votre classeur peut être jetée. Ne scannez rien que vous pouvez obtenir en ligne, comme les garanties, les manuels d’utilisation, les politiques, les conditions générales, les brochures, etc. Soyez audacieux et impitoyable, mais ne vous tourmentez pas – les coûts de stockage ne cessent de baisser, alors si vous avez de sérieux doutes, allez-y, scannez. Faites ensuite glisser votre armoire à dossiers sur le bord du trottoir et apposez-y un panneau portant la mention « gratuit ».

Shred

Après avoir été scannés, les documents sensibles sont déchiquetés. Si vous ne souhaitez pas acheter de déchiqueteuse, consultez le site web de votre ville pour savoir si elle propose une journée gratuite de déchiquetage/recyclage de documents, où vous pouvez rentrer vos documents et les voir déchiquetés sous vos yeux en un instant ; la plupart des villes semblent en avoir une.

Ce qu’il faut garder en papier

Scannez tout, mais stockez également sous forme papier les documents officiels certifiés et tout ce qui porte un sceau en relief, tels que les documents notariés, les actes, les testaments, les titres de propriété, les documents fiduciaires, les certificats de naissance/décès. D’autres candidats pour le papier sont les articles à court terme que vous voulez avoir à portée de main, comme les prospectus, les coupures de presse et les catalogues. Vous pouvez aussi garder votre bureau propre en scannant ces notes à court terme dans votre dossier « supprimer par ».

Maintenance continue

Maintenant que tout est dans votre classeur numérique, continuez à en assurer la maintenance :

• Vérifiez périodiquement votre solution de sauvegarde pour vous assurer qu’elle fonctionne.
• Mensuel – téléchargez tous les relevés en ligne relatifs à votre ménage.
• Hebdomadaire – scannez les documents que vous souhaitez conserver et réduisez la taille de votre boîte de réception.
• Gardez votre PC en bonne santé et à jour, puisqu’il est désormais le centre de votre classement.

Profitez de votre nouvelle maison sans papier !

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